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Questões de Concurso sobre Transferência e Recolhimento de documentos
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(IBED) A transferência de documentos do arquivo corrente para o intermediário recebe o nome de recolhimento, enquanto o envio ao arquivo permanente é denominado transferência.
C
Certo
E
Errado
Em uma autarquia, determinado conjunto documental cumpriu o prazo de guarda fixado para o arquivo corrente e, por decisão fundamentada em avaliação, será encaminhado à guarda permanente. A operação de passagem de guarda descrita corresponde a:
A
distribuição.
B
transferência.
C
recolhimento.
D
tramitação.
E
eliminação.
No transporte de documentos oficiais da Câmara, o motorista deve:
A
Transportá-los junto a objetos pessoais para facilitar organização.
B
Entregá-los diretamente a qualquer servidor disponível.
C
Garantir acondicionamento adequado, sigilo e entrega ao destinatário autorizado.
D
Permitir acesso aos documentos durante o trajeto.
E
Desconsiderar registro formal de recebimento.
O instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos é:
A
a listagem de eliminação.
B
a tabela de temporalidade e destinação de documentos.
C
o plano de classificação.
D
a listagem de destinação.
E
a política de avaliação arquivística.
Considere o contexto de uma secretaria escolar que lida diariamente com a produção, a tramitação e o arquivamento de documentos discentes, tais como prontuários de matrícula, diários de classe e históricos escolares. No que concerne à aplicação prática da teoria das três idades nos arquivos públicos organizacionais, assinale a alternativa que indica o procedimento CORRETO para a gestão desses fluxos documentais.
A
O recolhimento dos diários de classe ao arquivo permanente decorre da cessação total dos seus trâmites administrativos, passando esses documentos a cumprir uma função probatória e cultural para a instituição.
B
A transferência dos prontuários de alunos ativos para o arquivo intermediário visa otimizar o espaço físico da secretaria, mantendo-se a consulta frequente por razões operacionais e de fiscalização pedagógica.
C
O arquivamento dos históricos escolares na primeira idade justifica-se pela relevância histórica e social do seu conteúdo, demandando o acesso público irrestrito imediato e a proibição de sua eliminação.
D
A destinação dos relatórios finais de gestão para o arquivo de idade intermédia ocorre em virtude do declínio acentuado de sua utilidade corrente, aguardando esses prazos de guarda antes de sua eliminação ou guarda permanente.
No setor de Recursos Humanos de determinada Prefeitura, os Agentes Administrativos realizam a reunião e a organização das folhas de pagamento para consulta imediata, visando atender às demandas operacionais e às rotinas diárias da repartição. Encerrado esse ciclo de uso frequente, a Administração promove o envio programado desses conjuntos documentais para um depósito centralizado, onde aguardarão os prazos de prescrição legal em virtude do declínio de sua necessidade de busca. Diante da dinâmica do ciclo vital dos documentos e da destinação descrita na rotina do setor, constata-se que o procedimento técnico que caracteriza formalmente essa passagem entre os arquivos é o de:
A
Eliminação, visto que os registros perdem o valor primário e a utilidade prática para o município.
B
Classificação, já que a atividade consiste apenas na triagem inicial por assunto ou por ordem cronológica.
C
Transferência, dado que os arquivos correntes são deslocados para o arquivo intermediário.
D
Recolhimento, pois as folhas de pagamento são encaminhadas diretamente ao arquivo permanente.
De acordo com a função arquivística “aquisição de documentos”, são exemplos de formas de entrada de documentos nos arquivos
A
a transferência e o tombamento.
B
a dação e a migração.
C
a migração e o comodato.
D
o recolhimento e o empréstimo.
E
a reintegração e a restauração.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Um processo administrativo já concluído, mas ainda frequentemente consultado pela unidade produtora para subsidiar as suas atividades, deverá ser transferido ao arquivo intermediário assim que transcorrer o prazo de guarda estabelecido para a fase corrente, ainda que permaneça necessário ao uso administrativo imediato.
C
Certo
E
Errado
A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública, vedada a sua transferência a outra instituição.
