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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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As atividades de protocolo são essenciais para a gestão administrativa, garantindo o controle e o fluxo das informações nas instituições. As atividades típicas de uma unidade de protocolo referem-se
A
ao recebimento, à classificação, ao registro, à distribuição, ao controle da tramitação e à expedição de documentos avulsos ou processos.
B
ao restauro, à preservação, ao acondicionamento, à proteção, à manutenção e à conservação de acervos arquivísticos históricos.
C
à avaliação, ao recolhimento e à eliminação de documentos sem valor administrativo.
D
à redação oficial, à criação intelectual e à edição de conteúdo dos atos normativos.
O protocolo funciona como a porta de entrada de papéis na instituição e o seu recebimento e registro exigem métodos rigorosamente organizados. Considerando isso, analise as assertivas abaixo e julgue-as em Verdadeiras (V) ou Falsas (F):
( ) O protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, controle da tramitação e expedição dos documentos.
( ) Na rotina de recebimento, o Atendente deve apresentar os documentos em qualquer ordem, dispensando o registro formal do trâmite.
( ) O uso e a conservação adequados dos equipamentos de escritório contribuem para a correta expedição dos documentos protocolados na rotina diária.
Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?
A
F - V - V.
B
V - F - V.
C
V - V - F.
D
F - F - V.
E
V - F - F.
Em uma Câmara Municipal do Estado de São Paulo, os documentos recebidos devem seguir um fluxo administrativo organizado, garantindo rastreabilidade, controle e transparência. Esse fluxo inclui etapas como registro, distribuição e arquivamento. Assinale a alternativa correta sobre esse fluxo:
A
O registro é opcional, dependendo do tipo de documento.
B
Todo documento deve ser protocolado e identificado para controle.
C
O arquivamento deve ocorrer antes da distribuição.
D
Apenas documentos externos devem ser registrados.
Considerando as atividades do setor de protocolo na Administração Pública municipal, esse setor é responsável por registrar, controlar e acompanhar a movimentação de documentos administrativos. Após o recebimento de uma correspondência, o documento deve ser __________, garantindo sua identificação e rastreabilidade. Em seguida, deve ser encaminhado ao setor competente para análise e, conforme sua frequência de uso, poderá ser mantido no arquivo __________ ou transferido, posteriormente, para o arquivo intermediário.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas:
A
eliminado − corrente
B
classificado − permanente
C
arquivado − permanente
D
registrado − corrente
Em determinado órgão público, um auxiliar administrativo foi designado para apoiar as atividades rotineiras da unidade, envolvendo digitação de documentos oficiais, protocolo de correspondências e arquivamento de processos administrativos. Durante a execução dessas tarefas, surgiram dúvidas quanto aos procedimentos corretos a serem adotados para garantir organização, rastreabilidade documental, segurança da informação e eficiência administrativa.
Considerando os conhecimentos necessários à execução adequada dos serviços administrativos e burocráticos, assinale a alternativa CORRETA:
A
O protocolo de correspondências tem como finalidade apenas registrar a entrada de documentos, sendo desnecessário o controle de sua tramitação interna.
B
A digitação de documentos oficiais dispensa revisão, desde que o conteúdo tenha sido previamente aprovado pela chefia imediata.
C
A correta execução das atividades de digitação, protocolo e arquivamento contribui para a organização administrativa, a recuperação da informação e a transparência dos atos da Administração.
D
O controle de documentos e correspondências é atribuição exclusiva da chefia do setor, não competindo ao auxiliar administrativo participar dessas atividades.
E
O arquivamento deve ser realizado de forma aleatória, priorizando a rapidez no armazenamento em detrimento da padronização dos métodos.
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A partir do momento em que um documento é criado, ele passa a ser utilizado até ser resolvido. Durante a sua utilização, circula por diversas áreas até cumprir seu objetivo administrativo, caracterizando a tramitação.
Considerando que há grande quantidade de documentos sendo tramitados simultaneamente nas instituições, é necessário um processo de organização e controle dessa movimentação. Esse processo é chamado de:
A
Arquivamento definitivo.
B
Digitalização administrativa.
C
Catalogação patrimonial.
D
Protocolo.
E
Classificação orçamentária.
A distribuição é a etapa do protocolo que se relaciona ao encaminhamento dos documentos ou processos às unidades destinatárias, com o devido registro de movimentação.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Dentre as fases da gestão de documentos, assinale a alternativa que apresenta a fase em que ocorre as atividades de protocolo:
A
Produção.
B
Utilização.
C
Destinação.
D
Recebimento.
No domínio das rotinas de expediente em repartições municipais, o protocolo e o controle de correspondência constituem dispositivos de formalização do fluxo, assegurando rastreabilidade, cadeia de custódia documental e governança mínima da tramitação intra e intersetorial.
Considerando protocolo, controle de correspondência e rotinas de expediente, analise as assertivas abaixo e, a seguir, aponte a alternativa CORRETA.
I. A protocolização (física e/ou eletrônica) opera como mecanismo de registro e indexação, gerando metadados (data-hora, unidade de origem/destino, responsável) e permitindo rastreabilidade do trâmite, inclusive para gestão de prazos.
