Questões de Concurso sobre Transferência e Recolhimento de documentos

No caso da cessação das atividades de uma instituição pública de um dos estados da federação, a sua documentação deve ser

A tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência e o recolhimento de documentos. Qual é a diferença entre “Transferência” e “Recolhimento”?

O recolhimento de documentos ao arquivo permanente pressupõe critérios técnicos baseados na teoria das três idades. Considerando essa dinâmica, assinale a alternativa correta:

Durante uma auditoria realizada em um órgão municipal extinto após reforma administrativa, constatou-se que parte de sua documentação foi descartada diretamente pela comissão de transição, sem consulta à instituição arquivística competente. Outra parte foi transferida para a secretaria que assumiu suas atribuições, enquanto documentos considerados "sem uso" permaneceram armazenados sem classificação definida. Além disso, verificou-se que alguns conjuntos documentais de valor histórico foram ofertados para doação a uma entidade privada. Com base nos dispositivos legais que regem os arquivos públicos no Brasil, julgue a situação administrativa apresentada e assinale a alternativa CORRETA.

Um agente administrativo, ao assumir a sua função, identifica documentos acumulados sem critério cronológico, misturando processos ativos, encerrados e documentos de valor histórico. Além disso, ele nota que há solicitações frequentes de acesso rápido a processos em andamento. Diante desse cenário, a chefia solicita a reorganização técnica do arquivo. Para tanto, o agente deve adotar um método de classificação, de guarda e destinação, que garanta eficiência administrativa, preservação da memória institucional e acesso à informação. Esse método consiste em:

Os documentos que estão aguardando um prazo maior para serem eliminados e já não são tão consultados devem ser

Durante a transição de gestão em um órgão público, a nova equipe identificou inconsistências no sistema patrimonial: bens móveis sem número de tombamento individualizado, inventário físico desatualizado há mais de três anos e divergências entre os registros administrativos e contábeis relativos a imóveis públicos. Diante desse cenário, a autoridade administrativa determinou a adoção de medidas para regularizar a gestão patrimonial, observando os princípios da legalidade, da eficiência e da transparência.

Considerando as boas práticas de gestão patrimonial e os procedimentos adequados relativos ao tombamento, ao inventário e ao controle de bens móveis e imóveis, assinale a alternativa que apresenta a decisão administrativa CORRETA:

O agente administrativo Pedro precisa movimentar documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

O instrumento legal que define e formaliza essa movimentação é denominado termo de

A passagem de um documento do arquivo intermediário (que reúne documentos que aguardam a destinação, por razões de interesse administrativo) para o arquivo permanente (que reúne documentos de valor histórico, probatório e informativo) é denominada

Na organização pública, os documentos classificados como de valor secundário, que já cumpriram as suas finalidades administrativas, devem ser transferidos do arquivo corrente para o intermediário, aguardando, neste, a sua eliminação definitiva.

Os arquivos intermediários são conjuntos documentais que, por razões de interesse administrativo:

No âmbito dos procedimentos de transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos públicos, em qualquer suporte, pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal para o Arquivo Nacional, cabe ao órgão ou entidade elaborar Termo de Transferência ou de Recolhimento do acervo, em, no mínimo:

A transferência de documentos do arquivo corrente para o intermediário ocorre quando:

No arquivo da Secretaria de Saúde, um conjunto de processos de inventário e de notas fiscais cumpriu o prazo na fase intermediária, deixou de servir à rotina administrativa e teve a guarda permanente definida na avaliação documental. Considerando que o almoxarife precisa indicar a operação que dará a esse conjunto o seu destino na fase seguinte, a operação arquivística CORRETAMENTE aplicável deve ser:

No transporte de documentos oficiais da Câmara, o motorista deve:

O instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos é:

De acordo com a função arquivística “aquisição de documentos”, são exemplos de formas de entrada de documentos nos arquivos

Considere o contexto de uma secretaria escolar que lida diariamente com a produção, a tramitação e o arquivamento de documentos discentes, tais como prontuários de matrícula, diários de classe e históricos escolares. No que concerne à aplicação prática da teoria das três idades nos arquivos públicos organizacionais, assinale a alternativa que indica o procedimento CORRETO para a gestão desses fluxos documentais.

No setor de Recursos Humanos de determinada Prefeitura, os Agentes Administrativos realizam a reunião e a organização das folhas de pagamento para consulta imediata, visando atender às demandas operacionais e às rotinas diárias da repartição. Encerrado esse ciclo de uso frequente, a Administração promove o envio programado desses conjuntos documentais para um depósito centralizado, onde aguardarão os prazos de prescrição legal em virtude do declínio de sua necessidade de busca. Diante da dinâmica do ciclo vital dos documentos e da destinação descrita na rotina do setor, constata-se que o procedimento técnico que caracteriza formalmente essa passagem entre os arquivos é o de:

A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública, vedada a sua transferência a outra instituição.