Em uma autarquia municipal, determinado processo permanece em uso constante pelo setor que o produziu, pois subsidia pagamentos em andamento e respostas a interessados. Pela teoria das três idades, esse conjunto documental deve permanecer no arquivo:
Intermediário, por já ter perdido utilidade para o setor produtor.
Permanente, por possuir valor histórico desde sua autuação.
Especial, por conter documentos de natureza financeira.
Corrente, pela frequência de uso administrativo direto.
A autenticidade é uma das características fundamentais dos documentos de arquivo e está diretamente relacionada ao processo arquivístico e à sua capacidade de servir como prova. Considerando esse conceito e seus desdobramentos, analise as afirmativas a seguir:
I. A autenticidade está vinculada aos processos de criação, manutenção e custódia dos documentos, assegurando que o documento é, de fato, aquilo que declara ser.
II. Um documento arquivístico só pode ser considerado autêntico quando seu conteúdo é verdadeiro, pois a imparcialidade exige a comprovação dos fatos registrados.
III. A autenticidade está associada à possibilidade de demonstrar que o documento não sofreu adulterações ou qualquer forma de manipulação indevida, sendo verificada por meio de procedimentos formais.
IV. Um documento é autêntico quando preserva as mesmas características formais e contextuais de sua produção, mantendo sua confiabilidade original, mesmo que o conteúdo não seja necessariamente verdadeiro.
Estão corretas as assertivas em:
I e II, apenas.
I, II e III, apenas.
II e IV, apenas.
I, III e IV, apenas.
I, II, III e IV.
Entre as etapas do protocolo, como se denomina a fase inicial que consiste no recebimento de documentos que ingressam na instituição, sejam de origem interna ou externa, geralmente instalada na entrada, com a finalidade de organizar e controlar a chegada desses documentos?
Expedição.
Arquivamento.
Recebimento.
Autoexecutoriedade.
Hierarquia.
Em uma secretaria municipal, um servidor recebe um ofício externo que solicita informações sobre um convênio em andamento. Após registrar o documento no sistema eletrônico de gestão, ele encaminha o processo ao setor responsável pelo convênio, acompanha o andamento e, ao final, elabora a resposta que será enviada ao órgão solicitante. Depois da expedição do documento, arquiva o processo na pasta correspondente, seguindo a tabela de temporalidade.
Com base nas rotinas administrativas e nas fases do trâmite documental, assinale a alternativa correta que interpreta a conduta adotada pelo servidor:
O arquivamento do processo não é necessário após a expedição, visto que os documentos enviados passam a ser de responsabilidade do órgão destinatário.
O servidor deveria ter encaminhado o documento diretamente ao arquivo setorial, uma vez que o registro e o trâmite são funções exclusivas do setor de protocolo.
A sequência de ações está correta, pois segue as etapas do protocolo administrativo — recebimento, registro, tramitação, expedição e arquivamento — respeitando a ordem lógica do ciclo documental.
O servidor agiu incorretamente, pois o arquivamento deve ocorrer antes da expedição da resposta, garantindo que o processo permaneça íntegro durante o trâmite.
Considerando-se as etapas do protocolo e suas atividades, é correto afirmar que
a tramitação se refere ao procedimento de encaminhar a documentação a um destinatário externo.
a expedição é o processo realizado com o objetivo de mapear o curso dos documentos.
a distribuição é o processo de entrega dos documentos aos destinatários internos da instituição.
o registro é a etapa de separação dos documentos de caráter oficial daqueles de caráter particular.
a classificação é a fase de identificação dos documentos conforme os seus dados básicos, chamados de metadados.
Sobre a teoria das três fases, examine as asserções abaixo.
I. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
II. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
III. A passagem da fase intermediária de um arquivo para a fase permanente pode ser denominada como termo de transferência.
Assinale a alternativa que apresenta somente asserções corretas.
III, I
Apenas II
I, II
Apenas I
O setor de protocolo de uma Câmara Municipal identificou que o processo de tramitação de requerimentos dos vereadores apresenta diversos gargalos, resultando em atrasos significativos. Dada essa constatação, foi realizado um diagnóstico inicial que apontou:
I. Duplicidade de registro das informações em sistemas paralelos.
II. Ausência de padrão na nomenclatura dos documentos.
III. Retrabalho na conferência de documentos.
IV. Etapas de aprovação redundantes.
A equipe responsável pelo mapeamento utilizou a notação BPMN (Business Process Model and Notation) e técnicas de análise de valor agregado. Considerando as metodologias de gestão de processos e as melhores práticas de otimização administrativa, analise as afirmativas a seguir e identifique a correta:
O redesenho deve priorizar a padronização documental, unificação dos sistemas e eliminação das validações redundantes.
A implementação das melhorias pode ocorrer simultaneamente em todas as etapas do processo para acelerar os resultados.
