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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Ano:
2023
Prova:
VUNESP - Prefeitura - Arquivista - 2023
Considerando a criação de um sistema de protocolo em qualquer tipo de instituição, pública ou privada, analise as atividades propostas e assinale a alternativa que apresenta, corretamente, um dos objetivos para a implantação do sistema.
A
Carimbar, em até dois dias úteis, os documentos que chegam à instituição com a data do dia de sua entrada.
B
Receber somente documentos e objetos oriundos de empresas privadas de entrega de documentos e mercadorias.
C
Emitir relatórios diários sobre os documentos não retirados e extraviados para apresentação aos gestores da instituição.
D
Registrar e informar a tramitação de processos e de protocolados sempre que solicitado.
E
Registrar a entrada ou a retirada de documentos, não devendo ultrapassar três dias para a realização do registro.
Analise o quadro a seguir.
Procedência | Número do doc. | Código | |
Data de entrada | Espécie | ||
Data do doc. | Nº de origem | ||
Assunto | |||
Distribuição | Data | Recebido | Data |
1ª | |||
2º | |||
3º | |||
4º | |||
5º | |||
Assinale a alternativa que indica o nome do impresso apresentado.
A
Ficha de protocolo.
B
Formulário de procedência.
C
Formulário de recebimento.
D
Modelo de fluxo.
E
Ficha de assunto.
Sobre protocolo e avaliação de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. O protocolo consiste em registrar, controlar e acompanhar a tramitação dos documentos, desde sua entrada até sua saída na instituição.
II. A avaliação de documentos visa determinar o valor e o prazo de permanência de cada documento em cada fase do seu ciclo de vida.
III. O protocolo é uma atividade exclusiva das instituições públicas, não sendo aplicável em organizações privadas.
IV. A avaliação de documentos é realizada para fins de preservação histórica, mas não tem impacto nas decisões administrativas da instituição.
V. A organização dos documentos no protocolo é realizada exclusivamente por ordem alfabética dos nomes dos remetentes.
Está correto o que se afirma apenas em
A
I e II.
B
II e V.
C
III e IV.
D
I, II e IV.
No gerenciamento documental e nas práticas administrativas, um instrumento de organização é o protocolo, que tem como objetivo principal
A
promover a divulgação de informações internas da empresa.
B
garantir a confidencialidade de documentos sigilosos da empresa.
C
facilitar o acesso do público externo a documentos da organização.
D
organizar e controlar o fluxo de entrada e saída de documentos na organização.
E
priorizar o atendimento de demandas urgentes e emergenciais.
No que tange ao protocolo, assinale a alternativa que aponta uma rotina referente à etapa de recebimento.
A
Atribuir um número de protocolo para cada documento recebido, anotando no próprio documento.
B
Pesquisar, no sistema de gestão arquivística de documentos, informações que possam ter conexão com o documento.
C
Indicar o código referencial numérico que associa a série documental ao seu contexto de produção.
D
Desdobrar documentos volumosos em tantos volumes quantos necessários, com o objetivo de facilitar o seu manuseio.
E
Identificar e separar os documentos oficiais de caráter ostensivo, de caráter sigiloso e os particulares.
Assinale a alternativa em que não esteja indicada uma função do setor de protocolo.
A
classificar os documentos recebidos
B
distribuir documentos e processos internamente
C
fazer check-list de documentos
D
arquivar documentos sensíveis
Sobre o protocolo, assinale a alternativa incorreta:
A
É a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em oficial (matéria de interesse institucional) e particular (conteúdo de interesse pessoal).
B
Os dados utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
C
Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
D
Os documentos são registrados em formulários ou sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data, assunto, espécie, e outros elementos.
E
Fase na qual é necessário receber o documento e verificar a falta de dados e sua complementação; separação de cópias e originais; e, arquivamento das mesmas.
Separar a correspondência oficial da particular e encaminhar aquela considerada sigilosa aos respectivos destinatários faz parte, correta e respectivamente, das rotinas de protocolo relacionadas
A
ao registro e movimentação.
B
à distribuição e tramitação.
C
à conferência e destinação.
D
ao recebimento e classificação.
E
ao controle e expedição.
Ao abrir um novo processo administrativo, o órgão de protocolo da instituição procede a várias atividades, e uma delas é:
A
incluir as informações em ata de reunião;
B
arquivar o processo no setor do protocolo;
C
avaliar o documento e estabelecer o seu prazo de guarda;
D
atribuir um código de classificação, de acordo com a categoria na qual ele será classificado;
E
enviar para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Em relação aos conceitos de arquivologia, analisar os itens abaixo:
I. Documento oficial é aquele que produz efeito de ordem jurídica na comprovação de um fato.
II. Protocolo pode ser considerado um livro de documentos recebidos e os expedidos.
III. Dossiê é o registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.
Estão CORRETOS:
A
Somente os itens I e II.
