Questões de Concurso sobre Distribuição de documentos

As atividades típicas de difusão nos arquivos compreendem

Um documento que deu entrada na unidade protocolizadora de uma prefeitura, após passar pelas etapas de recebimento, classificação e registro, deve ser encaminhado a um outro órgão público. Essa ação é denominada

No processo de distribuição, o protocolo encaminha os documentos a seus respectivos destinatários internos, após as etapas de registro e a autuação, permitindo que o fluxo documental siga o rito administrativo estabelecido.

Os documentos produzidos por órgãos públicos federais, estaduais, distritais e municipais são considerados arquivos públicos pela legislação em vigor.

Em uma rotina de protocolo, um documento precisa de distribuição interna.

Assinale a alternativa correta para tramitação.

A distribuição de documentos, quando orientada por critérios de classificação, favorece a adequada destinação no fluxo organizacional, sem, contudo, assegurar, de forma isolada, a eficiência da tramitação.

A distribuição é uma atividade de protocolo vinculado à idade documental

Para garantir a rastreabilidade dos documentos dentro de uma instituição pública, o setor de protocolo realiza a identificação e o registro do documento no momento de sua chegada, assegurando o controle de sua movimentação interna.

Qual é o nome da atividade em que o setor de protocolo encaminha o documento ao setor de destino competente?

No âmbito arquivístico, custódia deve ser entendida como responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.

A difusão envolve a construção, em mídias impressas ou digitais, de materiais que possibilitem o acesso da sociedade a documentos públicos.

Os arquivos têm como principal função a difusão cultural de seus acervos.

Uma das atividades de difusão é a assistência educativa, cujo público-alvo são os estudantes de arquivologia, de modo a prepará-los para trabalhar em arquivos públicos.

As atividades dos arquivos correntes são distribuídas em cinco setores, devido ao relacionamento entre elas: protocolo; expedição; arquivamento (arquivo propriamente dito); empréstimo e consulta; e destinação.

Para que o setor de protocolo envie uma comunicação idêntica e simultânea aos setores de RH, Finanças e Contabilidade, utilizando um único documento endereçado a todos, deve ser utilizado um(a):

Sobre o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), analise as proposições abaixo e assinale (V) para Verdadeiro ou (F) para Falso.

( ) É responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental em toda a Administração Estadual Paulista.

( ) Para exercer em plenitude suas atribuições legais, mantém interlocução permanente com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), visando à integração e aprimoramento contínuo das atividades de arquivos e protocolos e à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos.

( ) Não é responsável pelo programa de assistência aos municípios paulistas, na criação de arquivos públicos municipais e na implementação de políticas municipais de gestão, acesso e preservação de documentos que ficará a cargo de outro órgão.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Dossiê é definido como o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade.

No processo de encaminhamento de documentos oficiais, é essencial garantir a correta tramitação da informação dentro da organização. Assinale a alternativa correta sobre boas práticas no encaminhamento de documentos:

Publicações, promoção de eventos e visitas guiadas são típicas ações de divulgação/difusão nos arquivos.

Analise as afirmativas a seguir.

I. Encaminhamento de documentos para setores/unidades da mesma instituição.

II. Pedidos escritos encaminhados a uma autoridade pública, solicitando alguma providência, reconhecimento ou a atribuição de um direito, apresentando argumentos para fundamentá-lo.

Assinale a alternativa CORRETA que identifica os conceitos descritos nas afirmativas.

A função criação de documentos pressupõe a centralização da produção de documentos institucionais nas áreas de arquivo.