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Questões de Concurso sobre Etapas do arquivamento
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A pertinência, enquanto critério de operacionalização da avaliação, analisa se a informação é densa, espessa e compacta. Implica em termos informacionais saber se um ato ou documento é primário/original, com/sem duplicação/cópia exata, ou se é secundário (resumo ou síntese, parcela e acumulação de documentos primários/ originais), com/sem duplicação/cópia.
C
Certo
E
Errado
Assinale a alternativa correta sobre arquivamento de documentos.
A
Todos os documentos devem ser analisados antes de serem arquivados.
B
Os documentos não devem ser analisados antes de serem arquivados.
C
Todos os documentos arquivados devem ser descartados a cada 6 meses com o intuito de evitar o acúmulo de papel.
D
Todos os documentos arquivados devem ser descartados a cada 3 meses com o intuito de evitar o acúmulo de papel.
E
Todos os documentos arquivados devem ser descartados a cada 12 meses com o intuito de evitar o acúmulo de papel.
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, assinale a alternativa que se refere à operação de arquivamento “inspeção”.
A
Leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
B
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
C
Inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.
D
Exame de documento para verificar a existência de despacho que indique se seguirá para arquivamento.
A sequência correta para a organização dos documentos é, inicialmente, o arquivamento; em seguida, a ordenação; e, por último, a classificação.
C
Certo
E
Errado
Sobre os tipos de arquivamento, assinale a alternativa INCORRETA:
A
Não é aconselhado utilizar o tipo de arquivamento horizontal para os arquivos correntes, uma vez que para consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.
B
Nos tipos de arquivamento horizontal os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos.
C
Os tipos de arquivamento se diferenciam de acordo com a forma e disposição dos móveis utilizados.
D
A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de arquivamento.
E
No tipo de arquivamento vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
A tecnologia provocou uma explosão
burocrática, que gera enormes quantidades de
documentos, grande parte deles dependentes de
arquivamento. Esta realidade se contrapõe aos
espaços livres disponíveis, o que acarreta elevação de
custos, mas também valorização das operações de
arquivamento. Destas operações, fazem parte a
inspeção, a classificação, além do(a):
A
ordenação.
B
seleção.
C
julgamento.
D
encomenda.
E
equilíbrio.
Ano:
2017
O processo de arquivamento de documentos tem início na operação de inspeção do documento e finaliza na sua guarda. Entre essas duas etapas são realizadas as operações a seguir:
I - Codificação ̶ inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II - Classificação ̶ análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
III - Estudo ̶ leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
IV - Ordenação ̶ disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.
A ordem correta em que essas operações são realizadas é:
A
I, II, IV e III
B
II, III, I e IV
C
III, II, I e IV
D
IV, II, III e I
A classificação, que se fundamenta na interpretação do
documento, é uma etapa importante da operação de
arquivamento.
C
Certo
E
Errado
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:
A
Inspeção, higienização e arquivamento.
B
Higienização, ordenação e arquivamento.
C
Indexação, inspeção e arquivamento.
D
Organização, ordenação e arquivamento.
E
Inspeção, ordenação e arquivamento.
Analise as afirmativas sobre o arquivamento escolar.
I. Para que um arquivo em todos os estágios de sua evolução possa cumprir seus objetivos, torna-se dispensável a formulação de um planejamento que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.
II. Arquivo de movimento é aquele utilizado para os documentos dos alunos que estejam matriculados regularmente no ano letivo corrente e está sujeito a constantes atualizações pelo recebimento de novos documentos.
III. Ao final de cada ano letivo, a pasta dos alunos que interromperam a matrícula, por qualquer razão, será deslocada do arquivo inativo para o arquivo ativo.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)
A
I, II e III.
B
I, apenas.
C
II, apenas.
D
I e II, apenas
Em relação ao arquivamento, analise as assertivas abaixo:
I. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam a guarda ordenada de documentos.
II. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
III. Uma autoridade que guarda um documento.
Quais estão corretas?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas I e II.
