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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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O protocolo funciona como a porta de entrada de papéis na instituição e o seu recebimento e registro exigem métodos rigorosamente organizados. Considerando isso, analise as assertivas abaixo e julgue-as em Verdadeiras (V) ou Falsas (F):
( ) O protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, controle da tramitação e expedição dos documentos.
( ) Na rotina de recebimento, o Atendente deve apresentar os documentos em qualquer ordem, dispensando o registro formal do trâmite.
( ) O uso e a conservação adequados dos equipamentos de escritório contribuem para a correta expedição dos documentos protocolados na rotina diária.
Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?
A
F - V - V.
B
V - F - V.
C
V - V - F.
D
F - F - V.
E
V - F - F.
Em uma Câmara Municipal do Estado de São Paulo, os documentos recebidos devem seguir um fluxo administrativo organizado, garantindo rastreabilidade, controle e transparência. Esse fluxo inclui etapas como registro, distribuição e arquivamento. Assinale a alternativa correta sobre esse fluxo:
A
O registro é opcional, dependendo do tipo de documento.
B
Todo documento deve ser protocolado e identificado para controle.
C
O arquivamento deve ocorrer antes da distribuição.
D
Apenas documentos externos devem ser registrados.
Considerando as atividades do setor de protocolo na Administração Pública municipal, esse setor é responsável por registrar, controlar e acompanhar a movimentação de documentos administrativos. Após o recebimento de uma correspondência, o documento deve ser __________, garantindo sua identificação e rastreabilidade. Em seguida, deve ser encaminhado ao setor competente para análise e, conforme sua frequência de uso, poderá ser mantido no arquivo __________ ou transferido, posteriormente, para o arquivo intermediário.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas:
A
eliminado − corrente
B
classificado − permanente
C
arquivado − permanente
D
registrado − corrente
As atividades de protocolo são essenciais para a gestão administrativa, garantindo o controle e o fluxo das informações nas instituições. As atividades típicas de uma unidade de protocolo referem-se
A
ao recebimento, à classificação, ao registro, à distribuição, ao controle da tramitação e à expedição de documentos avulsos ou processos.
B
ao restauro, à preservação, ao acondicionamento, à proteção, à manutenção e à conservação de acervos arquivísticos históricos.
C
à avaliação, ao recolhimento e à eliminação de documentos sem valor administrativo.
D
à redação oficial, à criação intelectual e à edição de conteúdo dos atos normativos.
A secretária municipal de educação de Canto do Buriti recebeu diversos documentos em um único dia. Observe o quadro.
Antes de serem encaminhados aos respectivos setores, todos os documentos deverão passar pelo serviço responsável por registrar oficialmente sua entrada na instituição.
Esse serviço denomina-se
A
classificação documental.
B
protocolo.
C
arquivamento permanente.
D
gestão patrimonial.
E
digitalização documental.
A partir do momento em que um documento é criado, ele passa a ser utilizado até ser resolvido. Durante a sua utilização, circula por diversas áreas até cumprir seu objetivo administrativo, caracterizando a tramitação.
Considerando que há grande quantidade de documentos sendo tramitados simultaneamente nas instituições, é necessário um processo de organização e controle dessa movimentação. Esse processo é chamado de:
A
Arquivamento definitivo.
B
Digitalização administrativa.
C
Catalogação patrimonial.
D
Protocolo.
E
Classificação orçamentária.
Ano:
2026
Dentre as fases da gestão de documentos, assinale a alternativa que apresenta a fase em que ocorre as atividades de protocolo:
A
Produção.
B
Utilização.
C
Destinação.
D
Recebimento.
No domínio das rotinas de expediente em repartições municipais, o protocolo e o controle de correspondência constituem dispositivos de formalização do fluxo, assegurando rastreabilidade, cadeia de custódia documental e governança mínima da tramitação intra e intersetorial.
Considerando protocolo, controle de correspondência e rotinas de expediente, analise as assertivas abaixo e, a seguir, aponte a alternativa CORRETA.