II. A aposição de carimbo de “recebido” em via do documento, ainda que sem lançamento em sistema/livro de protocolo e sem identificação de responsável, é suficiente para assegurar rastreabilidade e responsabilização pela custódia do expediente.
III. O controle de correspondência abrange registros de expedição e de recebimento. Em comunicações eletrônicas, a comprovação minimamente robusta pressupõe preservação de evidências institucionais (registros do sistema, metadados e/ou comprovantes equivalentes), e não apenas alegação verbal de envio.
IV. A autuação e a juntada de peças são irrelevantes quando o órgão opera com processo híbrido, pois a digitalização converte automaticamente os anexos em peças ordenadas e imutáveis, tornando dispensável qualquer controle de sequência.
A
Apenas a assertiva I está correta.
B
Apenas as assertivas II e IV estão corretas.
C
Apenas as assertivas I, II e III estão corretas.
D
Apenas as assertivas I e III estão corretas.
E
Todas as assertivas estão corretas.
Em determinado órgão municipal, o setor administrativo adotou procedimentos voltados ao controle da tramitação documental, permitindo acompanhar o recebimento, encaminhamento e arquivamento de processos administrativos entre os diversos departamentos da instituição. Considerando as práticas relacionadas à gestão de documentos nas rotinas administrativas, assinale a alternativa correta.
A
A circulação de documentos institucionais dispensa mecanismos formais de controle quando realizada entre setores internos.
B
O arquivamento documental pode ocorrer conforme a demanda momentânea de cada unidade administrativa.
C
O registro protocolar contribui para o acompanhamento da movimentação dos documentos no âmbito organizacional.
D
A digitalização documental substitui a necessidade de classificação e identificação dos registros administrativos.
E
A tramitação de documentos administrativos independe de procedimentos relacionados à formalização e ao registro institucional.
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Um Técnico Administrativo Ocupacional recebe um documento externo e precisa registrá-lo formalmente para garantir o controle de sua tramitação dentro da instituição. Ele deve inserir dados como a data de chegada, a origem, o destinatário e o assunto principal no sistema de controle. Essa atividade inicial é fundamental para que o fluxo documental seja monitorado e para que não ocorram perdas de prazos processuais. Considerando as rotinas de protocolo, qual é o nome técnico dado a esse procedimento específico de entrada e registro de documentos?
A
Protocolização.
B
Classificação.
C
Expedição.
D
Arquivamento.
Em um órgão público estadual, foi identificado aumento significativo no tempo de tramitação de processos administrativos e recorrentes extravios de documentos. A apuração interna apontou que grande parte dos documentos recebidos era protocolado com atraso, arquivado sem critérios padronizados e digitado em sistemas eletrônicos sem conferência prévia, o que gerava inconsistências nos registros oficiais. Considerando as atribuições do agente administrativo e as boas práticas na execução de serviços auxiliares administrativos e burocráticos, assinale a alternativa correta:
A
A padronização de procedimentos de digitação, protocolo e arquivamento contribui para a segurança da informação, a eficiência administrativa e a confiabilidade dos registros oficiais.
B
O arquivamento adequado dos documentos é atribuição exclusiva das unidades responsáveis pela atividade-fim, não competindo aos setores administrativos auxiliares essa responsabilidade.
C
A conferência de dados digitados é facultativa, uma vez que eventuais erros podem ser corrigidos posteriormente sem impacto na tramitação processual.
D
A atividade de protocolo limita-se ao registro físico da entrada do documento, sendo irrelevante para a rastreabilidade e o controle dos processos administrativos.
E
A classificação e o arquivamento de documentos administrativos devem ocorrer apenas após o encerramento definitivo do processo.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na etapa de recepção do serviço de protocolo, o servidor deve separar as correspondências oficiais ostensivas das sigilosas, encaminhando estas últimas, ainda lacradas, diretamente aos destinatários específicos da organização.
C
Certo
E
Errado
Em um setor administrativo, um documento é recebido, registrado, classificado e encaminhado ao setor competente para providências.
Esse procedimento caracteriza a atividade de:
A
Arquivamento definitivo.
B
Protocolo.
C
Digitalização documental.
D
Controle patrimonial.
A gestão documental nas repartições públicas não se limita à guarda física ou digital de expedientes, mas compreende um encadeamento de operações administrativas destinadas a assegurar controle de ingresso, circulação, localização e destinação dos documentos no âmbito institucional. Nesse contexto, as rotinas de registro, distribuição e acompanhamento documental são relevantes tanto para a continuidade do serviço quanto para a integridade do fluxo informacional e para a aferição da responsabilidade funcional pelos encaminhamentos realizados.
Considerando as práticas relativas à organização de repartições públicas, ao protocolo administrativo, à movimentação documental e ao controle das comunicações internas e externas, analise as alternativas a seguir e aponte a que estiver CORRETA.
A
O protocolo administrativo corresponde ao conjunto de operações voltadas à inserção formal do documento no fluxo institucional, mediante recebimento, registro e identificação mínima de seu ingresso, sem esgotar, por isso, as etapas posteriores de distribuição, tramitação e destinação administrativa.
