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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Ano:
2023
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Acerca da arquivologia e do protocolo de documentos, assinale a alternativa correta.
A
No arquivo, é estabelecida uma classificação específica para cada instituição, ditada por suas particularidades.
B
A informação é a unidade de registro, qualquer que seja o suporte ou o formato.
C
Na biblioteca, preserva‑se a documentação referente a uma atividade como um conjunto, e não como unidades isoladas.
D
O arquivo tem finalidade essencialmente cultural e, geralmente, é constituído de coleções temáticas.
E
O protocolo possui uma finalidade funcional e administrativa, apresentando caráter orgânico, isto é, produzido por um organismo ou um órgão no decorrer de suas atividades.
O processo do protocolo de um documento segue normalmente os seguintes passos:
A
entrada, classificação, registro, avaliação.
B
processamento, gerenciamento, movimentação, controle.
C
divulgação, registro, gerenciamento, controle.
D
recebimento, registro, classificação, expedição.
E
preparação, análise, expedição, controle.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Quanto ao protocolo, assinale a alternativa correta.
A
Segundo o princípio da proveniência, os arquivos devem ser conservados nos serviços de arquivo do território que foram produzidos.
B
Segundo o princípio da universalidade, os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
C
Os documentos só devem ser aceitos no arquivo corrente quando for conhecido o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou de recolhimento.
D
O protocolo é o conjunto de operações que visa ao controle dos documentos os quais ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação.
E
O recebimento no protocolo é o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle, atribuindo‑lhe um número de acompanhamento.
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental no local, o qual se disponibiliza, viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Sobre esse tema, está correto o que se afirma em:
A
O setor de registro e movimentação é responsável por apenas distribuir documentos.
B
A etapa de recebimento envolve a entrada de documentos de origem interna ou externa.
C
A etapa de registro e movimentação remete ao encaminhamento de documentos do protocolo para outro setor/instituição ou para setores internos/unidades da mesma instituição.
D
Na etapa de expedição, o documento original deve sempre seguir sem os anexos.
Ano:
2023
Prova:
AMEOSC - Prefeitura - Técnico em Administração - 2023
Sobre serviços e rotinas de protocolo, expedição e arquivo. Assinale a opção ERRADA.
A
Sobre protocolo é fato afirmar que representa o início das atividades da gestão arquivística, serviço que garante a eficácia dos lucros e dividendos na gestão financeira, da organização.
B
Na administração Pública o fluxo de documentos, se concentra no setor de protocolo, é contínuo e grande, provenientes de vários órgãos e cidadãos, são recebidos e protocolizados.
C
O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição dos documentos.
D
Protocolo segue passos como, receber, registrar, classificar, distribuir, controlar a tramitação e a expedição para que tornem a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando trabalho e garantindo agilidade no processo das informações.
As atividades dos arquivos correntes podem ser distribuídas em setores educacionais distintos.
O recebimento e a classificação, o registro e a movimentação fazem parte do setor de:
A
Protocolo.
B
Expedição.
C
Destinação.
D
Arquivamento.
E
Empréstimo e consulta.
A primeira etapa de controle por parte do Setor de Protocolo é o controle do recebimento dos documentos que entram na instituição. Essa tarefa consiste basicamente em receber toda a documentação que irá circular no órgão e proceder a separação deles quanto aos seguintes aspectos: oficiais, particulares, ostensivos e sigilosos.
Analise as afirmativas abaixo com base no contexto apresentado.
1. Na etapa do protocolo, são recebidos somente aqueles documentos que chegam de outros órgãos via malote.
2. As correspondências consideradas particulares devem ser recusadas e não recebidas.
3. Após o recebimento, os documentos ostensivos são abertos e analisados, anexando mais informações, e, assim, encaminhados aos seus destinos, e os sigilosos são enviados diretamente para seus destinatários.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A
É correta apenas a afirmativa 1.
B
É correta apenas a afirmativa 3.
C
São corretas apenas as afirmativas 1 e 2.
D
São corretas apenas as afirmativas 1 e 3.
E
São corretas apenas as afirmativas 2 e 3.
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. É chamada de distribuição quando é interna e _____ quando for direcionada a outra instituição. De tal modo, Paes (2004) menciona que, de forma geral, são adotados seis passos nas rotinas: 1. receber a correspondência, 2. Verificar se faltam ou não folhas, 3. Numerar e completar a data, no original e cópias, 4. Separar original de cópias, 5. Expedir o original, com seus anexos e 6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dos seus antecedentes.
De acordo com contexto, assinale a opção que corretamente preenche a lacuna no excerto:
A
Classificação.
B
Eliminada
C
Arquivística.
D
Expedição.
E
Protocolo.
As atividades do protocolo consistem em:
A
Um conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a assegurar sua imediata distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações.
B
Controle dos documentos destruídos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a assegurar sua imediata destruição, garantindo que não tenham acesso às informações.
C
Um conjunto de operações que buscam o descontrole dos documentos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a destruir o acesso às informações.
D
Um conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, para assegurar sua imediata inutilização.
E
Controle dos documentos produzidos, de modo a assegurar sua distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações, mas somente quando for solicitado pelo setor de quem é de direito o documento.
