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Questões de Concurso sobre Transferência e Recolhimento de documentos
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No caso da cessação das atividades de uma instituição pública de um dos estados da federação, a sua documentação deve ser
A
transferida ao arquivo estadual somente.
B
transferida ao arquivo nacional somente.
C
recolhida à instituição arquivística estadual ou ao arquivo nacional.
D
recolhida à instituição arquivística estadual ou transferido à instituição sucessora.
E
recolhida ao arquivo nacional ou transferida a outro órgão estadual, qualquer que seja a atividade.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Suponha-se que, após o término do uso frequente de determinada série documental, a unidade produtora a tenha transferido para o arquivo intermediário. Nesse caso, é correto afirmar que, cumprido o prazo de guarda, os documentos com eliminação prevista na tabela de temporalidade foram eliminados, e os dotados de valor secundário foram recolhidos ao arquivo permanente.
C
Certo
E
Errado
A tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência e o recolhimento de documentos. Qual é a diferença entre “Transferência” e “Recolhimento”?
A
Transferência é para o arquivo intermediário. Recolhimento é para o arquivo permanente.
B
Transferência é para documentos digitais. Recolhimento é para documentos em papel.
C
Transferência é enviar para outro órgão. Recolhimento é guardar no próprio setor.
D
Transferência é para o arquivo permanente. Recolhimento é para o arquivo intermediário.
Durante processo de reorganização administrativa, determinado Município constatou que documentos relativos a processos já encerrados permaneciam armazenados nas unidades que os produziram, embora fossem consultados apenas esporadicamente. A equipe responsável pela gestão documental propôs transferi-los para unidade específica, na qual permaneceriam pelo prazo necessário ao atendimento de razões administrativas e legais, até que fossem eliminados ou recolhidos para guarda permanente, conforme a respectiva avaliação documental. À luz dos fundamentos da Arquivologia e da teoria das três idades, a providência proposta corresponde:
A
Ao recolhimento dos documentos ao arquivo permanente, pois o encerramento do processo administrativo extingue sua utilização corrente e determina sua preservação definitiva.
B
À transferência dos documentos para o arquivo intermediário, no qual permanecem aqueles que deixaram de ser frequentemente consultados pelos órgãos produtores, mas ainda aguardam sua destinação final.
C
À passagem dos documentos para o arquivo corrente descentralizado, uma vez que a baixa frequência de consulta não interfere na idade documental enquanto subsistir qualquer prazo administrativo.
D
À eliminação cautelar dos documentos, seguida da preservação apenas de cópias digitalizadas, pois a existência de versão eletrônica dispensa a avaliação de temporalidade dos originais.
E
Ao recolhimento para arquivo intermediário, procedimento aplicável exclusivamente aos documentos que já tenham adquirido valor histórico, probatório ou informativo permanente.
Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, relacionando as operações de destinação de documentos às suas descrições:
Primeira coluna: operação de destinação
1. Transferência
2. Recolhimento
3. Eliminação
Segunda coluna: descrição
( ) Envio de documentos ao arquivo permanente, em razão de valor probatório, informativo ou histórico duradouro.
( ) Destruição de documentos cujo prazo de guarda expirou e que não possuem valor permanente, mediante autorização.
( ) Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, com a redução da frequência de uso.
Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:
A
1 – 3 – 2.
B
1 – 2 – 3.
C
2 – 1 – 3.
D
3 – 1 – 2.
E
2 – 3 – 1.
Acerca dos tipos de arquivos e da organização de documentos, assinale a opção correta.
A
Os documentos que não possuem movimentação, mas são objeto de consultas frequentes, classificam-se como intermediários.
B
Consideram-se intermediários os documentos que, sem uso corrente no órgão produtor, aguardam a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente por razões de interesse administrativo.
C
A transferência designa a passagem dos documentos do arquivo intermediário para o permanente, ao passo que o recolhimento designa a passagem do arquivo corrente para o intermediário.
D
O método alfabético de arquivamento classifica-se como indireto, por depender de consulta prévia ao índice remissivo.
E
A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas prescinde de autorização da instituição arquivística pública competente.
O recolhimento de documentos ao arquivo permanente pressupõe critérios técnicos baseados na teoria das três idades. Considerando essa dinâmica, assinale a alternativa correta:
A
Documentos correntes são automaticamente recolhidos ao arquivo permanente após cinco anos.
B
O recolhimento ocorre quando os documentos adquirem valor secundário e deixam de ter uso administrativo corrente.
C
Todo documento digital nasce permanente.
D
A transferência ao arquivo intermediário extingue o valor probatório do documento.