D
Apenas I e III.
E
I, II e III.
O arquivamento de um documento na fase corrente envolve várias rotinas. Ao se solicitar ao Auxiliar de Atendimento que proceda à leitura do último despacho, verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite preestabelecida – pois nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas de serem anexados ou apensados a outros ou, simplesmente, de fornecerem uma informação –, ele está pondo em prática qual destas rotinas?
A
Destinação.
B
Inspeção.
C
Consulta.
D
Verificação.
E
Autuação.
Uma diretora escolar solicita a um secretário escolar que arquive um documento que lhe apresenta a nomeação do Conselho Municipal de Educação, devidamente assinado pelo Prefeito. Nesse caso, o secretário deve arquivar o documento nos arquivos de
A
ofícios.
B
decretos.
C
portarias.
D
atestados.
E
resoluções.
A rotina administrativa visa demonstrar como é importante a organização e a execução de atividades de apoio administrativo de maneira adequada, atendendo às necessidades da instituição, de acordo com as características de cada setor.
Sobre as atividades a serem executadas, marque V para as atividades que fazem parte de uma rotina administrativa e F, para as demais.
( ) Preparar expedientes administrativos sob orientação dos superiores.
( ) Controlar a entrada e a saída de materiais, bem como a sua distribuição durante o expediente.
( ) Manter arquivos e documentos organizados, contribuir para conservar o ambiente de trabalho limpo e saudável.
A alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo, é a
A
F F V
B
F V V
C
V V F
D
V F V
E
V V V
Entre as etapas do arquivamento de documentos inclui-se a
ordenação, fase na qual os documentos são organizados de
acordo com a classificação e a codificação estabelecidas na
instituição.
C
Certo
E
Errado
Em relação à organização de documentos, todo agente administrativo necessita ser eficiente. Que opção indica a definição de um arquivo sequencial, acrescido em um índice?
A
Direto
B
Sequencial indexado
C
Indexado
D
Invertido
E
Confidencial
Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando CORRETAMENTE os procedimentos, rotinas e/ou operações que são realizados na gestão de documentos correntes às atividades de protocolo e de arquivamento.
COLUNA I
1. Atividades de protocolo
2. Atividades de arquivamento
COLUNA II
( ) ordenação
( ) classificação
( ) empréstimo ou consulta
( ) inspeção
( ) registro
( ) expedição
Marque a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.
A
2, 2, 1, 2, 2, 1.
B
1, 1, 2, 1, 1, 2.
C
2, 1, 2, 2, 1, 1.
D
1, 2, 1, 1, 2, 2.
É correto afirmar que
A
tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da preservação dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, ambas devem estar articuladas para que os documentos possam ser acondicionados sequencialmente nas unidades de arquivamento, independentemente de seus formatos e dimensões.
B
no meio arquivístico brasileiro, é comum a distinção entre os termos “classificação” e “arranjo”. Segundo tal distinção, “classificação” corresponde às operações intelectuais, enquanto “arranjo”, às operações práticas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente.
C
o principal objetivo da classificação é tornar visível as funções e as atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as relações entre os documentos.
D
a classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e suas subclasses aparece representada espacialmente. Esse esquema é chamado plano de trabalho.
E
tanto a ordenação quanto a classificação envolve os tipos documentais. A diferença entre elas é que a primeira leva em consideração a forma e as razões que determinaram a existência dos tipos documentais, enquanto a segunda os aborda do ponto de vista do acesso.
Tendo em vista a importância de se arquivarem corretamente os documentos em arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção de algumas operações de arquivamento como inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e
A
guarda de documentos.
B
numeração de documentos.
C
controle de documentos.
D
anexação de documentos.
E
protocolo de documentos.
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
I. Codificação - inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.
II. Inspeção - exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se ele seguirá para o arquivamento.
III. Classificação - análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
IV. Estudo - leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
É certo o que se afirma em:
A
II
B
I, II e III
C
I
D
I, II, III e IV
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