I. A protocolização (física e/ou eletrônica) opera como mecanismo de registro e indexação, gerando metadados (data-hora, unidade de origem/destino, responsável) e permitindo rastreabilidade do trâmite, inclusive para gestão de prazos.
II. A aposição de carimbo de “recebido” em via do documento, ainda que sem lançamento em sistema/livro de protocolo e sem identificação de responsável, é suficiente para assegurar rastreabilidade e responsabilização pela custódia do expediente.
III. O controle de correspondência abrange registros de expedição e de recebimento. Em comunicações eletrônicas, a comprovação minimamente robusta pressupõe preservação de evidências institucionais (registros do sistema, metadados e/ou comprovantes equivalentes), e não apenas alegação verbal de envio.
IV. A autuação e a juntada de peças são irrelevantes quando o órgão opera com processo híbrido, pois a digitalização converte automaticamente os anexos em peças ordenadas e imutáveis, tornando dispensável qualquer controle de sequência.
A
Apenas a assertiva I está correta.
B
Apenas as assertivas II e IV estão corretas.
C
Apenas as assertivas I, II e III estão corretas.
D
Apenas as assertivas I e III estão corretas.
E
Todas as assertivas estão corretas.
Em determinado órgão municipal, o setor administrativo adotou procedimentos voltados ao controle da tramitação documental, permitindo acompanhar o recebimento, encaminhamento e arquivamento de processos administrativos entre os diversos departamentos da instituição. Considerando as práticas relacionadas à gestão de documentos nas rotinas administrativas, assinale a alternativa correta.
A
A circulação de documentos institucionais dispensa mecanismos formais de controle quando realizada entre setores internos.
B
O arquivamento documental pode ocorrer conforme a demanda momentânea de cada unidade administrativa.
C
O registro protocolar contribui para o acompanhamento da movimentação dos documentos no âmbito organizacional.
D
A digitalização documental substitui a necessidade de classificação e identificação dos registros administrativos.
E
A tramitação de documentos administrativos independe de procedimentos relacionados à formalização e ao registro institucional.
A distribuição é a etapa do protocolo que se relaciona ao encaminhamento dos documentos ou processos às unidades destinatárias, com o devido registro de movimentação.
C
Certo
E
Errado
Em determinado órgão público, um auxiliar administrativo foi designado para apoiar as atividades rotineiras da unidade, envolvendo digitação de documentos oficiais, protocolo de correspondências e arquivamento de processos administrativos. Durante a execução dessas tarefas, surgiram dúvidas quanto aos procedimentos corretos a serem adotados para garantir organização, rastreabilidade documental, segurança da informação e eficiência administrativa.
Considerando os conhecimentos necessários à execução adequada dos serviços administrativos e burocráticos, assinale a alternativa CORRETA:
A
O protocolo de correspondências tem como finalidade apenas registrar a entrada de documentos, sendo desnecessário o controle de sua tramitação interna.
B
A digitação de documentos oficiais dispensa revisão, desde que o conteúdo tenha sido previamente aprovado pela chefia imediata.
C
A correta execução das atividades de digitação, protocolo e arquivamento contribui para a organização administrativa, a recuperação da informação e a transparência dos atos da Administração.
D
O controle de documentos e correspondências é atribuição exclusiva da chefia do setor, não competindo ao auxiliar administrativo participar dessas atividades.
E
O arquivamento deve ser realizado de forma aleatória, priorizando a rapidez no armazenamento em detrimento da padronização dos métodos.
Em determinada Câmara Municipal, um requerimento protocolizado por um cidadão foi recebido pelo setor responsável, registrado em sistema informatizado, recebeu numeração sequencial, foi classificado quanto ao assunto e encaminhado à Procuradoria Jurídica para manifestação. Após a decisão administrativa e o encerramento de sua tramitação, o documento permaneceu temporariamente armazenado para eventual consulta administrativa, até a definição de sua destinação final.
Considerando as noções de gestão documental, protocolo e arquivo, analise as assertivas:
I. Os procedimentos de recebimento, registro, numeração, classificação e distribuição do documento constituem atividades próprias do protocolo.
II. Enquanto submetido à análise da Procuradoria Jurídica e frequentemente consultado pelos setores administrativos, o documento integra o arquivo corrente.
