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Questões de Concurso sobre Registro de documentos
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Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável por receber, registrar, classificar, distribuir e expedir documentos. Durante o processo de registro de um documento, o servidor responsável identifica que o documento não possui assinatura do remetente. Considerando as boas práticas de protocolo e arquivo, assinale a alternativa que apresenta o procedimento mais adequado a ser adotado pelo servidor nessa situação.
A
Devolver o documento ao remetente, solicitando a sua regularização.
B
Receber o documento, mas não atribuir um número de protocolo, aguardando a regularização posterior.
C
Receber e registrar o documento normalmente, informando ao destinatário sobre a ausência da assinatura.
D
Recusar o recebimento do documento, informando ao remetente que ele não pode ser protocolado sem assinatura.
Poderá ser realizado o registro no livro de correspondências:
A
Documentos oficiais particulares.
B
Documentos oficiais ostensivos.
C
Documentos oficiais confidenciais.
D
Documentos oficiais sigilosos.
E
Documentos oficiais expressos.
A atividade de protocolo na qual se faz um cadastro do documento, podendo ser informatizado ou não, e em que é atribuído um número para seu acompanhamento denomina-se:
A
recebimento e classificação
B
expedição e distribuição
C
controle e tramitação
D
registro e autuação
Nas funções arquivísticas, a função de aquisição de documentos compõe a atividade de
A
digitalização de documentos.
B
microfilmagem de documentos.
C
eliminação de documentos.
D
planificação de documentos.
E
transferência de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta uma das principais etapas do protocolo de documentos em uma organização.
A
Registrar e distribuir documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos para garantir o controle e a rastreabilidade
B
Realizar a digitalização imediata de todos os documentos recebidos
C
Armazenar documentos sem a necessidade de registro formal
D
Eliminar documentos recebidos após uma análise inicial
Sobre as etapas do protocolo, é correto afirmar que:
A
A autuação é obrigatória para todos os documentos recebidos, independentemente de sua natureza.
B
A distribuição ocorre quando o destinatário do documento pertence à mesma instituição, mesmo que esteja localizado em outra cidade ou estado.
C
O registro de documentos sigilosos é feito normalmente, desde que seja verificada sua origem e assunto.
D
A expedição é o processo de envio de documentos a destinatários internos, dentro da mesma instituição.
Ana ocupa um lugar administrativo em uma prefeitura. Uma de suas principais responsabilidades é gerenciar a correspondência que chega no setor, incluindo a recepção, o encaminhamento e o arquivamento de documentos.
Assinale a alternativa correta com base nas responsabilidades de Ana.
A
Deve registrar a correspondência recebida, abrir os envelopes, conferir os conteúdos, e decidir se vai entregar para os destinatários ou se vai arquivar as correspondências recebidas.
B
Deve receber as correspondências sem realizar registros específicos já que cabe aos gerentes de cada setor da prefeitura realizar o registro e a identificação da correspondência recebida todos os dias.
C
Deve devolver as correspondências recebidas aos devidos remetentes visto que não é função dos funcionários administrativos realizar serviços que pertencem ao correio.
D
Deve registrar a correspondência recebida, verificar o destinatário correto e conferir se há instruções específicas para o envio. Em seguida, ela deve encaminhar a correspondência ao gerente ou ao departamento responsável.
E
Deve receber as correspondências e encaminhá-las de imediato para o setor de incineração, visto que o acúmulo de papel consiste em um exercício pouco sustentável para uma prefeitura.
Em uma empresa, o fluxo de entrada e saída de documentos é parte essencial do seu funcionamento organizacional. Ao lidar com documentos, é importante entender a diferença entre catálogo e arquivo. O catálogo geralmente consiste em um registro ou lista que facilita a busca e a localização de documentos específicos. Arquivo pode ser entendido como o armazenamento físico ou digital desses documentos para preservação e futura referência. Considere as definições apresentadas e assinale a alternativa correta.
A
O catálogo registra documentos físicos, enquanto o arquivo registra documentos eletrônicos.
B
O catálogo funciona como um sistema de segurança de informações, enquanto o arquivo guarda os documentos oficiais.
C
O catálogo proporciona a guarda de processos, enquanto o arquivo guarda os documentos físicos.
D
O catálogo proporciona o registro detalhado das transações, enquanto o arquivo se refere à guarda dos documentos.
E
O catálogo distribui os documentos internamente, enquanto o arquivo distribui os documentos externamente.
Em uma repartição pública, qual é o procedimento adequado para a gestão de documentos recebidos que contêm informações sensíveis?
A
Encaminhar todos os documentos recebidos diretamente aos departamentos sem um registro prévio para economizar tempo.
B
Deixar documentos sensíveis em áreas comuns para acesso fácil e rápido por todos os funcionários.
C
Classificar todos os documentos recebidos como de acesso público para simplificar o processo de gestão documental.
D
Registrar e classificar o documento conforme sua confidencialidade e urgência, e distribuí-lo somente aos destinatários autorizados.
E
Omitir o registro de documentos sensíveis em sistemas eletrônicos para evitar possíveis violações de segurança.
Com relação ao arquivamento, é correto afirmar que as duas primeiras etapas iniciais de tramitação de documentos e protocolo, é:
A
Recebimento e Registro.
B
Expedição e Controle.
C
Classificação e Expedição.
D
Distribuição e Autuação.
Na organização, o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos é o protocolo, que pode ser centralizado e descentralizado. Qual alternativa corresponde a um processo do protocolo descentralizado?
A
Os documentos e atividades de controle são estabelecidos dentro de cada setor.
B
Os documentos e atividades de controle ficam em um único local da organização.
C
A maioria dos documentos recebidos são registrados por ordem de importância.
D
O documento é sempre recebido pelo almoxarifado para poder ser despachado ao seu destinatário.
Os documentos registrados nos protocolos sem nenhuma restrição são os
A
ordinários.
B
originais.
C
tramitáveis.
D
ostensivos.
E
particulares.
Protocolo é um conjunto de informações, decisões, normas e de regras definidas a partir de um ato oficial. Assinale a assertiva que indica a fase do protocolo que acontece o cadastramento do protocolo em um sistema de controle da entidade, onde será atribuído ao documento um número para facilitar a sua localização.
A
Recebimento.
B
Classificação.
C
Registro e atuação.
D
Expedição.
E
Movimentação.
Assinale a alternativa correta.
A
Arquivamento consiste na atividade que corresponde ao estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo documental na instituição de origem.
B
Destinação é o elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituído por números, letras ou combinação de números e letras, que permite a localização do documento.
C
Inspeção é a atividade que recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que determinaram a sua produção e identificam os tipos/séries documentais.
D
Registro é a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
E
Movimentação é o processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao formato que se tem em vista produzir.
O conjunto de documentos de naturezas diversas, que são reunidos oficialmente em capa especial e que vão sendo acumulados no decurso de uma ação jurídica ou administrativa, formando um conjunto materialmente indivisível, denomina-se:
A
inventário
B
processo
C
arquivo
D
acervo
O controle de documentos institucionais são métodos de controle de envio e recebimento dos documentos. Assinale a alternativa correspondente a nomenclatura utilizada para registro de documentos de público interno ou externo de determinada instituição.
A
Recepção de tramitação.
B
Controle de expedição.
C
Recepção de registro.
D
Controle de entrada.
E
Protocolo de recebimento.
Com relação às atividades do protocolo, aquela que identifica cada grupo de documentos com o objetivo de agrupá-los de acordo com seus respectivos assuntos denomina-se:
A
registro
B
autuação
C
classificação
D
movimentação
Define-se registro como:
A
Repositório digital que armazena e gerencia documentos arquivísticos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente.
B
Representação em formato digital de um documento originalmente não digital.
C
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
D
Procedimento que formaliza a captura do documento arquivístico no sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um identificador único e de outros metadados (data, classificação, título etc.) que descrevem o documento.
Um serviço essencial na escola é o registro de entrada e de saída de documentos. Para isso, é necessário o uso diário:
A
De um memorando.
B
Do workflow.
C
De um gerenciador eletrônico de documentos.
D
Do livro de protocolo.
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