E
A avaliação documental é dispensável para documentos históricos.
Ano:
2026
Banca:
Instituto ACCESS - ACCESS
Durante uma auditoria realizada em um órgão municipal extinto após reforma administrativa, constatou-se que parte de sua documentação foi descartada diretamente pela comissão de transição, sem consulta à instituição arquivística competente. Outra parte foi transferida para a secretaria que assumiu suas atribuições, enquanto documentos considerados "sem uso" permaneceram armazenados sem classificação definida. Além disso, verificou-se que alguns conjuntos documentais de valor histórico foram ofertados para doação a uma entidade privada. Com base nos dispositivos legais que regem os arquivos públicos no Brasil, julgue a situação administrativa apresentada e assinale a alternativa CORRETA.
A
A eliminação de documentos pelo órgão extinto é válida, desde que realizada por comissão administrativa formalmente instituída, independentemente de autorização da instituição arquivística pública.
B
Os documentos classificados como intermediários podem ser descartados ou doados a terceiros, desde que não estejam em uso corrente e não possuam valor histórico reconhecido.
C
A cessação das atividades do órgão implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora, sendo vedada a alienação de documentos de valor permanente.
D
A classificação dos documentos em correntes, intermediários e permanentes é facultativa aos órgãos públicos, podendo ser ajustada conforme critérios internos de conveniência administrativa.
Os documentos arquivísticos são avaliados de acordo com sua necessidade e frequência de uso, podendo passar por diferentes estágios de guarda ao longo de seu ciclo de vida. Nesse contexto, determinados procedimentos técnicos são adotados para a movimentação dos documentos entre os arquivos.
Com relação à movimentação dos documentos entre os diferentes estágios de guarda, assinale a alternativa que apresenta corretamente o conceito de transferência documental.
A
Transferência é a passagem de guarda dos documentos do arquivo intermediário para a guarda no arquivo permanente.
B
Transferência é a passagem de guarda dos documentos do arquivo permanente para a guarda no arquivo corrente.
C
Transferência é a passagem de guarda dos documentos do arquivo corrente para a guarda no arquivo intermediário.
D
Transferência é a passagem de guarda dos documentos do arquivo permanente para a guarda no arquivo intermediário.
E
Transferência é a passagem de guarda dos documentos do arquivo intermediário para a eliminação.
Os documentos que estão aguardando um prazo maior para serem eliminados e já não são tão consultados devem ser
A
mantidos no Arquivo Corrente.
B
transferidos ao Arquivo Permanente.
C
transferidos ao Arquivo Intermediário.
D
recolhidos ao Arquivo Permanente.
E
recolhidos ao Arquivo Intermediário.
Um agente administrativo, ao assumir a sua função, identifica documentos acumulados sem critério cronológico, misturando processos ativos, encerrados e documentos de valor histórico. Além disso, ele nota que há solicitações frequentes de acesso rápido a processos em andamento. Diante desse cenário, a chefia solicita a reorganização técnica do arquivo. Para tanto, o agente deve adotar um método de classificação, de guarda e destinação, que garanta eficiência administrativa, preservação da memória institucional e acesso à informação. Esse método consiste em:
A
transferir imediatamente todos os documentos ao arquivo permanente
B
arquivar todos os documentos permanentemente, evitando descarte
C
aplicar a teoria das três idades e classificação funcional
D
priorizar apenas a ordem alfabética dos documentos
Ano:
2026
Banca:
Instituto ACCESS - ACCESS
Durante a transição de gestão em um órgão público, a nova equipe identificou inconsistências no sistema patrimonial: bens móveis sem número de tombamento individualizado, inventário físico desatualizado há mais de três anos e divergências entre os registros administrativos e contábeis relativos a imóveis públicos. Diante desse cenário, a autoridade administrativa determinou a adoção de medidas para regularizar a gestão patrimonial, observando os princípios da legalidade, da eficiência e da transparência.
Considerando as boas práticas de gestão patrimonial e os procedimentos adequados relativos ao tombamento, ao inventário e ao controle de bens móveis e imóveis, assinale a alternativa que apresenta a decisão administrativa CORRETA:
A
Efetuar novo tombamento apenas dos bens adquiridos recentemente, mantendo os registros anteriores inalterados para evitar retrabalho administrativo.
B
Delegar integralmente o controle patrimonial às unidades usuárias dos bens, dispensando a atuação de setor centralizado de patrimônio.
C
Realizar inventário físico-patrimonial completo, promover o tombamento individualizado dos bens móveis não registrados e reconciliar os dados físicos, administrativos e contábeis, antes de eventuais responsabilizações.
