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Questões de Concurso sobre Registro de documentos
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Ao receber um ofício de outro órgão, o setor de protocolo deve adotar a sequência correta para garantir a tramitação regular do documento.
Essa sequência é:
A
Distribuição → Registro → Recebimento → Expedição.
B
Recebimento → Registro → Distribuição → Expedição.
C
Registro → Recebimento → Expedição → Distribuição.
D
Expedição → Registro → Recebimento → Distribuição.
E
Registro → Distribuição → Recebimento → Expedição.
Uma das tarefas fundamentais do setor de Protocolo de um órgão é o registro de documentos, que consiste em:
A
Realizar a classificação do documento, etapa realizada logo após a movimentação e autuação, e consiste em realizar a primeira etapa de controle do recebimento dos documentos.
B
Ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar no sistema.
C
Transformar o documento previamente analisado, em processo.
D
Separa os documentos de acordo com o destinatário, podendo ser feita por área ou por assunto.
Em seu trabalho rotineiro, o arquivista recebe um documento externo à instituição que vai necessitar passar por alguns setores internos para tomada de decisões.
Para que esse profissional tenha o controle sobre esse documento e consiga acessá-lo em caso de necessidade, ele precisará fazer a(o) sua(seu)
A
avaliação
B
seleção
C
distribuição
D
expedição
E
registro
O que compreende o processo de identificação e digitação de documentos em um escritório?
A
Descarte de documentos importantes.
B
Registro e transcrição de informações.
C
Desorganização intencional de arquivos.
D
Uso inadequado de equipamentos de escritório.
E
Empilhar os documentos sobre a mesa.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Denomina‑se suporte o material físico em que a informação é registrada.
C
Certo
E
Errado
O documento refere‑se ao registro de uma informação, ao passo que o registro se refere ao material físico no qual a informação permanece registrada.
C
Certo
E
Errado
Considere a seguinte situação: Um servidor público recebe a solicitação de seu superior imediato para elaborar um relatório a respeito da disponibilidade de itens do almoxarifado setorial para que, a partir do levantamento dessas informações, possam ser identificadas possíveis necessidades de reabastecimento. O chefe determina que essa rotina seja adotada mensalmente, o que permitirá o registro frequente e preciso do histórico dos itens. Para executar a tarefa, ele decide registrar as informações em um papel timbrado, disponibilizando, sempre na frequência indicada, os referidos documentos para seu chefe. Com base nas noções teóricas da Arquivologia, é correto afirmar, a partir do exemplo dado, que o papel timbrado utilizado pelo servidor para registrar as informações é conceituado como
A
Protocolo.
B
Prontuário.
C
Expediente.
D
Suporte.
Ana trabalha no setor de protocolo de uma prefeitura e recebeu uma correspondência oficial que precisa ser registrada e encaminhada para o departamento de educação. Ela deve seguir os procedimentos corretos para garantir que o documento seja registrado e tramitar adequadamente. Acerca do processo de protocolo e tramitação da ação correta que Ana deve tomar após registrar a correspondência, marque a alternativa CORRETA:
A
Destruir o documento físico após registrá-lo eletronicamente.
B
Arquivar diretamente o documento sem protocolar, já que se trata de um ofício interno.
C
Enviar uma cópia digital não registrada e arquivar o original.
D
Encaminhar o documento ao departamento correto após seu registro no sistema de protocolo.
Assinale a alternativa correta com relação às etapas do protocolo.
A
Os documentos de caráter sigilosos não passam pela etapa de registro.
B
Os documentos de caráter ostensivo não passam pela etapa de registro.
C
Ambos os documentos sigilosos e ostensivos devem passar pela etapa de registro.
D
Na etapa do recebimento, não são recebidos documentos de caráter pessoal ou sigiloso.
E
Somente os documentos de caráter sigiloso passam pela etapa de autuação.
Denomina‑se documento o registro de uma informação que depende da natureza do suporte que a contém.
C
Certo
E
Errado
O que é o Assentamento Funcional Digital (AFD)?
A
Um conceito e uma plataforma de inclusão, consulta e acesso a documentos, em ambiente virtual, do histórico funcional dos servidores públicos brasileiros, criado por meio de portaria do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
B
Um documento eletrônico com histórico funcional dos servidores públicos brasileiros, conforme instituído por resolução do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
C
Uma base de dados que armazena, na Internet, o conjunto de documentos acadêmicos acerca do histórico de estudantes das instituições de Educação Superior (IES), que devem ser convertidos para o meio digital, conforme a Portaria n.º 360, de 18 de maio de 2022, do Ministério da Educação.
