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Questões de Concurso sobre Registro de documentos
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Quando um documento é criado em uma instituição ou recebido por ela é necessário que seja feito algum controle de modo que sempre haja a possibilidade de saber onde ele está durante o seu trâmite.
Esse controle é feito no
A
setor de avaliação.
B
setor de protocolo.
C
arquivo permanente.
D
arquivo intermediário.
E
setor de microfilmagem.
No âmbito da Administração Pública, o tratamento das correspondências oficiais envolve rotinas formais de recebimento, registro, controle e expedição de documentos, garantindo rastreabilidade, segurança das informações e adequada tramitação administrativa. Considerando as boas práticas relacionadas à gestão de correspondências institucionais, analise as afirmativas a seguir e marque a opção INCORRETA:
A
Após o recebimento da correspondência, o registro formal pode ser dispensado quando o documento for imediatamente encaminhado ao setor destinatário, desde que haja controle interno do fluxo documental.
B
As correspondências oficiais expedidas pelo órgão devem observar a padronização institucional, conter identificação do remetente, numeração quando aplicável e registro adequado para fins de controle administrativo.
C
O recebimento de correspondências deve incluir a conferência do destinatário, o registro da data de entrada e o encaminhamento ao setor responsável, assegurando o adequado controle e a rastreabilidade documental.
D
controle da expedição de correspondências possibilita a verificação de prazos de envio, a comprovação do encaminhamento e a organização eficiente dos fluxos documentais da instituição.
E
O registro das correspondências recebidas e expedidas pode ser realizado por meio de sistemas eletrônicos ou livros de protocolo, permitindo o acompanhamento contínuo da tramitação dos documentos no âmbito institucional.
Em um órgão público, a recepcionista é responsável pelo recebimento inicial de documentos administrativos encaminhados por cidadãos e por outros setores internos. Durante o expediente, ela recebe um documento oficial que precisa ser registrado antes de seguir para análise do setor competente. Considerando as noções básicas de arquivamento e protocolo na administração pública, assinale a alternativa correta.
A
Encaminhar diretamente o documento ao setor destinatário, permitindo que o registro seja realizado posteriormente pelo servidor responsável pela análise.
B
Registrar o documento no sistema de protocolo, atribuir número de identificação, indicar data de recebimento e encaminhá-lo ao setor responsável conforme fluxo administrativo.
C
Realizar apenas o armazenamento físico do documento recebido, considerando o protocolo eletrônico responsabilidade exclusiva do setor administrativo interno.
D
Arquivar provisoriamente o documento na recepção até que haja confirmação verbal da chefia sobre a necessidade de registro administrativo formal.
Em um setor de protocolo de um órgão público, verificou-se que a ausência de padronização nos procedimentos de recebimento, registro, tramitação e arquivamento de documentos tem gerado inconsistências no controle das informações e dificuldades na recuperação de processos. Diante desse cenário, foram propostas medidas para aperfeiçoar a gestão documental, com foco na organização e no fluxo adequado dos documentos.
Considerando as práticas relacionadas ao protocolo e à organização de arquivos, assinale a alternativa correta:
A
O registro de documentos no protocolo deve contemplar informações suficientes para identificar sua origem, conteúdo e movimentação, permitindo o acompanhamento durante a tramitação e subsidiando sua posterior organização no arquivo.
B
A tramitação documental pode ocorrer entre setores com base na dinâmica de trabalho, independentemente de registro formal, desde que o documento seja devidamente arquivado ao final do processo.
C
A classificação de documentos pode ser realizada de forma flexível ao longo da tramitação, sem necessidade de critérios previamente definidos, desde que haja controle posterior no momento do arquivamento.
D
O arquivamento de documentos deve priorizar a guarda física imediata, sendo a classificação um procedimento secundário que pode ser aplicado apenas quando houver necessidade de consulta.
Qual é o procedimento que formaliza a captura do documento arquivístico no sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um identificador único, além da atribuição de elementos que que descrevem o documento, como data, classificação, título etc.? Assinale a alternativa correta.
A
Sistema de informação
B
Transferência
C
Variabilidade limitada
D
Registro
E
Versão
Ao descrever os documentos do setor, o almoxarife compara duas formas de nomear um mesmo documento: apenas relatório e, de modo completo, relatório de inventário de bens. Ele precisa identificar o que a segunda forma representa na terminologia arquivística, considerando que ela acrescenta à primeira a atividade que originou o documento. Acerca do tema, o conceito a que corresponde a designação relatório de inventário de bens é denominado como:
A
Gênero documental.
B
Formato.
C
Suporte.
D
Tipo documental.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O registro de documentos, ao viabilizar a sua identificação individualizada, constitui-se como uma condição relevante para o controle da tramitação documental, ainda que não seja suficiente, para assegurar a sua regularidade.
C
Certo
E
Errado
No âmbito dos sistemas de protocolo no setor público, as etapas de recebimento, registro, numeração, distribuição e controle documental são fundamentais para assegurar a rastreabilidade, a organização e o acompanhamento da tramitação dos documentos administrativos.
Considerando esses conceitos, assinale a alternativa que estabelece a correta correspondência entre cada etapa do protocolo e sua respectiva definição.
A
Recebimento: conferência inicial do documento; Registro: lançamento das informações no sistema de protocolo; Numeração: atribuição de identificador único ao documento.
B
Distribuição: guarda permanente do documento; Controle documental: eliminação de documentos sem valor administrativo; Registro: classificação arquivística.
C
Registro: encaminhamento do documento à unidade responsável; Numeração: controle da movimentação documental; Recebimento: formalização do documento no sistema.
D
Recebimento: atribuição de código único ao documento para fins de identificação; Registro: verificação da integridade física do documento; Distribuição: acompanhamento do fluxo documental.
Quanto ao recebimento e tramitação de documentos, é incorreto afirmar se deve:
A
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
B
Fazer o registro correto no recebimento.
C
Eliminar documentos que ultrapassaram o seu tempo de guarda.
D
Encaminhar corretamente o documento ao destinatário.
E
Expedir o documento original.
Ano:
2026
Prova:
FEPESE - Prefeitura de Florianópolis - Assistente Administrativo - 2026
No âmbito das rotinas administrativas, o registro de entrada e movimentação de documentos em uma repartição pública é realizado por meio de um procedimento específico.
Assinale a alternativa que identifica corretamente esse procedimento.
A
Arquivo permanente.
B
Protocolo.
C
Inventário patrimonial.
D
Relatório de gestão.
E
Termo de referência.
Segundo Medeiros e Hernandes (2009), o controle de correspondências recebidas e expedidas é fundamental para a organização administrativa e o registro adequado garante segurança e rastreabilidade documental. Sendo assim, é correto afirmar que:
A
O registro das correspondências deve conter informações que permitam sua identificação, tramitação e acompanhamento.
B
O controle das correspondências deve ser realizado pela ordenação dos documentos conforme o tipo de envelope e a ordem de chegada ao setor.
C
A eficiência no tratamento das correspondências decorre do encaminhamento imediato ao destinatário, seguido de registro sintético do conteúdo da correspondência para controle interno.
D
O registro das correspondências prioriza a numeração sequencial dos documentos e a definição posterior do assunto no momento do arquivamento.
No exercício de suas funções, um Assistente Administrativo recebe documentos destinados a diferentes setores da prefeitura.
De acordo com as normas e boas práticas de documentação e protocolo, qual procedimento deve ser adotado para assegurar o correto fluxo das informações?
A
Registrar o documento em sistema de protocolo, atribuindo-lhe número e data, para permitir a devida tramitação e o encaminhamento conforme o fluxo administrativo estabelecido.
B
Realizar a leitura do documento, decidir sobre sua relevância e encaminhá-lo diretamente ao setor que considerar mais adequado.
C
Guardar o documento temporariamente até que o destinatário o solicite formalmente.
D
Encaminhar o documento por e-mail institucional sem necessidade de registro formal, desde que haja confirmação de recebimento.
E
Arquivar o documento imediatamente, pois o controle de tramitação é responsabilidade exclusiva do setor jurídico.
Acerca de processos administrativos, julgue o item a seguir.
O registro documental é dispensável quando o projeto possui orçamento previamente aprovado.
C
Certo
E
Errado
Michelle passou no concurso público para o cargo de psicóloga do Tribunal de Justiça. Ao chegar ao setor para o qual foi designada, reuniu-se com a psicóloga que ela iria substituir, em função da aposentadoria iminente da colega.
Sobre a guarda e a transferência dos registros documentais arquivados no setor, é correto afirmar que:
A
a transferência de tais registros para Michelle é vedada em razão da quebra de sigilo;
B
Michelle deve recusar a transferência dos registros, haja vista serem oriundos do trabalho de outra psicóloga, que já foi encerrado;
C
a psicóloga aposentada deve realizar a guarda dos registros por cinco anos para que, após esse prazo, seja permitido a Michelle o acesso a eles;
D
Michelle será a nova responsável pelo material que foi produzido, e sua transferência deve ser registrada em documento no Conselho Regional de Psicologia;
E
a transferência dos registros deve ser feita com autorização da chefia imediata à qual os psicólogos estão subordinados, sendo esta a responsável exclusiva pela guarda dos documentos.
Ano:
2026
Banca:
Unochapecó
Em um órgão público estadual, observou-se que documentos importantes estavam sendo recebidos e expedidos sem registro formal e arquivamento adequado. Isso dificultava o acompanhamento dos processos, comprometendo prazos, rastreabilidade e segurança da informação.
Considerando os princípios de protocolo e arquivamento de documentos, assinale a alternativa que apresenta a medida correta para corrigir os problemas identificados:
A
Implantar um sistema de protocolo formal, registrando todos os documentos recebidos e expedidos com número, data, remetente, destinatário e assunto, e combinar isso com arquivamento organizado, garantindo rastreabilidade, segurança, controle e acessibilidade.
B
Manter o arquivamento informal e confiar na memória dos servidores, pois todos conhecem os documentos e conseguem localizá-los rapidamente quando necessário.
C
Registrar documentos apenas quando houver urgência, dispensando controle de protocolo e arquivamento para documentos de rotina, a fim de agilizar processos internos.
D
Armazenar documentos de forma improvisada, sem padronização ou classificação, considerando que a experiência dos servidores é suficiente para encontrar os registros.
Nos órgãos públicos, o controle de entrada e saída de pessoas e documentos constitui procedimento essencial para a segurança institucional, a proteção das informações administrativas e a adequada organização dos fluxos internos de trabalho. Nesse contexto, o profissional responsável pela recepção deve observar normas de identificação, registro e acompanhamento da circulação de usuários e documentos, garantindo conformidade com os princípios da administração pública e com as rotinas administrativas estabelecidas.
Considerando as práticas adequadas relacionadas ao controle de acesso e à circulação de documentos no ambiente público, assinale a alternativa correta.
A
A identificação de visitantes é facultativa quando acompanhados por servidores efetivos da instituição.
B
O controle deve ocorrer apenas em horários de maior movimento, sendo dispensável em períodos considerados de baixo fluxo.
C
Documentos administrativos podem circular sem registro quando destinados a setores internos do mesmo órgão público.
D
O registro de acessos contribui para rastreabilidade, segurança das informações e controle adequado da circulação institucional.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O registro de um documento no protocolo gera uma identidade única, permitindo o controle de sua tramitação e da recuperação da informação pelo histórico de movimentação.
C
Certo
E
Errado
No âmbito administrativo, há um documento formal destinado ao registro fiel das ocorrências, deliberações e encaminhamentos realizados durante reuniões, podendo ser elaborado de forma manuscrita ou digitada, com folhas numeradas e devidamente rubricadas, em que é obrigatória a assinatura dos responsáveis pela condução e registro dos trabalhos. Assinale a alternativa que corresponde a esse documento:
A
memorando
B
relatório
C
redação
D
ata
E
requerimento
Com relação à documentação de processo, assinale a opção que apresenta exemplos de documentos e registros, respectivamente.
A
Um livro e um CD (suporte óptico).
B
Certidão de nascimento e nota fiscal.
C
Código de Hamurabi e uma conta de luz.
D
Um plano de trabalho e uma norma técnica administrativa de qualquer natureza.
E
Ordem de Serviço e nota de empenho.
O recebimento e a transmissão de informações exigem procedimentos padronizados de modo a assegurar controle, rastreabilidade e segurança nos fluxos comunicacionais dentro da organização. Dessa forma, assinale CORRETAMENTE:
A
Registrar data hora e origem é fundamental para controle e rastreabilidade documental.
B
Ignorar o protocolo simplifica o fluxo e evita burocracia no setor administrativo.
C
Transmitir informação confidencial sem verificação preserva a agilidade e eficiência total.
D
Deixar de arquivar documentos recebidos reduz a transparência e a responsabilidade institucional.
Gerar simulado