Questões de Concurso sobre Distribuição de documentos

Um documento que deu entrada na unidade protocolizadora de uma prefeitura, após passar pelas etapas de recebimento, classificação e registro, deve ser encaminhado a um outro órgão público. Essa ação é denominada

As atividades típicas de difusão nos arquivos compreendem

No processo de distribuição, o protocolo encaminha os documentos a seus respectivos destinatários internos, após as etapas de registro e a autuação, permitindo que o fluxo documental siga o rito administrativo estabelecido.

Os documentos produzidos por órgãos públicos federais, estaduais, distritais e municipais são considerados arquivos públicos pela legislação em vigor.

Analise o fluxo simplificado de um documento.

A etapa representada por Distribuição consiste em

Em uma rotina de protocolo, um documento precisa de distribuição interna.

Assinale a alternativa correta para tramitação.

A distribuição de documentos, quando orientada por critérios de classificação, favorece a adequada destinação no fluxo organizacional, sem, contudo, assegurar, de forma isolada, a eficiência da tramitação.

A distribuição é uma atividade de protocolo vinculado à idade documental

Para garantir a rastreabilidade dos documentos dentro de uma instituição pública, o setor de protocolo realiza a identificação e o registro do documento no momento de sua chegada, assegurando o controle de sua movimentação interna.

Qual é o nome da atividade em que o setor de protocolo encaminha o documento ao setor de destino competente?

No âmbito arquivístico, custódia deve ser entendida como responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.

A difusão envolve a construção, em mídias impressas ou digitais, de materiais que possibilitem o acesso da sociedade a documentos públicos.

Os arquivos têm como principal função a difusão cultural de seus acervos.

Uma das atividades de difusão é a assistência educativa, cujo público-alvo são os estudantes de arquivologia, de modo a prepará-los para trabalhar em arquivos públicos.

As atividades dos arquivos correntes são distribuídas em cinco setores, devido ao relacionamento entre elas: protocolo; expedição; arquivamento (arquivo propriamente dito); empréstimo e consulta; e destinação.

Para que o setor de protocolo envie uma comunicação idêntica e simultânea aos setores de RH, Finanças e Contabilidade, utilizando um único documento endereçado a todos, deve ser utilizado um(a):

Sobre o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), analise as proposições abaixo e assinale (V) para Verdadeiro ou (F) para Falso.

( ) É responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental em toda a Administração Estadual Paulista.

( ) Para exercer em plenitude suas atribuições legais, mantém interlocução permanente com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), visando à integração e aprimoramento contínuo das atividades de arquivos e protocolos e à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos.

( ) Não é responsável pelo programa de assistência aos municípios paulistas, na criação de arquivos públicos municipais e na implementação de políticas municipais de gestão, acesso e preservação de documentos que ficará a cargo de outro órgão.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Dossiê é definido como o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade.

No processo de encaminhamento de documentos oficiais, é essencial garantir a correta tramitação da informação dentro da organização. Assinale a alternativa correta sobre boas práticas no encaminhamento de documentos: