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Questões de Concurso sobre Fases do processo de documentação
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Quais são as três fases principais do processo de documentação?
A
Recolhimento, Leitura e Classificação.
B
Recolhimento, Distribuição e Normalização.
C
Leitura, Interpretação e Distribuição.
D
Recolhimento, Interpretação e Normalização.
E
Leitura, Classificação e Distribuição.
Antes de arquivar um documento, é fundamental:
A
Registro e expedição.
B
Expedição e ordenação.
C
Ordenação e descarte.
D
Leitura e ordenação.
Assinale a opção que corresponde às fases do processo de documentação.
A
Pesquisa, organização e classificação.
B
Leitura, classificação e centralização.
C
Produção, pesquisa e leitura.
D
Recolhimento, leitura e classificação.
E
Coleta de dados, produção e organização.
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários de arquivo deverão obedecer a uma sequência de etapas, estando entre elas temos inspeção, que consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, porque vários motivos fazem-no chegar ao arquivo.
Com base no enunciado, marque os elementos que correspondem à inspeção.
A
inspeção
B
para solicitar informação.
C
para verificar a existência de antecedentes, para ser anexado a outro etc.
D
em obediência a uma rotina.
E
Todas os elementos correspondem à inspeção.
Uma das tarefas de manutenção que precisam ser realizadas regularmente para manter um banco de dados funcionando regularmente é
A
gerar cópias de segurança.
B
remover arquivos antigos.
C
limpar periodicamente o computador.
D
evitar registros sobre seus arquivos.
A classificação é o último momento da operação de arquivamento e consiste na colocação do documento em uma ordem estabelecida, que pode ser numérica, alfabética ou por procedência.
C
Certo
E
Errado
As atividades de arquivamento incluem a inspeção ou o exame do documento, com vistas a verificar se, de fato, ele deverá ser arquivado; a ordenação, que consiste na reunião de documentos com mesma classificação, formando-se dossiês; e o arquivamento, que é a guarda do documento em local apropriado conforme a classificação a ele atribuída.
C
Certo
E
Errado
A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
C
Certo
E
Errado
As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data e o assunto; localizar o código no inventário de temporalidade e assuntos; anotar o código no verso do documento; preencher uma folha de identificação com a data e o código.
C
Certo
E
Errado
O registro sobre a mensuração dos documentos a serem eliminados integra
A
o plano de destinação.
B
a tabela de temporalidade.
C
a listagem de eliminação de documentos.
D
o termo de eliminação de documentos.
E
o edital de ciência de eliminação.
Na transferência ou no recolhimento, os acervos devem ser acompanhados de um instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.
C
Certo
E
Errado
As partes do processamento técnico aplicado a arquivos incluem o registro, o arranjo, a descrição, o tombamento, a classificação e a avaliação.
C
Certo
E
Errado
Para arquivar documentos, são requisitos indispensáveis, dentre outros, do profissional que realiza essa atividade:
A
conhecimento de abreviaturas importantes, ter discrição e organização e conhecimento de regras para classificar documentos.
B
paciência para assessorar reuniões da diretoria, facilidade de registrar a frequência de funcionários e habilidade ao proceder o cadastro de funcionários.
C
facilidade para selecionar convênios e contratos, conhecimento na solicitação de aquisição de material permanente e habilidade para controlar férias.
D
visão para cadastro pessoal, tranquilidade para comprar material permanente e aptidão para preparar minutas de correspondências para diretoria.
E
agilidade ao controlar o inventário patrimonial do órgão, afinidade no controle de almoxarifado e aptidão para solicitar materiais de consumo.
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado:
A
estudo.
B
classificação.
C
codificação.
D
inspeção.
E
coordenação.
Um documento pode ser arquivado após a classificação e a tramitação. Para isso, é necessário, primeiro, fazer uma inspeção para verificar se esse documento realmente está destinado ao arquivamento, que consiste na guarda do documento no local devido (pasta, caixa etc.), de acordo com a classificação dada. Pastas, caixas e similares devem ser identificados de modo claramente visível.
C
Certo
E
Errado
Considerando os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público, não é correto afirmar
A
a eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de avaliação, conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade.
B
o registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos.
C
a eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de incineração manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado.
D
a Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados.
E
o Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação.
O arquivamento é composto pelas seguintes fases:
A
Inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
B
Numeração, estudo, classificação, codificação, coordenação e guarda dos documentos.
C
Averiguação, identificação, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
D
Numeração, análise, classificação, codificação, coordenação e guarda dos documentos.
E
Identificação, análise, classificação, numeração, coordenação e guarda dos documentos.
Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo.
C
Certo
E
Errado
Acerca das rotinas de tratamento documental em arquivos, assinale a opção correta.
A
As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data, o(s) responsável(is) pela assinatura e o assunto; localizar o(s) assunto(s) no Índice de classificação bibliográfica; anotar o código no verso do documento; preencher a(s) folha(s) de identificação com a data e o(s) nome(s) do(s) responsável(is).
B
As rotinas de arquivamento consistem em: inspeção do documento para verificar se está assinado e se é original; formação de dossiê, agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem ser acondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, devese registrar o dia ou o mês em que foram emitidos os documentos e os números de protocolo, para facilitar sua localização; dentro do dossiê, os documentos devem ser ordenados alfabeticamente pelo nome das pessoas que os assinam.
C
As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.
D
Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.
As operações de arquivamento são inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
C
Certo
E
Errado
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