D
Uma pasta com o dossiê de assentados da Reforma Agrária, conforme orientação do Instituto Nacional de Regularização e Reforma Agrária (INCRA).
E
Um sistema implantado pelo Arquivo Nacional para gestão de documentos dos assentados da Reforma Agrária.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
O documento, cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume, tamanho, formato ou por ilegibilidade, deverá permanecer na secretaria da unidade processante, com o registro cabível em certidão padronizada inserida no processo eletrônico, garantindo-se
A
a sua guarda permanente.
B
a supervisão dos procedimentos pela CPAD.
C
o amplo acesso a seu conteúdo.
D
a fragmentação manual ou mecânica.
No contexto do protocolo de documentos, assinale a alternativa que apresenta a principal função do registro de um documento.
A
Identificar o responsável pela elaboração do documento
B
Assegurar a rastreabilidade e a integridade do documento ao longo de seu ciclo de vida
C
Facilitar a eliminação de documentos que não têm mais valor
D
Determinar o formato de digitalização para arquivos eletrônicos
Um documento é qualquer registo de informação, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-lo. Assinale a alternativa incorreta.
A
Arquivamento de documentos é o processo de guarda devidamente ordenado para que seja preservada a integridade física do documento no decorrer dos tempos
B
Os documentos físicos, conforme seu ciclo de vida, poderão ser descartados, seguindo rigorosamente uma tabela de temporalidade
C
O processo de descarte não precisa ser registrado e validado, devendo os documentos produzidos em papéis serem fragmentados de forma mecânica, preservando e garantindo a inviolabilidade da informação de seu conteúdo
D
Há documentos que, mesmo presentes na tabela de temporalidade para descarte, são digitalizados ou microfilmados, mantendo assim o registro da informação de forma eletrônica
Para garantir a eficiência e a segurança no controle de entrada e saída de documentos em uma organização, qual dos seguintes procedimentos é mais eficaz para assegurar a correta rastreabilidade dos documentos?
A
Utilizar um sistema de controle baseado apenas em pastas físicas para armazenar os documentos, sem necessidade de registrar sua entrada e saída.
B
Registrar a entrada dos documentos em um sistema digital, mas não monitorar ou registrar sua saída, para reduzir a carga de trabalho de registro.
C
Implementar um sistema de protocolo onde cada documento recebido ou enviado deve ser registrado em um software de gerenciamento documental, com informações detalhadas como data, hora, nome do responsável e descrição do documento.
D
Permitir que os documentos sejam processados sem registro formal, utilizando apenas e-mails de confirmação para documentar a entrada e saída dos mesmos.
Ao registrar um documento quando da sua entrada no protocolo efetua-se a seguinte ação:
A
determinação do arranjo.
B
elaboração de um inventário.
C
elaboração de um repertório.
D
determinação de um prazo de guarda.
E
atribuição de um número de acompanhamento.
Conforme a norma Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias – ISAAR (CPF), registros de autoridade arquivística podem ser usados para:
I. descrever uma entidade coletiva, pessoa, ou família como unidades dentro de um sistema de descrição arquivístico;
II. o fornecimento de orientação prática na identificação e contato com instituições com acervos arquivísticos e no acesso ao acervo e aos serviços disponíveis;
III. a produção de estatísticas de instituições com acervo arquivístico, nos níveis regional, nacional ou internacional;
IV. controlar a criação e uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas;
V. documentar relações entre diferentes produtores de documentos e entre essas entidades e os documentos que produziram e/ou outros recursos sobre ou produzidos por essas mesmas entidades.
Estão corretas as afirmativas
A
I e V.
B
I, II e III.
C
I, IV e V.
D
II, IV e V.
E
I, II, IV e V.
O procedimento de arquivo que tem como pré-requisito a definição de quais documentos (produzidos e recebidos) serão registrados pelo Sistema Arquivístico de Gestão de Documentos (SIGAD), quem deve ter acesso a esses documentos e em que níveis e por quanto tempo eles serão mantidos é
A
a captura.
B
a preservação.
C
o encaminhamento.
D
a tramitação.
De acordo com a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias, os registros de autoridade arquivística podem ser usados para o controle da criação e do uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado