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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A gestão de protocolo é vital às organizações públicas, uma vez que sustentam a eficiência operacional, a conformidade legal coma a legislação arquivística e a preservação da memória institucional.
C
Certo
E
Errado
No que tange ao processo de protocolo e ao sigilo profissional é correto afirmar, EXCETO:
A
A divulgação das correspondências sigilosas não prejudica o órgão ou entidade, nem seus servidores, podendo ser de domínio público.
B
Documento ostensivo é aquele que não possui restrição de acesso.
C
A correspondência classificada como particular tem conteúdo de interesse do remetente e do destinatário.
D
A correspondência oficial tem conteúdo de interesse institucional.
E
A correspondência sigilosa não deverá ser aberta por qualquer funcionário da instituição, apenas para quem estiver autorizado.
Durante uma auditoria interna, foi identificado que diversos documentos enviados por uma recepcionista municipal não possuíam registro de saída, dificultando o rastreamento e a comprovação de entrega. Com base nas boas práticas de protocolo e expedição documental, qual medida deveria ser adotada para evitar esse tipo de falha?
A
Eliminar o registro de saída para documentos de caráter interno, reduzindo a burocracia.
B
Implantar um sistema de controle de expedição que registre data, número de protocolo, destinatário e meio de envio para cada documento.
C
Delegar a responsabilidade de expedição exclusivamente ao setor jurídico, garantindo maior formalidade.
D
Priorizar o envio de documentos por e-mail pessoal dos servidores, agilizando a comunicação.
Ano:
2025
Prova:
UNIVALI - Prefeitura de Antônio Carlos - Agente Administrativo - 2025
Durante uma auditoria interna, constatou-se que, embora uma Secretaria Estadual recebesse diariamente grande volume de documentos oficiais, parte deles seguia diretamente para as áreas técnicas sem passar pelo protocolo. À luz dos princípios da gestão documental e das etapas formais do protocolo, identifique qual falha administrativa está evidenciada na situação descrita:
A
Falha na etapa de recepção, já que os documentos não passaram pela conferência inicial de entrada.
B
Falha na etapa de registro, pois os documentos deixaram de ser cadastrados, comprometendo o controle e a rastreabilidade.
C
Não há falha, pois a tramitação direta agiliza o processo e dispensa registro.
D
Falha na etapa de classificação, pois os documentos não foram identificados quanto ao seu assunto.
____________ é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados de recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. Também pode ser o próprio número de registro dado ao documento.
Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna acima.
A
Biblioteca.
B
Catálogo.
C
Ficha.
D
Protocolo.
E
Acerco.
No contexto da gestão documental, o que se entende por PROTOCOLO e quais são suas etapas principais?
A
Protocolo refere-se apenas ao número de registro dado a um documento e inclui apenas o recebimento.
B
Protocolo abrange o recebimento, classificação, registro e movimentação de documentos, assegurando a eficiência e a rastreabilidade.
C
Protocolo é um sistema exclusivo para a expedição de documentos, não se aplicando ao recebimento.
D
Protocolo é sinônimo de digitalização de documentos e não envolve processos manuais.
E
Protocolo refere-se apenas à classificação de documentos em categorias como sigiloso e particular.
Um servidor atua na tramitação de processos físicos e digitais no órgão público. Ele deve assegurar o recebimento, conferência, registro e controle dos documentos. Assinale a alternativa que descreve corretamente esse conjunto de atividades administrativas.
A
Protocolo documental.
B
Rotinas de compras.
C
Controle patrimonial.
D
Gestão de contratos.
Na gestão de documentos, a autuação dos processos administrativos e o controle de sua tramitação são atribuições do setor de:
A
protocolo
B
registro
C
expedição
D
comunicação
Considerando a segunda fase da gestão de documentos – fase de utilização, o protocolo desempenha um papel importante, sendo responsável por diversas atividades. São consideradas atividades do protocolo e da unidade protocolizadora, EXCETO:
A
Autuação.
B
Eliminação.
C
Classificação.
D
Controle da tramitação.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Um auxiliar administrativo do CRM‑ES recebeu um documento avulso em sua unidade administrativa.
Com base nessa situação hipotética, assinale a opção que apresenta o procedimento inicial a ser realizado, de acordo com os procedimentos gerais de protocolo.
A
encaminhar o documento diretamente ao destinatário, para agilizar o processo
B
arquivar o documento, caso não haja identificação do destinatário
C
verificar se o documento destina‑se ao CRM‑ES
D
anexar o documento a um processo existente, caso trate de assunto similar
E
digitalizar o documento, para facilitar o acesso e o compartilhamento da informação
No âmbito do ciclo documental, o setor de protocolo é responsável por atividades fundamentais à gestão documental. Com base nessas informações, assinale a opção correta quanto ao papel do protocolo no contexto institucional.
A
É responsável pelo arquivamento físico dos documentos, sem participar do controle de sua movimentação.
B
É responsável pelo registro, encaminhamento e acompanhamento da movimentação dos documentos.
C
É responsável pela guarda definitiva dos documentos arquivísticos.
D
Atua somente no controle de documentos com grau elevado de sigilo.
E
Atua apenas na organização de arquivos pessoais dentro da instituição.
No balcão do protocolo, um documento chega, ganha número, data e identificação, e segue para a unidade responsável. Nesse fluxo, o registro em protocolo cumpre principalmente a função de:
A
classificar o documento por assunto e por nível de sigilo, definindo prazo de guarda e destinação por tabela de temporalidade do órgão.
B
encerrar a tramitação do documento e encaminhá-lo diretamente ao arquivo permanente, consolidando guarda histórica e preservação do suporte.
C
transformar o documento em cópia autenticada, garantindo valor probatório em qualquer processo e substituindo o controle de recebimento no setor.
D
criar uma nova versão do documento para circulação interna, ajustando linguagem e padronização antes de enviar a outras unidades e destinatários.
E
identificar e registrar o documento para rastrear tramitação, controlar prazos e localizar responsáveis, mantendo histórico de movimentação no ciclo.
Acerca das etapas do protocolo, analise o trecho a seguir.
“Os documentos são devidamente analisados, sendo que muitos deles serão transformados em processos por meio do procedimento chamado __________.”
A alternativa que completa corretamente a lacuna é:
A
Exoneração.
B
Decisão.
C
Conclusão.
D
Controle.
E
Autuação.
Assinale a alternativa que apresenta a relação entre os serviços de protocolo e os serviços de arquivo:
A
Os serviços de protocolo envolvem apenas a organização de documentos antigos.
B
São atividades completamente distintas e independentes.
C
As atividades de protocolo e arquivo estão interligadas, e muitos setores respondem por ambos os serviços.
D
O protocolo trata apenas do empréstimo de documentos.
Um setor da prefeitura é responsável por receber e registrar todas as correspondências e documentos que chegam para serem distribuídos aos departamentos adequados. Acerca de qual processo essa atividade faz parte, marque a alternativa CORRETA.
A
Controle de materiais.
B
Arquivamento.
C
Protocolo.
D
Expedição.
O protocolo é um setor essencial na gestão de documentos, responsável pelo controle do fluxo documental em uma organização. Dentre as atividades típicas do protocolo, qual das seguintes NÃO se enquadra em suas atribuições?
A
Recebimento e registro de documentos.
B
Classificação e expedição de documentos.
C
Controle da tramitação de documentos.
D
Avaliação e destinação final de documentos.
O setor de protocolo é o responsável por receber, autuar, classificar e distribuir toda a documentação que irá circular no órgão, mas o controle da movimentação dos documentos a partir da entrada compete a outro setor.
C
Certo
E
Errado
Em relação às áreas de protocolo e arquivo, analise as afirmativas a seguir:
I. As atividades de protocolo compreendem basicamente as operações de recepção, classificação, registro, distribuição, digitalização, tramitação e expedição, que visam ao controle dos documentos produzidos e recebidos, assegurando sua localização e acesso.
II. Por sua vez, as atividades de arquivo compreendem basicamente as operações de classificação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo, garantindo sua guarda, recuperação, preservação e acesso.
III. Embora essas atividades possam ser tratadas como etapas distintas, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns.
Assinale
A
se apenas as afirmativas I e II estiverem corretas.
B
se apenas as afirmativas I e III estiverem corretas.
C
se apenas as afirmativas II e III estiverem corretas.
D
se todas as afirmativas estiverem corretas.
Na Administração Pública, os procedimentos de documentação que marcam o início e o término dos processos são conduzidos de acordo com métodos específicos. Com base nesta afirmação e considerando o atendimento ao público municipal, qual é o termo utilizado para se referir ao registro de abertura e encerramento dos processos?
A
Arquivo
B
Registro
C
Protocolo
D
Recebimento
Gerar simulado