Na gestão de órgãos públicos sempre será encontrado um setor denominado protocolo. Existem atividades que se enquadram dentro deste conceito.
Assinale a alternativa que as apresenta corretamente.
A
descarte, destruição, ocultação e leitura
B
avaliação, controle, distribuição e descarte
C
devolução, registro, atendimento, avaliação
D
recebimento, classificação, registro e distribuição
E
recebimento, atendimento, intimação e controle
Alguns parâmetros são observados para a gestão do serviço de protocolo. Com relação às correspondências, o protocolo apresenta, corretamente, as seguintes atividades:
A
registro, codificação, avaliação, recolhimento, controle de tramitação e remessa de documentos.
B
entrada, classificação, reprodução, destinação, controle de transferência e rastreamento de documentos.
C
registro, análise, codificação, distribuição, controle de expedição e empréstimo de documentos.
D
recebimento, separação, interpretação, categorização, controle de autuação e envio de documentos.
E
recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Quais são funções de um protocolo institucional?
A
Admissão, partição e arquivamento.
B
Recebimento, registro e distribuição.
C
Produção, expedição e avaliação.
D
Controle, verificação e descrição.
O fluxo de documentos na organização pública é grande, é proveniente de todos os órgãos e dos cidadãos, são recebidos e protocolizados. O_______é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição dos documentos no setor. Tornando possível rastrear um documento de forma mais fácil, garantindo agilidade e sucesso na busca e no processo das informações. Este serviço é o início das atividades da gestão de documentos e proporciona eficácia nas atividades arquivísticas.
Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo Teoria e Prática − Editora FGV − Rio de Janeiro, 2004.
De acordo com o texto, marque a opção que substitui corretamente a lacuna acima:
A
marketing
B
serviço social
C
protocolo
D
atendimento ao público
E
órgão público
É um documento administrativo onde registram-se os documentos recebidos e expedidos, por meio do registro da entrada e saída dos documentos e das correspondências, inclusive devendo constar a data e a assinatura de quem os recebeu.
Esse documento denomina-se:
Marque a alternativa CORRETA.
A
Livro de atas especiais.
B
Livro de inventário de equipamento.
C
Livro de protocolo.
D
Livro de licitação.
Sobre arquivos, sua classificação e técnicas de arquivamento, assinale a afirmativa INCORRETA.
A
A gestão de documentos gera economia de recursos humanos e materiais.
B
O programa de gestão de documentos é aplicado à idade permanente do ciclo vital de documentos.
C
A atividade de protocolo é aplicada na segunda fase da gestão documental, visando o controle da tramitação dos documentos.
D
Os programas de gestão de documentos, de forma geral, podem ser divididos em três fases: produção; utilização e conservação; e, destinação e/ou avaliação.
E
A fase da gestão de documentos que compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo trata-se de utilização e conservação.
Sobre as operações com documentos, assinale a alternativa correta:
A
A classificação categoriza os documentos de acordo com a sua importância e decide sobre seu possível descarte.
B
A etapa de recebimento é a única que não envolve o protocolo.
C
O Protocolo realiza o controle da tramitação dos documentos e é atividade da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
D
Os documentos do chamado “arquivo morto”, ou permanente, não são consultados e, portanto, são documentos de descarte.
A respeito de boas práticas quanto à numeração das folhas de um processo, analise as afirmativas a seguir:
I. A numeração das folhas do processo é iniciada na unidade protocolizadora.
II. As folhas subsequentes devem ser numeradas, em ordem crescente, pelas unidades que as adicionarem, mediante carimbo específico, aposto no canto superior direito na frente da folha, sem prejuízo da informação registrada.
III. O carimbo específico para numeração de folhas deve conter os seguintes dados: a sigla da unidade protocolizadora ou unidade administrativa; o nome da instituição ou sigla, o número da folha e rubrica do servidor.
Assinale
A
se apenas as afirmativas I e II estiverem corretas.
B
se apenas as afirmativas I e III estiverem corretas.
C
se apenas as afirmativas II e III estiverem corretas.
D
se todas as afirmativas estiverem corretas.
A classificação e a caracterização da correspondência levam em conta dois fatores importantes relacionados ao registro e ao protocolo.
Com relação às correspondências, é correto afirmar:
A
A correspondência oficial trata de assuntos gerais de servidores de uma instituição.
B
As circulares são correspondências classificadas como externas.
C
Particular é a correspondência que trata de interesses normativos de atividades educacionais.
D
Os ofícios correspondem a um tipo de correspondência externa.
E
Interna é a correspondência trocada entre órgãos internos de instituições distintas.
O setor é responsável por receber, registrar, classificar, distribuir, controlar a tramitação e a expedição dos documentos na gestão pública, qual setor é responsável por realizar essas atividades?
A
Setor Vendas.
B
Setor Recursos Humanos.
C
Setor Protocolo.
D
Setor Financeiro.
A respeito do protocolo, assinale a alternativa correta.
A
O protocolo setorial ocorre quando o órgão possui um único setor para o recebimento e todos os demais processos de tramitação de documentos.
B
O setor de protocolo tem como um de seus principais propósitos a guarda de documentos.
C
O protocolo se incumbe tanto de receber documentos externos quanto remetê-los para outros órgãos.
D
O setor de protocolo mão deve receber documentos confidenciais.
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