A primeira etapa deve ser a digitalização de todos os documentos físicos, independentemente da análise prévia do fluxo do processo e suas redundâncias.
A otimização deve priorizar a criação de novos pontos de controle para garantir a qualidade da informação em cada etapa do processo.
O mapeamento deve resultar na criação de um manual detalhado de procedimentos antes de qualquer alteração no fluxo atual.
A organização de um arquivo pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Essas fases se constituem em:
levantamento de informações; implantação; inspeção e acompanhamento;
planejamento; implantação; investigação; inspeção e acompanhamento;
levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento; implantação e acompanhamento;
levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento e investigação;
levantamento de informações; análise dos dados coletados; inspeção e acompanhamento.
As atividades de um arquivo fotográfico devem ser desenvolvidas, basicamente, em cinco fases:
diagnóstico, preparo, autuação, arquivamento e pesquisa.
recepção e identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.
diagnóstico, organização, autuação, arquivamento e pesquisa.
recepção e identificação, preparo, autuação, arquivamento e pesquisa.
recepção e identificação, organização, registro, arquivamento e pesquisa.
Dentro da estrutura de Noções de Documentação, há três fases em seu processo, assinale a alternativa correta:
Fase corrente, intermitente e permanente.
Despesa corrente, intermediária e final.
Fase corrente, intermediária e permanente.
Despesa corrente, intermitente e permanente.
Fase corrente, intermediária e final.
A função criação é preponderante na fase corrente de arquivo, mas também perpassa pelo arquivo intermediário, quando da inserção de páginas em processos que tenham sido arquivados nesta fase.
Certo
Errado
A documentação designa um conjunto de técnicas com objetivos de produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. O processo de documentação apresenta três fases principais. Assinale a alternativa que elenca corretamente essas fases.
Recolhimento, leitura e classificação.
Leitura, padronização e recolhimento.
Protocolo, classificação e estruturação.
Leitura, classificação e anotação.
Medeiros e Hernandes (2010) definem que a pesquisa bibliográfica é o levantamento da bibliografia referente a um assunto. Segundo as autoras, entre as etapas da pesquisa bibliográfica está a compilação, que:
É o reconhecimento do assunto em questão, que pode ser realizado por meio de catálogos das editoras, das livrarias, dos órgãos públicos, das entidades de classe, das universidades, das bibliotecas, etc.
É a fase posterior ao levantamento bibliográfico, e consiste na localização das obras específicas, a fim de conseguir as informações desejadas.
Consiste na obtenção e reunião do material desejado.
Compreende a transcrição dos dados em fichas, para posterior consulta e referência, devendo-se anotar todos os elementos essenciais ao trabalho.
É o processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.
A mineração de dados ou tratamento de dados é importante ferramenta para o armazenamento e a gestão. O tratamento de documentos pode ser desmembrado em 4 fases complementares. Assinale a alternativa correspondente a essas fases.
Avaliação, inspeção, classificação e ordenamento.
Indexação, descrição, separação e tabulação.
Classificação, organização, execução e inspeção.
Avaliação, classificação, descrição e indexação.
Descrição, separação, inspeção e tabulação.
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (2023) o controle pleno dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, torna-se necessário para, EXCETO:
Assegurar a integração dos protocolos visando à padronização dos procedimentos técnicos.
Rapidez na localização dos documentos do arquivo corrente, intermediário e permanente.
Inserir normas e procedimentos arquivísticos de qualidade.
Desvalorizar os procedimentos arquivísticos e diminuição de recursos materiais.
Organizar a tramitação na acumulação desordenada de documentos.
Assinale a alternativa que corresponde à unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível.
Processo.
Dossiê.
Duplicata.
Via.
De acordo com Medeiros e Hernandes (2010), correlacione as fases do processo de documentação com suas respectivas características e assinale a opção correta.
Fases
I- Recolhimento
II- Leitura
III- Classificação
Características
( ) Com base nele (a) poderá tomar qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento.
( ) Deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática.
( ) Exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para recolher o que é útil, imparcialidade na seleção dos documentos.
(I) (III) (II)
(II) (I) (III)
(I) (II) (III)
(II) (III) (I)
(III) (II) (I)
Em conformidade com MEDEIROS e HERNANDES, o processo de documentação desenvolve-se em três fases principais, as quais são:
Recolhimento, leitura e classificação.
Natureza, finalidade e normalização.
Identificação, localização e fichamento.
Pesquisa, formatação e arquivamento.
Identificação, leitura e normalização.
As três fases do arquivamento documental são a corrente, a intermediária e o arquivo morto.
Certo
Errado
No processamento técnico dos acervos arquivísticos, incluem-se:
Identificação, classificação e catalogação.
Tombamento, avaliação e registro.
Identificação, avaliação e arranjo.
Registro, classificação e descrição.
Registro, arranjo e descrição.