Questões de Concurso sobre Registro de documentos

No âmbito das atividades de protocolo, a etapa de registro é fundamental para formalizar a entrada ou a saída de um documento na instituição. Esse procedimento garante o controle da sua tramitação ao atribuir‑lhe um número de identificação único e registrar seus dados essenciais, como origem, data e assunto.

Após o registro, os documentos administrativos são distribuídos aos setores ou às pessoas responsáveis por sua análise, tramitação ou execução, garantindo que cheguem aos destinatários corretos.

O uso da informática possibilitou a substituição do registro e controle manual da tramitação por sistemas automatizados, que são criados por meio da utilização de campos de recuperação diferentes dos definidos em fichas e livros de protocolo.

No cumprimento das suas funções, os arquivos correntes, muitas vezes, respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes.

O registro é a etapa inicial do protocolo, em que os documentos, provenientes de fontes internas ou externas, são recebidos, incluindo a verificação da integridade e se estão completos.

Em qual atividade de protocolo é feita a identificação de metadados de um documento?

O setor de protocolo tem como função principal o registro, a tramitação e o controle de documentos recebidos e expedidos por uma organização. A aplicação de técnicas adequadas assegura a rastreabilidade e a eficiência no gerenciamento das informações. Sobre esse tema, analise as afirmativas a seguir.

I. O registro adequado dos documentos em um sistema de protocolo deve incluir informações como data de recebimento, remetente, destinatário e assunto.

II. A classificação de documentos pelo setor de protocolo segue exclusivamente critérios cronológicos, visando priorizar o despacho dos mais antigos.

III. A rastreabilidade dos documentos no setor de protocolo é garantida pelo registro detalhado e pela atualização das etapas de tramitação.

Está correto o que se afirma em:

O registro de documentos deve ser feito quando da entrada do documento no arquivo intermediário de uma organização.

Marilena Leite Paes (2017) define ata como o registro fiel de ocorrências de uma reunião, e atestado como o documento que comprova um fato ou situação.

I. A ata deve ser redigida no momento da reunião, sem rasuras.

II. O atestado é emitido apenas por médico.

III. A ata pode conter juízos de valor do redator.

IV. O atestado é um documento declaratório e comprobatório.

Assinale a sequência correta de afirmações verdadeiras (V) e falsas (F):

Enviar o mesmo memorando para o setor de gestão de pessoas, que não tem competência para a manutenção de veículos, é uma ação equivocada realizada na etapa de registro de documentos pelo setor de protocolo.

No setor de protocolo de um órgão público, o ato de registrar um documento é fundamentalmente definido como:

Na Escola Municipal Aurora, o servidor Fábio foi encarregado de organizar o fluxo diário de atendimento, controle de entrada de documentos e encaminhamento de demandas para a direção. Durante a primeira semana, identificou que muitas solicitações estavam sendo extraviadas devido à ausência de registro e protocolo adequado. Em reunião, a diretora pediu que ele explicasse qual procedimento mínimo deve ser adotado para garantir formalidade e rastreabilidade.

Assinale a alternativa CORRETA.

Em uma repartição pública, o tratamento adequado de documentos e processos é essencial para garantir a transparência, a eficiência e a segurança da informação. As atividades de registro, protocolo, tramitação e arquivamento devem seguir normas técnicas e legais, assegurando que cada etapa seja devidamente controlada e rastreável.

Com base nesse contexto, analise as afirmativas abaixo e assinale V para verdadeiro e F para falso:

(__)O registro de documentos consiste em sua identificação formal, incluindo data, número, assunto, dentre outros dados, permitindo controle e rastreabilidade.

(__)A tramitação de processos entre setores pode ocorrer informalmente, sem necessidade de registro, desde que haja confiança entre os servidores envolvidos, como prefeito e vice-prefeito.

(__)O arquivamento permanente é destinado a documentos que possuem valor histórico, legal ou institucional, e devem ser preservados mesmo após o encerramento de sua tramitação, sendo esses inalienáveis e imprescritíveis.

Assinale a alternativa com sequência correta:

Com relação ao protocolo, o auxiliar administrativo de uma prefeitura sabe que a etapa de registro de um documento refere-se

Sinalize o campo obrigatório no Livro de Registro de Correspondência de saída:

O serviço de protocolo é responsável por controlar a tramitação dos documentos dentro de uma instituição pública. Para garantir eficiência e rastreabilidade, suas operações seguem uma ordem lógica que possibilita o correto fluxo documental.

Coloque em ordem lógica as operações realizadas pelo serviço de protocolo, conforme as práticas da Administração Pública:

1.Registro; 2.Movimentação; 3.Recebimento; 4.Distribuição

Nos procedimentos de controle da tramitação de documentos digitais, é vedada a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro no instrumento de encaminhamento e de controle da tramitação.

De acordo com a terminologia arquivística, como se chama o documento de autenticidade não reconhecida?

A Escola Municipal Horizonte passou a adotar um novo procedimento para controlar correspondências internas e externas. O servidor Daniel percebeu que documentos estavam sendo entregues sem registro, o que dificultava localizar responsáveis e acompanhar prazos. Diante disso, propôs padronizar o uso de carimbos de recebimento, planilhas de rastreamento e encaminhamento formal. Em apresentação à direção, explicou o motivo dessa padronização.

Assinale a alternativa CORRETA.

O conjunto de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc. é denominado como arquivo: