De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (2023) o controle pleno dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, torna-se necessário para, EXCETO:
Assegurar a integração dos protocolos visando à padronização dos procedimentos técnicos.
Rapidez na localização dos documentos do arquivo corrente, intermediário e permanente.
Inserir normas e procedimentos arquivísticos de qualidade.
Desvalorizar os procedimentos arquivísticos e diminuição de recursos materiais.
Organizar a tramitação na acumulação desordenada de documentos.