III. Encerrada sua tramitação e permanecendo armazenado apenas para consultas esporádicas ou por exigência legal, o documento passa a integrar o arquivo intermediário.
IV. A digitalização do documento autoriza, por si só, a eliminação automática do original em papel, independentemente de avaliação documental e das normas arquivísticas aplicáveis.
V. O protocolo e o arquivo possuem a mesma finalidade administrativa, razão pela qual os respectivos procedimentos podem ser executados indistintamente pelo mesmo setor.
Assinale a alternativa CORRETA.
A
Apenas as assertivas I, II e III estão corretas.
B
Apenas as assertivas I, III e IV estão corretas.
C
Apenas as assertivas II, IV e V estão corretas.
D
Apenas as assertivas I, II, IV e V estão corretas.
Em um órgão público estadual, foi identificado aumento significativo no tempo de tramitação de processos administrativos e recorrentes extravios de documentos. A apuração interna apontou que grande parte dos documentos recebidos era protocolado com atraso, arquivado sem critérios padronizados e digitado em sistemas eletrônicos sem conferência prévia, o que gerava inconsistências nos registros oficiais. Considerando as atribuições do agente administrativo e as boas práticas na execução de serviços auxiliares administrativos e burocráticos, assinale a alternativa correta:
A
A padronização de procedimentos de digitação, protocolo e arquivamento contribui para a segurança da informação, a eficiência administrativa e a confiabilidade dos registros oficiais.
B
O arquivamento adequado dos documentos é atribuição exclusiva das unidades responsáveis pela atividade-fim, não competindo aos setores administrativos auxiliares essa responsabilidade.
C
A conferência de dados digitados é facultativa, uma vez que eventuais erros podem ser corrigidos posteriormente sem impacto na tramitação processual.
D
A atividade de protocolo limita-se ao registro físico da entrada do documento, sendo irrelevante para a rastreabilidade e o controle dos processos administrativos.
E
A classificação e o arquivamento de documentos administrativos devem ocorrer apenas após o encerramento definitivo do processo.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na etapa de recepção do serviço de protocolo, o servidor deve separar as correspondências oficiais ostensivas das sigilosas, encaminhando estas últimas, ainda lacradas, diretamente aos destinatários específicos da organização.
C
Certo
E
Errado
Em um setor administrativo, um documento é recebido, registrado, classificado e encaminhado ao setor competente para providências.
Esse procedimento caracteriza a atividade de:
A
Arquivamento definitivo.
B
Protocolo.
C
Digitalização documental.
D
Controle patrimonial.
Em uma Prefeitura que utiliza protocolo físico e módulo eletrônico de tramitação, o Digitador atua no apoio à gestão documental, incluindo digitalização, indexação e encaminhamento conforme fluxo interno.
No início do expediente, chega ao setor um conjunto físico contendo requerimento assinado, cópias de documentos pessoais e um laudo com dados sensíveis, acompanhado de bilhete manuscrito pedindo “encaminhamento urgente” a um servidor específico. O conjunto foi entregue sem numeração, sem registro formal de recebimento e sem autuação, e a chefia orienta que não pode haver tramitação paralela, nem circulação informal, por risco de extravio e exposição de dados.
Considerando a estrutura organizacional e o funcionamento regular de repartições municipais, aponte a alternativa CORRETA.
A
Digitalizar e encaminhar ao servidor indicado, anotar a entrada em controle interno do setor e manter o original sob guarda local até que o protocolo seja regularizado pela chefia.
B
Providenciar registro no protocolo oficial, autuar o expediente com capa e indexação, aplicar restrição de acesso quando cabível e tramitar pelo fluxo institucional até a unidade competente.
C
Encaminhar ao gabinete para despacho imediato de competência, emitir recibo simples no setor e solicitar ao protocolo a numeração e o lançamento no sistema após o despacho superior.
D
Reter laudo e documentos pessoais em pasta restrita, tramitar apenas o requerimento e anexar os demais itens somente depois, quando o setor destinatário confirmar a necessidade formal de juntada.
