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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Um serviço essencial da secretaria é o registro de entrada e de saída de documentos na escola. Com registros escritos, podem ser esclarecidas dúvidas, atestada a expedição e o recebimento de documentos. Para isso, é necessário o uso diário do livro de:
A
Protocolo.
B
Matrícula.
C
Atas.
D
Elogios e reclamações.
A secretaria escolar é responsável por atividades relacionadas a variados setores da instituição, por isso precisa ter ambiente e documentações muito bem organizados. Assim, entre as práticas que sugere-se como necessária para manter tal organização temos:
A
Manter um livro de protocolo para controle do recebimento e entrega de documentos.
B
Deixar que os documentos solicitados só sejam providenciados na hora da retirada.
C
Tornar os métodos de organização cada vez mais complexos.
D
Não distribuir funções.
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O protocolo visa ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O ato de registrar os dados das fichas de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida, é uma rotina inerente ao registro e à movimentação de correspondências.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A expedição é a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário interno na instituição.
C
Certo
E
Errado
O conjunto de operações e procedimentos que visam ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a garantir a sua imediata localização e recuperação, refere-se ao/à
A
acervo.
B
protocolo.
C
organicidade.
D
proveniência.
E
destinação.
Na rotina de um Protocolo, apresenta-se um ERRO de procedimento com relação às atribuições do referido setor em:
A
separar as correspondências oficiais das particulares
B
controlar a tramitação dos documentos
C
abrir e registrar as correspondências particulares e sigilosas para tomar ciência do assunto, logo após, distribuir aos destinatários
D
realizar a operação intelectual de classificação, onde se analisa o documento para determinar seu assunto
Analise as afirmativas a seguir e assinale (V) para as Verdadeiras e (F) para as Falsas.
( ) Protocolo é um livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos com vários números onde não pode constar o número 0 (zero).
( ) O protocolo é o local onde são observadas algumas rotinas que devem ser adotadas no registro documental.
( ) Geralmente é atribuída denominação a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
Marque a opção que indica a sequência CORRETA.
A
V – F – V.
B
V – V – F.
C
F – V – F.
D
V – V – V.
E
F – F – V.
O protocolo garante a rastreabilidade dos documentos por meio de um conjunto de operações identificadas como
A
recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição.
B
entrada, classificação, registro, tramitação, controle e expedição.
C
recebimento, conferência, registro, controle, distribuição e despacho.
D
recebimento, identificação, anotação, encaminhamento, tramitação e expedição.
E
entrada, separação, classificação, movimentação, distribuição e saída.
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem ao arquivo, e verificar se não faltam folhas ou anexos são exemplos da atividade de:
A
protocolo
B
recebimento e classificação
C
registro e movimentação
D
expedição
Acerca dos serviços e rotinas de protocolo, expedição e arquivo, analise as afirmativas e preencha as lacunas com "V" para verdadeiras e "F" para falsas.
(__)O arquivo serve para assessorar a administração geral em relação à disponibilização e acesso aos documentos, quer seja para responder ou comprovar questões administrativas, apresentar defesa em juízo ou documentar e manter a história da Instituição.
(__)Arquivo permanente é o arquivo da instituição, no qual devem ficar custodiados os documentos que são utilizados ocasionalmente pelas seções.
(__)O processo ou o documento avulso será despachado para a área a qual está dirigido, iniciando-se o trâmite documental até ser encaminhado para o arquivo.
(__)Compete ao setor de expedição receber, registrar, classificar e encaminhar os documentos ou processos à autoridade competente conforme o assunto ou o endereçamento.
Assinale a alternativa CORRETA:
A
V - F - V - F.
B
F - V - F - V.
C
F - F - V - V.
D
V - V - F - F.
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser recebidos pelo setor de distribuição.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os documentos de caráter confidencial, particulares ou sigilosos, só devem ser abertos por seus destinatários.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Suponha-se que Fernando, colaborador do setor de protocolo, ao receber as correspondências, tenha realizado a separação entre as oficiais e as particulares, as ostensivas e as sigilosas, tenha classificado os documentos conforme o código de classificação adotado pela instituição, tenha protocolado os documentos, inserindo um carimbo numerador, e tenha encaminhado os documentos para o setor responsável de registro e movimentação. Nesse caso, é correto afirmar que Fernando executou os procedimentos inerentes às rotinas de recebimento e classificação.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
As atividades de protocolo são típicas da fase intermediária, pois é nessa idade que os documentos tramitam com bastante frequência.
C
Certo
E
Errado
As atividades de recebimento e classificação de documentos encaminhados ao órgão são realizadas de maneira concomitante no protocolo.
C
Certo
E
Errado
O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental, viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação, e pode ser
A
centralizado ou descentralizado.
B
corrente ou permanente.
C
direto ou indireto.
D
analógico ou digital.
E
público ou privado.
Em relação ao protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos, assinale a alternativa CORRETA.
A
Documentos particulares e sigilosos serão abertos e registrados no protocolo.
B
Documentos particulares e sigilosos serão apenas recebidos, separados e encaminhados aos destinatários.
C
Documentos ostensivos não deverão ser abertos ou registrados ou controlados em todas as etapas de protocolo.
D
Documentos particulares ou sigilosos são considerados ostensivos e devem passar por todas as etapas de controle.
Acerca dos serviços e rotinas de protocolo, expedição e arquivo, assinale a alternativa CORRETA:
A
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento.
B
As atividades de protocolo se desenvolvem na fase de arquivo permanente.
C
Protocolo é o caminho, o curso, a trajetória que o documento percorre desde a sua produção ou entrada na instituição até ser efetivamente resolvido.
D
Na etapa de distribuição, os documentos que foram recebidos, classificados e registrados são então preparados para serem encaminhados aos respectivos destinatários externos.
Sobre as atividades do setor de protocolo, pode-se afirmar como incorreto:
A
É responsável pelo recebimento da correspondência da organização.
B
Realiza a separação da correspondência oficial da particular.
C
Efetua a colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras.
D
Envio de correspondências a outras instituições não é atividade do protocolo.
E
Faz controle dos documentos que tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização.
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