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Questões de Concurso sobre Fases do processo de documentação
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Em determinado órgão, documentos relacionados a atividades administrativas rotineiras são mantidos inicialmente próximos aos setores que os produzem e utilizam com frequência. Com o passar do tempo, alguns deixam de ser consultados regularmente, embora ainda precisem ser conservados por razões administrativas ou legais. Outros, após avaliação, são destinados à guarda definitiva em razão de seu valor histórico ou informativo. A situação apresentada corresponde às diferentes fases do ciclo documental. Sobre o tema, assinale a alternativa incorreta.
A
Documentos correntes são aqueles frequentemente consultados e necessários às atividades administrativas em andamento.
B
Documentos intermediários, embora menos utilizados, podem permanecer sob guarda até que seja cumprido o respectivo prazo de retenção e definida sua destinação.
C
Documentos de valor permanente são preservados definitivamente em razão do valor que justifica sua guarda.
D
A temporalidade documental contribui para definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos.
E
Todo documento que deixa de ser utilizado frequentemente deve ser imediatamente eliminado, independentemente de avaliação e dos prazos de guarda estabelecidos.
Em uma autarquia municipal, determinado processo permanece em uso constante pelo setor que o produziu, pois subsidia pagamentos em andamento e respostas a interessados. Pela teoria das três idades, esse conjunto documental deve permanecer no arquivo:
A
Intermediário, por já ter perdido utilidade para o setor produtor.
B
Permanente, por possuir valor histórico desde sua autuação.
C
Especial, por conter documentos de natureza financeira.
D
Corrente, pela frequência de uso administrativo direto.
Ano:
2026
A autenticidade é uma das características fundamentais dos documentos de arquivo e está diretamente relacionada ao processo arquivístico e à sua capacidade de servir como prova. Considerando esse conceito e seus desdobramentos, analise as afirmativas a seguir:
I. A autenticidade está vinculada aos processos de criação, manutenção e custódia dos documentos, assegurando que o documento é, de fato, aquilo que declara ser.
II. Um documento arquivístico só pode ser considerado autêntico quando seu conteúdo é verdadeiro, pois a imparcialidade exige a comprovação dos fatos registrados.
III. A autenticidade está associada à possibilidade de demonstrar que o documento não sofreu adulterações ou qualquer forma de manipulação indevida, sendo verificada por meio de procedimentos formais.
IV. Um documento é autêntico quando preserva as mesmas características formais e contextuais de sua produção, mantendo sua confiabilidade original, mesmo que o conteúdo não seja necessariamente verdadeiro.
Estão corretas as assertivas em:
A
I e II, apenas.
B
I, II e III, apenas.
C
II e IV, apenas.
D
I, III e IV, apenas.
E
I, II, III e IV.
Entre as etapas do protocolo, como se denomina a fase inicial que consiste no recebimento de documentos que ingressam na instituição, sejam de origem interna ou externa, geralmente instalada na entrada, com a finalidade de organizar e controlar a chegada desses documentos?
A
Expedição.
B
Arquivamento.
C
Recebimento.
D
Autoexecutoriedade.
E
Hierarquia.
Num setor da prefeitura, um mesmo ofício existe em três versões: a que foi redigida ainda de forma preliminar, sujeita à aprovação, antes do texto final; uma reprodução digitalizada; e o documento em sua forma definitiva. O servidor precisa identificar a versão preliminar. Nesse caso, assinale a denominação CORRETA da versão preliminar, anterior ao texto definitivo:
A
Minuta.
B
Original.
C
Cópia.
D
Traslado.
Em uma secretaria municipal, um servidor recebe um ofício externo que solicita informações sobre um convênio em andamento. Após registrar o documento no sistema eletrônico de gestão, ele encaminha o processo ao setor responsável pelo convênio, acompanha o andamento e, ao final, elabora a resposta que será enviada ao órgão solicitante. Depois da expedição do documento, arquiva o processo na pasta correspondente, seguindo a tabela de temporalidade.
Com base nas rotinas administrativas e nas fases do trâmite documental, assinale a alternativa correta que interpreta a conduta adotada pelo servidor:
A
O arquivamento do processo não é necessário após a expedição, visto que os documentos enviados passam a ser de responsabilidade do órgão destinatário.
B
O servidor deveria ter encaminhado o documento diretamente ao arquivo setorial, uma vez que o registro e o trâmite são funções exclusivas do setor de protocolo.
C
A sequência de ações está correta, pois segue as etapas do protocolo administrativo — recebimento, registro, tramitação, expedição e arquivamento — respeitando a ordem lógica do ciclo documental.
D
O servidor agiu incorretamente, pois o arquivamento deve ocorrer antes da expedição da resposta, garantindo que o processo permaneça íntegro durante o trâmite.
Sobre a teoria das três fases, examine as asserções abaixo.
I. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
II. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
III. A passagem da fase intermediária de um arquivo para a fase permanente pode ser denominada como termo de transferência.
Assinale a alternativa que apresenta somente asserções corretas.
A
III, I
B
Apenas II
C
I, II
D
Apenas I
Considerando-se as etapas do protocolo e suas atividades, é correto afirmar que
A
a tramitação se refere ao procedimento de encaminhar a documentação a um destinatário externo.
B
a expedição é o processo realizado com o objetivo de mapear o curso dos documentos.
C
a distribuição é o processo de entrega dos documentos aos destinatários internos da instituição.
D
o registro é a etapa de separação dos documentos de caráter oficial daqueles de caráter particular.
E
a classificação é a fase de identificação dos documentos conforme os seus dados básicos, chamados de metadados.
