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Questões de Concurso sobre Registro de documentos
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O recebimento e a transmissão de informações exigem procedimentos padronizados de modo a assegurar controle, rastreabilidade e segurança nos fluxos comunicacionais dentro da organização. Dessa forma, assinale CORRETAMENTE:
A
Registrar data hora e origem é fundamental para controle e rastreabilidade documental.
B
Ignorar o protocolo simplifica o fluxo e evita burocracia no setor administrativo.
C
Transmitir informação confidencial sem verificação preserva a agilidade e eficiência total.
D
Deixar de arquivar documentos recebidos reduz a transparência e a responsabilidade institucional.
Um setor de protocolo ainda utiliza um carimbo datador para marcar todos os documentos que dão entrada na instituição. Esse ato, além de registrar o momento exato do recebimento, vincula o documento a um número sequencial único para acompanhamento. Diante disso, qual é a finalidade principal dessa numeração sequencial e do registro cronológico no cotidiano de uma unidade de protocolo para o cidadão e para a própria Administração Pública?
A
Redução de custos.
B
Descarte eficiente.
C
Estética documental.
D
Rastreabilidade e controle.
Michelle passou no concurso público para o cargo de psicóloga do Tribunal de Justiça. Ao chegar ao setor para o qual foi designada, reuniu-se com a psicóloga que ela iria substituir, em função da aposentadoria iminente da colega.
Sobre a guarda e a transferência dos registros documentais arquivados no setor, é correto afirmar que:
A
a transferência de tais registros para Michelle é vedada em razão da quebra de sigilo;
B
Michelle deve recusar a transferência dos registros, haja vista serem oriundos do trabalho de outra psicóloga, que já foi encerrado;
C
a psicóloga aposentada deve realizar a guarda dos registros por cinco anos para que, após esse prazo, seja permitido a Michelle o acesso a eles;
D
Michelle será a nova responsável pelo material que foi produzido, e sua transferência deve ser registrada em documento no Conselho Regional de Psicologia;
E
a transferência dos registros deve ser feita com autorização da chefia imediata à qual os psicólogos estão subordinados, sendo esta a responsável exclusiva pela guarda dos documentos.
O serviço de protocolo desempenha papel fundamental no controle da documentação que ingresa ou circula em uma organização, garantindo sua correta identificação, formalização, encaminhamento e acompanhamento.
Sobre as etapas de recepção, classificação, registro e distribuição de documentos, analise as alternativas e assinale a CORRETA:
A
A recepção consiste exclusivamente na entrega física do documento ao destinatário, não sendo necessário verificar sua integridade, identificação ou existência de anexos.
B
A classificação consiste na eliminação dos documentos considerados de pouca importância, enquanto o registro corresponde ao arquivamento definitivo da documentação recebida.
C
O registro tem por finalidade formalizar a entrada ou movimentação do documento, permitindo sua identificação e rastreamento por meio de informações como número de protocolo, data, origem, assunto e destinatário.
D
A distribuição deve ocorrer antes da classificação e do registro, pois o documento precisa chegar ao setor competente para que somente depois sejam realizadas as demais etapas do protocolo.
Com relação à documentação de processo, assinale a opção que apresenta exemplos de documentos e registros, respectivamente.
A
Um livro e um CD (suporte óptico).
B
Certidão de nascimento e nota fiscal.
C
Código de Hamurabi e uma conta de luz.
D
Um plano de trabalho e uma norma técnica administrativa de qualquer natureza.
E
Ordem de Serviço e nota de empenho.
O registro de documentos recebidos, etapa a qual gera número sequencial, é facultativo para os documentos de natureza ostensiva, visando agilizar a distribuição interna nas organizações públicas.
C
Certo
E
Errado
Em relação à Arquivologia, o conceito de documento arquivístico ocupa posição central na compreensão da gestão da informação no setor público. Segundo o tema, uma definição compatível com a concepção teórica contemporânea é:
A
Registro de informação produzido ou recebido no exercício de atividades institucionais, mantendo vínculo funcional com o órgão produtor.
B
Conjunto de registros dotados exclusivamente de valor permanente.
C
Documento reconhecido apenas quando detentor de valor histórico.
D
Qualquer dado isolado armazenado em sistema informacional.
Na secretaria de uma escola, um serviço essencial é o registro de entrada e saída de documentos. Por meio desses registros escritos, é possível esclarecer dúvidas e comprovar a expedição e o recebimento de documentos. Para isso, qual instrumento é necessário utilizar diariamente?
