O setor de protocolo de uma Câmara Municipal identificou que o processo de tramitação de requerimentos dos vereadores apresenta diversos gargalos, resultando em atrasos significativos. Dada essa constatação, foi realizado um diagnóstico inicial que apontou:
I. Duplicidade de registro das informações em sistemas paralelos.
II. Ausência de padrão na nomenclatura dos documentos.
III. Retrabalho na conferência de documentos.
IV. Etapas de aprovação redundantes.
A equipe responsável pelo mapeamento utilizou a notação BPMN (Business Process Model and Notation) e técnicas de análise de valor agregado. Considerando as metodologias de gestão de processos e as melhores práticas de otimização administrativa, analise as afirmativas a seguir e identifique a correta:
O redesenho deve priorizar a padronização documental, unificação dos sistemas e eliminação das validações redundantes.
A implementação das melhorias pode ocorrer simultaneamente em todas as etapas do processo para acelerar os resultados.
A primeira etapa deve ser a digitalização de todos os documentos físicos, independentemente da análise prévia do fluxo do processo e suas redundâncias.
A otimização deve priorizar a criação de novos pontos de controle para garantir a qualidade da informação em cada etapa do processo.
O mapeamento deve resultar na criação de um manual detalhado de procedimentos antes de qualquer alteração no fluxo atual.