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Durante processo de reorganização administrativa...
Durante processo de reorganização administrativa, determinado Município constatou que documentos relativos a processos já encerrados permaneciam armazenados nas unidades que os produziram, embora fossem consultados apenas esporadicamente. A equipe responsável pela gestão documental propôs transferi-los para unidade específica, na qual permaneceriam pelo prazo necessário ao atendimento de razões administrativas e legais, até que fossem eliminados ou recolhidos para guarda permanente, conforme a respectiva avaliação documental. À luz dos fundamentos da Arquivologia e da teoria das três idades, a providência proposta corresponde:
A
Ao recolhimento dos documentos ao arquivo permanente, pois o encerramento do processo administrativo extingue sua utilização corrente e determina sua preservação definitiva.
B
À transferência dos documentos para o arquivo intermediário, no qual permanecem aqueles que deixaram de ser frequentemente consultados pelos órgãos produtores, mas ainda aguardam sua destinação final.
C
À passagem dos documentos para o arquivo corrente descentralizado, uma vez que a baixa frequência de consulta não interfere na idade documental enquanto subsistir qualquer prazo administrativo.
D
À eliminação cautelar dos documentos, seguida da preservação apenas de cópias digitalizadas, pois a existência de versão eletrônica dispensa a avaliação de temporalidade dos originais.
E
Ao recolhimento para arquivo intermediário, procedimento aplicável exclusivamente aos documentos que já tenham adquirido valor histórico, probatório ou informativo permanente.