A
Caderno de registro.
B
Agenda organizadora.
C
Ficha de arquivo.
D
Bloco de notas.
E
Livro de protocolo.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Um auxiliar administrativo de um Conselho Regional recebeu, por e‑mail, um documento. Em seguida identificou o seu assunto, efetuou o seu registro no sistema e o encaminhou à unidade responsável para análise.
Com base nessa situação hipotética, é correto afirmar que as atividades descritas correspondem, respectivamente, às etapas de
A
recepção, classificação, registro e distribuição.
B
recepção, registro, classificação e distribuição.
C
classificação, recepção, registro e distribuição.
D
recepção, classificação, distribuição e registro.
E
classificação, registro, recepção e distribuição.
Um cidadão apresenta um requerimento acompanhado de três anexos e solicita comprovante da entrega. O procedimento correto é:
A
Enviar o conjunto para análise e registrar a entrada somente depois da aceitação dos documentos.
B
Conferir os anexos, entregar o comprovante e registrar a entrada quando o setor destinatário receber o processo.
C
Registrar o requerimento, devolver um dos anexos ao cidadão e encaminhar os demais ao setor competente.
D
Conferir o requerimento e os anexos, registrar a entrada e entregar o comprovante correspondente.
E
Registrar o requerimento, anotar a presença de anexos e encaminhar o conjunto sem realizar a contagem.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O registro de documentos no protocolo consiste na transcrição de dados para um sistema de controle, visando individualizar o documento e garantir a rastreabilidade de sua tramitação desde a entrada na instituição.
C
Certo
E
Errado
A gestão documental nas organizações públicas compreende um conjunto de procedimentos sequenciais que asseguram o controle efetivo das correspondências, desde sua entrada até seu arquivamento. Cada etapa desse fluxo cumpre uma função específica e indispensável para a rastreabilidade e a preservação da informação institucional.
Considerando as etapas do protocolo e da gestão documental, assinale a afirmativa correta.
A
O recebimento de correspondências dispensa o registro formal quando o documento não possui identificação de urgência, cabendo à unidade destinatária decidir sobre sua autuação.
B
A expedição de documentos oficiais pode prescindir de registro de saída quando o destinatário for interno à própria organização, pois a entrega direta supre a necessidade de controle.
C
O arquivamento constitui etapa inicial do fluxo documental, devendo ocorrer imediatamente após o recebimento da correspondência para garantir sua preservação.
D
O registro é etapa que antecede a distribuição do documento, sendo responsável por identificar, numerar, datar e classificar a correspondência recebida, garantindo seu controle e rastreabilidade.
E
A gestão documental restringe-se às fases de recebimento e arquivamento, sendo a expedição considerada atividade acessória que não integra o protocolo formal das organizações.
No setor de protocolo de um órgão público, um agente administrativo recebe documentos produzidos durante diferentes atividades internas e precisa organizá-los de modo compatível com sua função administrativa. Em base das noções básicas de arquivologia, assinale a alternativa correta.
A
Documento de arquivo é aquele produzido ou recebido no decorrer das atividades de uma pessoa física ou jurídica, qualquer que seja o suporte, desde que dotado de organicidade.
B
Documento de arquivo é aquele mantido em suporte físico, desde que tenha sido produzido por órgão público e apresente valor histórico imediato.
C
Documento de arquivo é aquele elaborado para consulta pública, desde que não esteja vinculado a atividade administrativa, legal ou fiscal.
D
Documento de arquivo é aquele preservado após sua eliminação administrativa, desde que mantenha relação com informação de interesse cultural.
Durante a organização do fluxo de documentos de uma secretaria municipal, o auxiliar administrativo recebeu um
expediente encaminhado por uma unidade descentralizada do próprio órgão. O documento continha informações destinadas à adoção de providências por outro setor e estava acompanhado de anexos mencionados no texto principal. Ao conferir o material, o servidor verificou que o expediente estava devidamente identificado, mas ainda não havia sido submetido aos procedimentos de controle documental da secretaria.
Diante da situação, o servidor deverá adotar a conduta que melhor assegure a rastreabilidade e a continuidade da tramitação do expediente.
Assinale a alternativa correta.
A
Reproduzir somente o conteúdo principal do expediente e encaminhar a cópia ao setor responsável, mantendo os anexos sob a guarda da unidade que realizou o recebimento.
B
Encaminhar o expediente diretamente à autoridade responsável pela secretaria para que determine sua distribuição, independentemente da unidade indicada como destinatária.
C
Encaminhar o expediente ao setor indicado no documento e providenciar posteriormente seu registro, caso a unidade destinatária solicite o controle da movimentação.
D
Devolver o expediente à unidade de origem para que esta providencie seu registro, uma vez que documentos internos devem ser protocolados exclusivamente pelo setor que os elaborou.
E
Registrar a entrada do expediente conforme os procedimentos adotados pela instituição e encaminhá-lo à unidade competente, preservando sua integridade e os documentos que o acompanham.
Durante o atendimento ao público, um servidor recebe um documento enviado por um cidadão à prefeitura.
Assinale a alternativa que descreve corretamente a sequência de procedimentos que deve ser adotada.
A
Receber, registrar em protocolo, encaminhar ao setor competente e arquivar após resolução.
B
Encaminhar ao setor competente, registrar no sistema e informar ao cidadão posteriormente.
C
Arquivar o documento, registrar o recebimento e encaminhar cópia ao cidadão.
D
Registrar o documento, arquivá-lo provisoriamente e aguardar orientação da chefia.
E
Receber o documento, digitalizar e devolver o original ao cidadão imediatamente.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O documento é o registro de uma informação que depende diretamente da natureza do suporte que a contém.
C
Certo
E
Errado
Durante uma auditoria interna, verificou-se que o setor de protocolo de uma secretaria municipal registra apenas os documentos recebidos de forma física, deixando de incluir no sistema os processos abertos eletronicamente. Além disso, não há padronização quanto à classificação e à destinação dos documentos.
O gráfico a seguir apresenta o percentual de documentos registrados no sistema de protocolo, segundo sua natureza:
Considerando as informações apresentadas e com base nas boas práticas arquivísticas e nos princípios da gestão documental previstos na legislação e normas arquivísticas brasileiras, assinale a alternativa incorreta:
A
O registro de documentos, sejam físicos ou eletrônicos, é obrigatório, pois constitui instrumento de controle e rastreabilidade administrativa.
B
O protocolo pode dispensar o registro de documentos eletrônicos quando estes forem autoinstrutivos e tramitarem apenas internamente, pois a rastreabilidade é presumida.
C
A destinação do documento, após a classificação, deve seguir critérios previamente definidos, observando-se prazos de guarda e possibilidade de eliminação ou recolhimento.
D
A classificação documental deve ser realizada com base em planos de classificação previamente estabelecidos, assegurando a uniformidade do tratamento arquivístico.
Em um órgão público, a organização e controle dos serviços de recepção são fundamentais para garantir a eficiência no trâmite documental. Com base nessas práticas, analise as afirmativas abaixo e identifique a conduta CORRETA em relação à recepção e encaminhamento de documentação:
A
Os documentos recebidos devem ser registrados em um sistema de protocolo, garantindo rastreabilidade e maior segurança no processo.
B
A comunicação com os setores envolvidos é desnecessária, desde que os documentos sejam encaminhados dentro do prazo estipulado.
C
O uso de sistemas informatizados para o registro e controle de documentos é opcional e não contribui para a agilidade e organização do processo.
D
A triagem e classificação dos documentos por prioridade ou área responsável são dispensáveis, desde que os documentos sejam entregues diretamente aos setores requisitados.
Registro e autuação são atividades que envolvem verificar se os documentos são oficiais ou particulares e se são ostensivos ou sigilosos.
C
Certo
E
Errado
O setor de protocolo desempenha um papel essencial no fluxo eficiente de documentos dentro de uma organização, garantindo que as informações sejam recebidas, classificadas, registradas e distribuídas de forma adequada. De acordo com Rondinelli (2012), o registro é fundamental para o rastreamento e a segurança das informações, sendo uma etapa crítica na gestão documental. Nesse contexto, qual alternativa abaixo descreve corretamente a etapa de registro de documentos no protocolo?
A
Receber e verificar a integridade dos documentos provenientes exclusivamente do setor de contabilidade da empresa.
B
Cadastrar os documentos em um sistema de controle, atribuindo-lhes um número de protocolo único, que facilita sua identificação e gerenciamento.
C
Classificar os documentos por assunto e prioridade, começando pela diretoria até chegar ao nível operacional da organização.
D
Distribuir os documentos para os setores responsáveis, sempre seguindo a ordem hierárquica estabelecida na organização.
E
Arquivar os documentos após o processamento no sistema de controle (sempre do mais antigo para o mais atual).
Gerar simulado