E
Encaminhar cópia digital a setores relacionados, manter controle paralelo no setor de digitação e, após retorno, formalizar a entrada no protocolo para consolidar a tramitação.
A gestão documental nas repartições públicas não se limita à guarda física ou digital de expedientes, mas compreende um encadeamento de operações administrativas destinadas a assegurar controle de ingresso, circulação, localização e destinação dos documentos no âmbito institucional. Nesse contexto, as rotinas de registro, distribuição e acompanhamento documental são relevantes tanto para a continuidade do serviço quanto para a integridade do fluxo informacional e para a aferição da responsabilidade funcional pelos encaminhamentos realizados.
Considerando as práticas relativas à organização de repartições públicas, ao protocolo administrativo, à movimentação documental e ao controle das comunicações internas e externas, analise as alternativas a seguir e aponte a que estiver CORRETA.
A
O protocolo administrativo corresponde ao conjunto de operações voltadas à inserção formal do documento no fluxo institucional, mediante recebimento, registro e identificação mínima de seu ingresso, sem esgotar, por isso, as etapas posteriores de distribuição, tramitação e destinação administrativa.
B
A tramitação documental identifica-se, tecnicamente, com a fase de autuação do expediente, razão pela qual documentos que ainda não tenham sido convertidos em processo administrativo não se submetem a controle de circulação entre unidades administrativas.
C
O controle de correspondência tem por finalidade central a aferição do mérito administrativo das comunicações recebidas e expedidas, cabendo ao setor responsável verificar a pertinência substantiva do conteúdo antes de qualquer registro de entrada ou saída.
D
O registro formal do ingresso de documentos somente se mostra necessário quando já houver definição prévia da unidade competente para apreciação do expediente, pois a protocolização sem destinação administrativa previamente estabelecida compromete a racionalidade do fluxo interno.
E
A circulação documental entre setores pertencentes ao mesmo órgão prescinde de mecanismos específicos de acompanhamento, desde que o expediente permaneça no âmbito da estrutura interna originária e não haja remessa para unidade externa à repartição.
Um Técnico Administrativo Ocupacional recebe um documento externo e precisa registrá-lo formalmente para garantir o controle de sua tramitação dentro da instituição. Ele deve inserir dados como a data de chegada, a origem, o destinatário e o assunto principal no sistema de controle. Essa atividade inicial é fundamental para que o fluxo documental seja monitorado e para que não ocorram perdas de prazos processuais. Considerando as rotinas de protocolo, qual é o nome técnico dado a esse procedimento específico de entrada e registro de documentos?
A
Protocolização.
B
Classificação.
C
Expedição.
D
Arquivamento.
No âmbito da Administração Pública Municipal, a circulação de documentos oficiais, a gestão documental e os procedimentos de protocolo constituem atividades essenciais para assegurar a rastreabilidade das informações, a preservação da memória institucional e a eficiência administrativa. Ao analisar as práticas relacionadas ao protocolo, ao arquivamento e à tramitação documental, assinale a alternativa correta.
A
A classificação documental ocorre após a eliminação dos documentos, com a finalidade de registrar os processos que permanecerão sob guarda permanente.
B
O arquivamento de documentos deve ocorrer em ordem cronológica, independentemente da natureza do documento, da estrutura organizacional ou do plano de classificação adotado pelo órgão.
C
O protocolo registra o ingresso e a movimentação dos documentos, permitindo acompanhar sua tramitação, enquanto a classificação documental orienta sua organização e posterior arquivamento conforme critérios previamente definidos.
D
A expedição de um documento oficial encerra o ciclo documental, tornando dispensável o registro de sua tramitação e localização administrativa.
E
O registro realizado pelo protocolo substitui os procedimentos de classificação e arquivamento, pois reúne as informações necessárias para o gerenciamento documental.
Um cidadão encaminhou, por meio do protocolo, alguns documentos a uma entidade pública. A atividade de protocolo de um órgão público é aplicada aos documentos de valor
A
corrente, intermediário e permanente.
B
corrente e permanente, apenas.
C
intermediário e permanente, apenas.
D
intermediário, apenas.
E
corrente, apenas.
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