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A guarda dos documentos é a etapa em que os documentos são colocados dentro das respectivas pastas, caixas, estantes ou arquivos.
Uma das rotinas dessa etapa é
numerar e completar a data, no original e nas cópias.
promover a restauração das folhas em mau estado de conservação.
abrir correspondência ostensiva.
separar a correspondência oficial da particular.