B
A tramitação documental identifica-se, tecnicamente, com a fase de autuação do expediente, razão pela qual documentos que ainda não tenham sido convertidos em processo administrativo não se submetem a controle de circulação entre unidades administrativas.
C
O controle de correspondência tem por finalidade central a aferição do mérito administrativo das comunicações recebidas e expedidas, cabendo ao setor responsável verificar a pertinência substantiva do conteúdo antes de qualquer registro de entrada ou saída.
D
O registro formal do ingresso de documentos somente se mostra necessário quando já houver definição prévia da unidade competente para apreciação do expediente, pois a protocolização sem destinação administrativa previamente estabelecida compromete a racionalidade do fluxo interno.
E
A circulação documental entre setores pertencentes ao mesmo órgão prescinde de mecanismos específicos de acompanhamento, desde que o expediente permaneça no âmbito da estrutura interna originária e não haja remessa para unidade externa à repartição.
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Em uma Prefeitura que utiliza protocolo físico e módulo eletrônico de tramitação, o Digitador atua no apoio à gestão documental, incluindo digitalização, indexação e encaminhamento conforme fluxo interno.
No início do expediente, chega ao setor um conjunto físico contendo requerimento assinado, cópias de documentos pessoais e um laudo com dados sensíveis, acompanhado de bilhete manuscrito pedindo “encaminhamento urgente” a um servidor específico. O conjunto foi entregue sem numeração, sem registro formal de recebimento e sem autuação, e a chefia orienta que não pode haver tramitação paralela, nem circulação informal, por risco de extravio e exposição de dados.
Considerando a estrutura organizacional e o funcionamento regular de repartições municipais, aponte a alternativa CORRETA.
A
Digitalizar e encaminhar ao servidor indicado, anotar a entrada em controle interno do setor e manter o original sob guarda local até que o protocolo seja regularizado pela chefia.
B
Providenciar registro no protocolo oficial, autuar o expediente com capa e indexação, aplicar restrição de acesso quando cabível e tramitar pelo fluxo institucional até a unidade competente.
C
Encaminhar ao gabinete para despacho imediato de competência, emitir recibo simples no setor e solicitar ao protocolo a numeração e o lançamento no sistema após o despacho superior.
D
Reter laudo e documentos pessoais em pasta restrita, tramitar apenas o requerimento e anexar os demais itens somente depois, quando o setor destinatário confirmar a necessidade formal de juntada.
E
Encaminhar cópia digital a setores relacionados, manter controle paralelo no setor de digitação e, após retorno, formalizar a entrada no protocolo para consolidar a tramitação.
O protocolo de determinado órgão ou entidade da administração pública, que adote sistema informatizado de gestão de documentos, ao receber mídia removível acompanhando documento, deverá
A
devolver a mídia removível e o documento ao remetente.
B
manter a mídia removível junto ao documento para envio ao destinatário.
C
imprimir, sempre que possível, o conteúdo da mídia e encaminhar ao destinatário.
D
inserir os documentos digitais no sistema e, por meio deste, os enviar ao destinatário.
E
manter a mídia removível para consulta no protocolo e enviar o documento que a acompanha ao destinatário.
Um cidadão encaminhou, por meio do protocolo, alguns documentos a uma entidade pública. A atividade de protocolo de um órgão público é aplicada aos documentos de valor
A
corrente, intermediário e permanente.
B
corrente e permanente, apenas.
C
intermediário e permanente, apenas.
D
intermediário, apenas.
E
corrente, apenas.
Em um órgão público municipal, o assistente administrativo responsável pelo setor de protocolo recebeu diversos documentos encaminhados por diferentes departamentos. Entre eles, havia requerimentos de cidadãos, memorandos internos e processos administrativos já concluídos.
Durante o trabalho, o servidor precisou registrar a entrada dos documentos no sistema, encaminhá-los aos setores competentes e verificar, conforme a tabela de temporalidade documental, quais processos já poderiam ser transferidos para o arquivo intermediário ou eliminados após o prazo legal de guarda.
Considerando as noções de protocolo, controle e fluxo documental, bem como a finalidade da tabela de temporalidade documental, assinale a alternativa correta.
A
A tabela de temporalidade documental estabelece apenas a ordem em que os documentos devem ser distribuídos entre os setores da administração pública.
B
O protocolo tem como função principal apenas arquivar documentos recebidos, sendo dispensável o registro formal da entrada e saída de documentos no órgão.
C
O controle e o fluxo documental correspondem ao acompanhamento da circulação dos documentos dentro da instituição, desde o registro no protocolo até seu arquivamento ou destinação final.
D
Documentos administrativos podem ser eliminados a qualquer momento pelo setor responsável, desde que não estejam mais em uso no órgão.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O protocolo e o registro sistemático de documentos, embora facilitem o controle inicial de entrada e de saída de correspondências, tornam os fluxos administrativos mais burocráticos e lentos, reduzindo a agilidade na tramitação de processos e dificultando a rastreabilidade de informações devido ao excesso de registros e de carimbos exigidos.
C
Certo
E
Errado
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