C
Certo
E
Errado
O recolhimento é a operação pela qual os documentos passam do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
C
Certo
E
Errado
Transferência é a passagem de documentos para
A
o arquivo intermediário.
B
a câmara de segurança.
C
o arquivo permanente.
D
o arquivo de segurança.
E
a antecâmara.
A transferência de documentos deve ser acompanhada por um instrumento descritivo que permita sua identificação e seu controle, e implica somente a passagem da custódia documental, permanecendo o vínculo de propriedade com a unidade produtora.
C
Certo
E
Errado
A competência pelo recolhimento de documentos de valor permanente acumulados pelos órgãos do Poder Executivo Federal é do(a)
A
Biblioteca Nacional.
B
Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional.
C
Arquivo Nacional.
D
Museu Nacional.
E
Ministério da Cultura.
Os procedimentos relativos à passagem dos documentos da fase corrente à intermediária e da intermediária à permanente são, nesta ordem:
A
recolhimento e transferência.
B
triagem e transferência.
C
avaliação e destinação.
D
identificação e arranjo.
E
transferência e recolhimento.
O instrumento que formaliza a aquisição de arquivos pessoais por uma instituição para fins de custódia é o(a)
A
Termo de Doação.
B
Termo de Recolhimento.
C
Termo de Comodato.
D
Tabela de Temporalidade.
E
Lista de Transferência.
Durante uma auditoria no setor de documentação da Prefeitura de Caçapava, identificou-se que diversos arquivos estavam acumulados sem critérios claros de avaliação, contendo documentos antigos, pouco utilizados, e outros com informações históricas relevantes. O chefe do setor, ao revisar a legislação aplicável, orientou a equipe a organizar os documentos conforme sua classificação arquivística, definindo critérios para eventual descarte autorizado.
Com base em diretrizes nacionais de gestão documental e considerando a situação hipotética apresentada, assinale a alternativa correta:
A
Os documentos intermediários devem ser eliminados automaticamente após cinco anos, sem necessidade de autorização.
B
A cessação das atividades de uma instituição pública implica a inutilização automática de seus arquivos.
C
Documentos de valor permanente podem ser alienados se não forem mais úteis à administração pública.
D
A eliminação de documentos públicos deve ser autorizada por instituição arquivística competente.
E
A classificação documental se aplica exclusivamente a arquivos da administração federal.
Uma das opções de destinação é a transferência, que consiste no envio dos documentos do arquivo intermediário para o permanente.
C
Certo
E
Errado
A Portaria nº 252, de 30 de dezembro de 2015, do Arquivo Nacional, estabelece (em seus anexos) os procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos públicos, em qualquer suporte, pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal para o Arquivo Nacional. Nos itens I e II do Anexo I, são apresentadas competências específicas do órgão ou entidade detentores do acervo e do Arquivo Nacional, respectivamente.
Nesse contexto, numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando o órgão ou entidade às suas respectivas competências, considerando o recolhimento.
COLUNA I
1. Órgãos e entidades do Poder Executivo Federal
2. Arquivo Nacional
COLUNA II
( ) Orientar as atividades, compondo grupo de trabalho coordenado pela unidade de gestão de documentos.
( ) Higienizar o acervo, liberando‑o de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos, de acordo com as especificidades de cada suporte.
( ) Elaborar listagem descritiva do acervo.
( ) Identificar as unidades de arquivamento com etiquetas.
( ) Verificar o acervo antes do recolhimento para confirmar se as orientações foram cumpridas.
( ) Conferir os documentos recebidos, logo após a entrega.
( ) Acondicionar os documentos de acordo com as especificidades de cada suporte.
Assinale a sequência correta.
A
1 2 1 2 1 2 2
B
2 2 2 1 1 1 2
C
1 1 2 2 2 1 1
D
2 1 1 1 2 2 1
Os documentos de arquivo, após o recolhimento, tornam-se:
A
Imprescritíveis e inalienáveis.
B
Prescritíveis e alienáveis.
C
Prescritíveis e inalienáveis.
D
Imprescritíveis e alienáveis.
E
Prescritíveis e permanentes.
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