B
Somente os itens I e III.
C
Somente os itens II e III.
D
Todos os itens.
Nas alternativas a seguir estão listadas funções do setor de protocolo, à exceção de uma. Assinale-a.
A
classificar os documentos recebidos
B
pesquisar processos
C
distribuir documentos e processos internamente
D
catalogar e arquivar documentos permanentes
O setor de protocolo, ao constatar, no momento da identificação das correspondências, a existência de um envelope que, embora esteja destinado ao titular de um cargo institucional, contenha o nome de um colaborador que já não é mais o atual ocupante desse cargo, deverá, ainda assim, considerar tal correspondência como oficial.
C
Certo
E
Errado
Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Sobre o assunto, marque a alternativa correta.
A
A tramitação é uma operação intelectual e física que permite ordenar os documentos por assunto visando sua recuperação. Toda documentação produzida, recebida ou acumulada é classificada no ato de produção, recebimento ou arquivamento.
B
Entende-se como registro de documento a sua entrega nas Unidades de Comunicação Administrativa e/ou demais setores administrativos. É obrigatório apontar matrícula, rubrica, data, horário e setor/órgão na via do documento. Recomenda-se para tanto, a utilização de carimbo específico.
C
Para o encaminhamento de documentos é utilizado o formulário recibo de distribuição de documentos ou cópia do documento. Caso haja sistema informatizado, este será utilizado para a tramitação de documento.
D
Recebimento é a atividade que consiste em inserir os elementos identificadores do processo no SICOP, para fins de acompanhamento, controle e consulta.
E
Classificação é o curso do documento desde a produção ou a recepção até o cumprimento de sua função administrativa e deve ser realizada sob estrito controle dos órgãos que compõem o SOCA.
Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos, pode-se citar a “melhora na organização”, que se caracteriza por:
A
Quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e ninguém perde tempo procurando os arquivos.
B
Um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente, pode servir como prova jurídica em caso de necessidade.
C
Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro se concentre naquilo que realmente importa. Uma preocupação a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas não é só isso, manter o processo organizado tende a criar uma política de responsabilidade internamente.
D
Por meio do Sistema de Protocolo, o órgão poderá tramitar os pedidos de solicitação de informações realizados através dos canais de Ouvidoria e eSIC – Sistema Eletrônico de Acesso à Informação. Solicitações recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso à Informação e Transparência.
As atividades de um serviço de protocolo ocorrem na fase de arquivo intermediário.
C
Certo
E
Errado
Assinale a alternativa correta com relação a uma das atividades de protocolo.
A
Na etapa de registro, ao receber os documentos provenientes de várias origens, deve efetuar a separação das correspondências de caráter ostensivo das sigilosas.
B
Na rotina de expedição, os documentos recebidos devem ser apontados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data e assunto, dentre outras informações.
C
No recebimento, deve-se preparar a ficha de protocolo e encaminhar os documentos aos respectivos destinos, conforme o despacho do responsável da área.
D
Antes de classificar o documento, o protocolo verifica se o documento está acompanhado de algum anexo e, caso negativo, deve solicitar que seja providenciado.
E
O protocolo deve realizar o controle da tramitação dos documentos mediante sistema manual ou informatizado, visando identificar os departamentos pelos quais passam os documentos.
Assinale a alternativa que apresenta, exclusivamente, atividades de protocolo.
A
classificação, anotação e distribuição
B
ordenação, classificação e anotação
C
recebimento, registro e distribuição
D
recebimento, descrição e entrega
E
classificação, indexação e distribuição
Tendo em vista que a gestão eficiente e a preservação adequada da documentação em uma organização dependem fundamentalmente do setor de protocolo e da avaliação de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. O protocolo de documentos envolve registro, classificação e controle de documentos, desde sua recepção até sua disposição final, garantindo organização e acesso eficiente.
II. A avaliação de documentos refere-se à identificação do valor dos documentos ao longo do tempo, determinando sua relevância e importância para a tomada de decisões.
III. A avaliação de documentos não tem relação com a gestão de espaço físico, focando, exclusivamente, na determinação do valor histórico.
Está correto o que se afirma apenas em
A
I.
B
II.
C
III.
D
I e II.
Analise as informações a seguir:
I. O recepcionista deverá trabalhar harmoniosamente com colegas de trabalho sem fazer distinção de qualquer espécie.
II. Ao receber no setor um documento, o recepcionista pode realizar o protocolo que pode ser feito através de um carimbo simples com a data e hora do recebimento ou por meio digital.
Marque a alternativa CORRETA:
A
As duas afirmativas são verdadeiras.
B
A afirmativa I é verdadeira, e a II é falsa.
C
A afirmativa II é verdadeira, e a I é falsa.
D
As duas afirmativas são falsas.
O protocolo é o setor responsável pela aplicação da tabela de temporalidade nos documentos intermediários.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado