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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Sobre o protocolo, é correto afirmar que, das assertivas expostas, são aquelas que pertencem a rotina das atividades de protocolo, podendo ser adotadas no recebimento e classificação.
I – Receber a correspondência.
II – Separar a correspondência oficial do particular.
III - Distribuir a correspondência particular.
IV – Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
A
I, II e III.
B
I, II e IV.
C
I, III e IV.
D
II, III e IV.
E
I, II, III e IV.
O protocolo de correspondências, refere-se a um processo que envolve os documentos de uma organização. É uma prática importante para garantir a eficiência na gestão documental e a rastreabilidade das informações. Abaixo estão algumas etapas típicas de um protocolo de correspondências, EXCETO:
A
Distribuição.
B
Classificação.
C
Análise detalhada do conteúdo.
D
Recebimento.
Tipo ou tipologia documental é a configuração que uma espécie documental assume de acordo com a atividade que a gerou e com a sua função.
C
Certo
E
Errado
Dadas as afirmativas a respeito do protocolo de documentos,
l. O protocolo de documentos é o conjunto de procedimentos que inclui o recebimento, a classificação, o registro, a tramitação e a expedição de documentos dentro de uma organização.
Il. Um dos objetivos do protocolo de documentos é garantir a segurança e a integridade dos documentos, proporcionando o controle e a rastreabilidade de sua movimentação.
IIl. O protocolo de documentos é uma prática que visa, exclusivamente, ao arquivamento e à eliminação de documentos obsoletos em uma organização, sem relação com o fluxo de informação.
verifica-se que estã/ão correta/s
A
Il, apenas.
B
Ill, apenas.
C
l e ll, apenas.
D
l e lll apenas.
E
I, ll e lll.
Ano:
2024
Prova:
AMEOSC - Prefeitura - Auxiliar Administrativo - 2024
O protocolo de documentos é um conjunto de procedimentos que organiza e controla a tramitação de documentos dentro de uma instituição. Ele é essencial para garantir a eficiência na comunicação interna e externa, além de assegurar a rastreabilidade e a integridade das informações. Indique a alternativa CORRETA em relação aos procedimentos de protocolo de documentos:
A
Realizar backups dos registros de documentos uma vez ao ano pode ser considerado suficiente, dado que a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos possui robustez e confiabilidade que minimizam o risco de perda de dados.
B
A protocolização imediata de documentos após sua criação ou recebimento é fundamental para garantir a rastreabilidade e a integridade das informações, facilitando a recuperação eficiente quando necessário.
C
Organizar documentos em categorias amplas, como 'Diversos' ou 'Outros', pode parecer uma solução eficaz para garantir que todos os arquivos sejam facilmente acessíveis e minimiza o tempo gasto na classificação.
D
A prática de descartar documentos após um ano de arquivamento é muitas vezes vista como uma estratégia eficaz para evitar o acúmulo de informações desnecessárias, mantendo apenas os arquivos mais relevantes e atuais.
Julgue as seguintes afirmações como Verdadeiras (V) ou Falsas (F) acerca do protocolo e arquivo de documentos escolares:
1. ( ) O registro anacrônico das atas e documentos relacionados é uma prática adequada.
2. ( ) Garantir que as atas sejam arquivadas em locais seguros e de fácil acesso é uma medida prudente no gerenciamento desses documentos.
3. ( ) Descartar as atas mais antigas após um ano é uma ação inadequada no arquivo de documentos escolares.
4. ( ) Utilizar um sistema de nomenclatura padronizado para nomear e organizar os documentos, facilitando a busca e recuperação quando necessário, é uma prática apropriada no protocolo de documentos escolares.
De acordo com as afirmações, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
A
V, F, V, V.
B
F, V, V, V.
C
V, V, F, V.
D
F, F, V, V.
E
V, V, V, F.
O protocolo deve realizar o controle da tramitação dos documentos, por meio de um sistema manual ou informatizado, visando identificar os departamentos pelos quais passam os documentos.
Esse controle é feito para que
A
os setores que recebam os documentos inscrevam os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto.
B
se efetue a análise do documento com o objetivo de identificar o seu assunto, utilizando-se, para esta tarefa, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo.
C
seja verificada a existência ou não de anexos para expedição com o documento original aos destinatários internos ou a outra instituição.
D
após a avaliação do documento, para a constituição de processo, sejam anotadas as suas principais características.
E
o documento não seja extraviado, assim como visa à pronta prestação de informação sobre sua localização.
Na Administração Pública, os documentos em papel, oriundos de órgãos externos e cidadãos, são recebidos e protocolizados. Sobre o tema, atribua V para verdadeiro ou F para falso:
(__)O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
(__)O protocolo observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
(__)O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
(__)As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.
Analisados os itens é CORRETO afirmar que:
A
Os itens I, III e IV estão corretos.
B
Apenas os itens II e IV estão corretos.
C
Os itens II, III e IV estão corretos.
D
Todos os itens estão corretos.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
Qual é o procedimento técnico arquivístico cujo objetivo é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos?
A
A produção.
B
A classificação.
C
A avaliação.
D
A utilização.
E
A normalização.
É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Considerando a atividade de protocolo, assinale a alternativa correta:
A
Deve ser implementada na idade intermediária do ciclo de vida dos documentos.
B
Deve ser implementada na idade permanente do ciclo de vida dos documentos.
C
Deve ser implementada na idade corrente do ciclo de vida dos documentos.
D
Deve ser implementada nas idades intermediária e permanente do ciclo de vida dos documentos.
Leia o fragmento de texto abaixo.
O Protocolo demarca o início da Gestão Documental, no âmbito administrativo, de forma a garantir o cumprimento legal das ações para as quais os documentos foram produzidos (MADIO et al., 2015, p. 15).
Assinale a alternativa que descreve corretamente o Papel do Protocolo na Gestão Documental:
A
Garantir a preservação física dos documentos, assegurando boas condições de conservação.
B
Facilitar a recuperação e localização imediata dos documentos em trâmite no órgão.
C
Restringir o acesso à informação para garantir a segurança dos documentos.
D
Evitar a circulação de documentos entre diferentes setores do órgão, para minimizar o risco de extravias.
O protocolo é o ponto de origem para a tramitação, registro e distribuição dos documentos administrativos. Dentre as opções ofertadas pela questão, indique qual é a principal finalidade do protocolo:
A
Estabelecer regras de redação para documentos oficiais.
B
Organizar e controlar a comunicação oficial.
C
Oferecer flexibilidade na elaboração de documentos.
D
Padronizar a linguagem para aumentar a subjetividade.
E
Garantir a segurança física dos documentos.
O ciclo de vida dos documentos é um conceito fundamental na arquivologia, que descreve as diferentes fases pelas quais um documento passa, desde a sua criação até a sua destinação final. Cada fase exige procedimentos e cuidados específicos para garantir a organização, a preservação e o acesso à informação. Em uma empresa de engenharia, um projeto de construção de uma ponte foi concluído há cinco anos. Os documentos relacionados ao projeto, incluindo plantas, relatórios e correspondências, estão armazenados em um depósito externo, com acesso restrito. Com base no ciclo de vida dos documentos, em qual fase esses documentos se encontram atualmente e qual seria a próxima ação recomendada?
A
Fase corrente, e a próxima ação recomendada é a transferência dos documentos para o arquivo central da empresa.
B
Fase permanente, e a próxima ação recomendada é a digitalização dos documentos para garantir a sua preservação.
C
Fase corrente, e a próxima ação recomendada é a organização dos documentos em pastas e em caixas para facilitar o acesso.
D
Fase intermediária, e a próxima ação recomendada é a eliminação dos documentos, pois já se passaram cinco anos desde a conclusão do projeto.
E
Fase intermediária, e a próxima ação recomendada é a avaliação para determinar se os documentos devem ser eliminados ou transferidos para a fase permanente.
As atividades que propiciam o funcionamento da Administração Pública acarretam a produção de grande volume de documentos e processos. Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade do local de trabalho e pode passar uma má impressão de amadorismo e falta de organização cidadão ou cliente. A situação se agrava quando os arquivos foram perdidos ou extraviados. É nessas horas que você sente falta de um sistema de protocolo de documentos para organizar a papelada. Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos estão, à exceção:
A
Melhora na organização.
B
Garantia jurídica.
C
Procrastina o tempo.
D
Atender à legislação.
O protocolo é um serviço que compreende uma série de atividades que permite o adequado fluxo documental, permitindo a sua recuperação e o acesso à informação.
Sobre as atividades do serviço de protocolo, analise os itens a seguir.
I. Classificação.
II. Distribuição.
III. Expedição.
Assinale a opção que indica, corretamente, as atividades inclusas no protocolo.
A
I, apenas.
B
II, apenas.
C
I e II, apenas.
D
II e III, apenas.
E
I, II e III.
Quando os documentos de arquivo chegam à instituição, a primeira ação deve ser tramitá-los para o setor destinatário do assunto.
C
Certo
E
Errado
Analise se as afirmativas I, II e III abaixo completam corretamente a seguinte frase: O ingresso de documentos em uma organização deve ser feito por meio do protocolo, sendo a unidade protocoladora responsável por serviços como os de
I. recebimento de documentos.
II. registro de documentos.
III. classificação de documentos.
Completa(m) corretamente a frase a(s) seguinte(s) afirmativa(s):
A
I, II e III.
B
I, apenas.
C
II, apenas.
D
I e III, apenas.
E
II e III, apenas.
É considerada atividade típica do setor de protocolo:
A
Tributação de documentos.
B
Registro de documentos.
C
Elaboração de normas jurídicas.
D
Redação de ofícios e regulamentações.
E
Tradução de normas de origem estrangeira.
A área de protocolo e recepção de documentos é considerada uma área imprescindível para o andamento dos processos institucionais. Assinale a alternativa correspondente ao tipo de documento constituídos por papéis que são vinculados aos objetivos imediatos de uma determinada empresa e que são necessários para a execução das funções e operações institucionais como notas fiscais recentes e recibos de compras.
A
Arquivo unitário.
B
Arquivo corrente.
C
Arquivo de comando.
D
Arquivo de assessoria.
E
Arquivo centralizador.
Gerar simulado