O setor de protocolo de uma Câmara Municipal identificou que o processo de tramitação de requerimentos dos vereadores apresenta diversos gargalos, resultando em atrasos significativos. Dada essa constatação, foi realizado um diagnóstico inicial que apontou:
I. Duplicidade de registro das informações em sistemas paralelos.
II. Ausência de padrão na nomenclatura dos documentos.
III. Retrabalho na conferência de documentos.
IV. Etapas de aprovação redundantes.
A equipe responsável pelo mapeamento utilizou a notação BPMN (Business Process Model and Notation) e técnicas de análise de valor agregado. Considerando as metodologias de gestão de processos e as melhores práticas de otimização administrativa, analise as afirmativas a seguir e identifique a correta:
A
O redesenho deve priorizar a padronização documental, unificação dos sistemas e eliminação das validações redundantes.
B
A implementação das melhorias pode ocorrer simultaneamente em todas as etapas do processo para acelerar os resultados.
C
A primeira etapa deve ser a digitalização de todos os documentos físicos, independentemente da análise prévia do fluxo do processo e suas redundâncias.
D
A otimização deve priorizar a criação de novos pontos de controle para garantir a qualidade da informação em cada etapa do processo.
E
O mapeamento deve resultar na criação de um manual detalhado de procedimentos antes de qualquer alteração no fluxo atual.
A organização de um arquivo pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Essas fases se constituem em:
A
levantamento de informações; implantação; inspeção e acompanhamento;
B
planejamento; implantação; investigação; inspeção e acompanhamento;
C
levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento; implantação e acompanhamento;
D
levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento e investigação;
E
levantamento de informações; análise dos dados coletados; inspeção e acompanhamento.
As atividades de um arquivo fotográfico devem ser desenvolvidas, basicamente, em cinco fases:
A
diagnóstico, preparo, autuação, arquivamento e pesquisa.
B
recepção e identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.
C
diagnóstico, organização, autuação, arquivamento e pesquisa.
D
recepção e identificação, preparo, autuação, arquivamento e pesquisa.
E
recepção e identificação, organização, registro, arquivamento e pesquisa.
A função criação é preponderante na fase corrente de arquivo, mas também perpassa pelo arquivo intermediário, quando da inserção de páginas em processos que tenham sido arquivados nesta fase.
C
Certo
E
Errado
A documentação designa um conjunto de técnicas com objetivos de produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. O processo de documentação apresenta três fases principais. Assinale a alternativa que elenca corretamente essas fases.
A
Recolhimento, leitura e classificação.
B
Leitura, padronização e recolhimento.
C
Protocolo, classificação e estruturação.
D
Leitura, classificação e anotação.
Dentro da estrutura de Noções de Documentação, há três fases em seu processo, assinale a alternativa correta:
A
Fase corrente, intermitente e permanente.
B
Despesa corrente, intermediária e final.
C
Fase corrente, intermediária e permanente.
D
Despesa corrente, intermitente e permanente.
E
Fase corrente, intermediária e final.
Medeiros e Hernandes (2010) definem que a pesquisa bibliográfica é o levantamento da bibliografia referente a um assunto. Segundo as autoras, entre as etapas da pesquisa bibliográfica está a compilação, que:
A
É o reconhecimento do assunto em questão, que pode ser realizado por meio de catálogos das editoras, das livrarias, dos órgãos públicos, das entidades de classe, das universidades, das bibliotecas, etc.
B
É a fase posterior ao levantamento bibliográfico, e consiste na localização das obras específicas, a fim de conseguir as informações desejadas.
C
Consiste na obtenção e reunião do material desejado.
D
Compreende a transcrição dos dados em fichas, para posterior consulta e referência, devendo-se anotar todos os elementos essenciais ao trabalho.
E
É o processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.
A mineração de dados ou tratamento de dados é importante ferramenta para o armazenamento e a gestão. O tratamento de documentos pode ser desmembrado em 4 fases complementares. Assinale a alternativa correspondente a essas fases.
A
Avaliação, inspeção, classificação e ordenamento.
B
Indexação, descrição, separação e tabulação.
C
Classificação, organização, execução e inspeção.
D
Avaliação, classificação, descrição e indexação.
E
Descrição, separação, inspeção e tabulação.
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (2023) o controle pleno dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, torna-se necessário para, EXCETO:
A
Assegurar a integração dos protocolos visando à padronização dos procedimentos técnicos.
B
Rapidez na localização dos documentos do arquivo corrente, intermediário e permanente.
C
Inserir normas e procedimentos arquivísticos de qualidade.
D
Desvalorizar os procedimentos arquivísticos e diminuição de recursos materiais.
E
Organizar a tramitação na acumulação desordenada de documentos.
Assinale a alternativa que corresponde à unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível.
A
Processo.
B
Dossiê.
C
Duplicata.
D
Via.
De acordo com Medeiros e Hernandes (2010), correlacione as fases do processo de documentação com suas respectivas características e assinale a opção correta.
Fases
I- Recolhimento
II- Leitura
III- Classificação
Características
( ) Com base nele (a) poderá tomar qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento.
( ) Deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática.
( ) Exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para recolher o que é útil, imparcialidade na seleção dos documentos.
A
(I) (III) (II)
B
(II) (I) (III)
C
(I) (II) (III)
D
(II) (III) (I)
E
(III) (II) (I)
Em conformidade com MEDEIROS e HERNANDES, o processo de documentação desenvolve-se em três fases principais, as quais são:
A
Recolhimento, leitura e classificação.
B
Natureza, finalidade e normalização.
C
Identificação, localização e fichamento.
D
Pesquisa, formatação e arquivamento.
E
Identificação, leitura e normalização.
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