D
Priorizar exclusivamente a atualização dos registros contábeis, postergando o inventário físico, uma vez que a regularidade documental é suficiente para o controle patrimonial.
O agente administrativo Pedro precisa movimentar documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
O instrumento legal que define e formaliza essa movimentação é denominado termo de
A
transferência.
B
aceite.
C
encerramento.
D
recolhimento.
E
guarda.
A passagem de um documento do arquivo intermediário (que reúne documentos que aguardam a destinação, por razões de interesse administrativo) para o arquivo permanente (que reúne documentos de valor histórico, probatório e informativo) é denominada
A
transferência.
B
depósito.
C
doação.
D
alienação.
E
recolhimento.
Na organização pública, os documentos classificados como de valor secundário, que já cumpriram as suas finalidades administrativas, devem ser transferidos do arquivo corrente para o intermediário, aguardando, neste, a sua eliminação definitiva.
C
Certo
E
Errado
Durante programa de racionalização dos espaços destinados à guarda documental, determinado órgão promoveu a transferência de processos que já não eram consultados rotineiramente, mas que permaneciam sujeitos a prazos de guarda e eventual necessidade de consulta administrativa ou jurídica. De acordo com a Arquivologia, assinale a alternativa correta.
A
Os documentos perdem qualquer valor administrativo ao serem transferidos do arquivo corrente.
B
Os documentos transferidos nessa situação passam a integrar o arquivo intermediário, permanecendo sob guarda até sua eliminação ou recolhimento definitivo.
C
Os documentos passam automaticamente a integrar o arquivo permanente.
D
Os documentos devem ser eliminados imediatamente após deixarem de ser consultados com frequência.
E
Os documentos permanecem obrigatoriamente no arquivo corrente até sua eliminação.
No transporte de documentos oficiais da Câmara, o motorista deve:
A
Transportá-los junto a objetos pessoais para facilitar organização.
B
Entregá-los diretamente a qualquer servidor disponível.
C
Garantir acondicionamento adequado, sigilo e entrega ao destinatário autorizado.
D
Permitir acesso aos documentos durante o trajeto.
E
Desconsiderar registro formal de recebimento.
O instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos é:
A
a listagem de eliminação.
B
a tabela de temporalidade e destinação de documentos.
C
o plano de classificação.
D
a listagem de destinação.
E
a política de avaliação arquivística.
Considere o contexto de uma secretaria escolar que lida diariamente com a produção, a tramitação e o arquivamento de documentos discentes, tais como prontuários de matrícula, diários de classe e históricos escolares. No que concerne à aplicação prática da teoria das três idades nos arquivos públicos organizacionais, assinale a alternativa que indica o procedimento CORRETO para a gestão desses fluxos documentais.
A
O recolhimento dos diários de classe ao arquivo permanente decorre da cessação total dos seus trâmites administrativos, passando esses documentos a cumprir uma função probatória e cultural para a instituição.
B
A transferência dos prontuários de alunos ativos para o arquivo intermediário visa otimizar o espaço físico da secretaria, mantendo-se a consulta frequente por razões operacionais e de fiscalização pedagógica.
C
O arquivamento dos históricos escolares na primeira idade justifica-se pela relevância histórica e social do seu conteúdo, demandando o acesso público irrestrito imediato e a proibição de sua eliminação.
D
A destinação dos relatórios finais de gestão para o arquivo de idade intermédia ocorre em virtude do declínio acentuado de sua utilidade corrente, aguardando esses prazos de guarda antes de sua eliminação ou guarda permanente.
No setor de Recursos Humanos de determinada Prefeitura, os Agentes Administrativos realizam a reunião e a organização das folhas de pagamento para consulta imediata, visando atender às demandas operacionais e às rotinas diárias da repartição. Encerrado esse ciclo de uso frequente, a Administração promove o envio programado desses conjuntos documentais para um depósito centralizado, onde aguardarão os prazos de prescrição legal em virtude do declínio de sua necessidade de busca. Diante da dinâmica do ciclo vital dos documentos e da destinação descrita na rotina do setor, constata-se que o procedimento técnico que caracteriza formalmente essa passagem entre os arquivos é o de:
A
Eliminação, visto que os registros perdem o valor primário e a utilidade prática para o município.
B
Classificação, já que a atividade consiste apenas na triagem inicial por assunto ou por ordem cronológica.
C
Transferência, dado que os arquivos correntes são deslocados para o arquivo intermediário.
D
Recolhimento, pois as folhas de pagamento são encaminhadas diretamente ao arquivo permanente.
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