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Questões de Concurso sobre Movimentação de documentos
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No funcionamento administrativo das Câmaras Municipais, os processos internos devem garantir controle, transparência e organização, incluindo a tramitação adequada dos documentos entre setores (como secretaria, presidência e comissões). Assinale a alternativa correta:
A
A tramitação de documentos pode ocorrer sem registro formal, desde que haja controle verbal.
B
O controle documental dispensa identificação do responsável pela movimentação.
C
A movimentação de documentos deve ser registrada formalmente, garantindo rastreabilidade e identificação dos responsáveis.
D
A tramitação documental é irrelevante para a transparência administrativa.
Assinale a alternativa correta a respeito das noções de protocolo. As atividades de protocolo compreendem:
A
produzir, imprimir, providenciar, reproduzir e impedir a movimentação de documentos.
B
registrar, publicar, etiquetar, escriturar e ampliar a movimentação de processos.
C
controlar, imprimir, colar, reproduzir e tramitar a movimentação de documentos.
D
receber, registrar, classificar, tramitar e controlar a movimentação de documentos e processos.
E
receber, copiar, classificar, analisar e evitar a movimentação de processos.
Um arquivo utiliza uma listagem de caixas, um índice de nomes e um controle de movimentação. A respeito da revisão desses instrumentos, analise as afirmativas a seguir:
I. Um índice desatualizado deve prevalecer sobre os demais controles, pois sua finalidade de pesquisa o torna
suficiente para definir a localização do documento.
II. A listagem de caixas pode apoiar a localização física das unidades de arquivamento, desde que seus dados sejam mantidos consistentes com a organização real do depósito.
III. O controle de movimentação deve permitir verificar se um documento ou uma unidade saiu de sua localização habitual e para onde foi encaminhado.
É correto o que se afirma em:
A
I, apenas.
B
II e III, apenas.
C
I e III, apenas.
D
II, apenas.
E
I, II e III.
Em um arquivo municipal, documentos já possuem códigos definidos pelo plano de classificação e precisam ser reorganizados fisicamente após mudança de estantes. Analise as afirmativas a seguir:
I. O código de classificação deve continuar relacionado à função ou atividade representada pelo documento, e não à estante em que ele está fisicamente guardado.
II. A indexação pode acrescentar pontos de acesso para a busca, enquanto o controle de localização deve indicar onde a unidade de arquivamento pode ser encontrada.
III. A mudança da caixa para outra estante exige a alteração do código de classificação para que ele passe a representar a nova localização física.
É correto o que se afirma em:
A
II e III, apenas.
B
I, II e III.
C
III, apenas.
D
I, apenas.
E
I e II, apenas.
Situação hipotética: Um usuário precisa guardar uma cópia de segurança de seus documentos mais importantes e, por isso, move todos os arquivos da pasta original para um serviço de armazenamento na nuvem. Assertiva: Ao mover os arquivos, e não copiá-los, o usuário perdeu a versão original em seu computador, o que pode ser um problema se ele precisar acessar esses documentos offline ou se houver uma falha na conexão com a internet.
C
Certo
E
Errado
Em um determinado conselho profissional, a unidade administrativa passou a adotar procedimentos padronizados para acompanhar o fluxo dos documentos ainda em uso pelas unidades internas, para controlar a sua tramitação, para registrar a sua movimentação entre setores e para permitir a sua rápida localização enquanto conservavam valor administrativo imediato.
Com base nessa situação hipotética, assinale a opção que apresenta a atividade arquivística descrita.
A
avaliação documental
B
protocolo
C
recolhimento documental
D
restauração documental
E
microfilmagem de preservação
Quando um documento é enviado de um setor para outro dentro da mesma repartição, estamos falando de qual processo de arquivo?
A
Digitalização.
B
Higienização.
C
Restauração.
D
Tramitação.
E
Descarte.
O Secretário Escolar realiza o controle de documentos recebidos e expedidos pela unidade escolar. O procedimento correto para garantir a rastreabilidade e segurança documental é:
A
Encaminhar os documentos diretamente ao destinatário final, registrando a movimentação após confirmação de recebimento.
B
Registrar em livro ou sistema próprio a entrada e saída de documentos, com data, identificação do remetente ou destinatário e descrição do conteúdo.
C
Manter os documentos em pasta única por ordem de chegada, facilitando a localização pela sequência cronológica.
D
Digitalizar todos os documentos recebidos e descartar os originais em papel para economia de espaço físico.
E
Arquivar os documentos recebidos imediatamente após a leitura, dispensando registro quando se tratar de correspondência interna.
O uso de mecanismos que permitam o controle da movimentação e a tramitação dos documentos é prescindível para o desempenho adequado de um setor de protocolo.
C
Certo
E
Errado
Em uma repartição pública, o tratamento adequado de documentos e processos é essencial para garantir a transparência, a eficiência e a segurança da informação. As atividades de registro, protocolo, tramitação e arquivamento devem seguir normas técnicas e legais, assegurando que cada etapa seja devidamente controlada e rastreável.
Com base nesse contexto, analise as afirmativas abaixo e assinale V para verdadeiro e F para falso:
(__)O registro de documentos consiste em sua identificação formal, incluindo data, número, assunto, dentre outros dados, permitindo controle e rastreabilidade.
(__)A tramitação de processos entre setores pode ocorrer informalmente, sem necessidade de registro, desde que haja confiança entre os servidores envolvidos, como prefeito e vice-prefeito.
(__)O arquivamento permanente é destinado a documentos que possuem valor histórico, legal ou institucional, e devem ser preservados mesmo após o encerramento de sua tramitação, sendo esses inalienáveis e imprescritíveis.
Assinale a alternativa com sequência correta:
A
V, F, V.
B
V, V, F.
C
F, V, F.
D
F, F, V.
A gestão documental consiste em um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ao tratamento e à administração de documentos, confome Belotto (2002).
Considerando que um desses procedimentos diz respeito à movimentação do documento para o cumprimento da sua função administrativa, assinale a alternativa correta que denomina esse procedimento:
A
Arquivamento.
B
Tramitação.
C
Destinação.
D
Eliminação.
A tramitação de documentos refere-se ao processo de:
A
Transferência de documentos entre setores.
B
Descarte de documentos obsoletos.
C
Digitalização de documentos em papel.
D
Armazenamento definitivo de documentos.
Como é definida a tramitação de um documento:
A
A tramitação de um documento é definida aleatoriamente.
B
A tramitação de um documento é definida a partir dos setores envolvidos no assunto que ele trata.
C
Cada documento tem sua tramitação definida com base na data de sua produção.
D
A tramitação de um documento é determinada pela sua localização física na instituição.
Qual a relação entre tramitação e protocolo na gestão documental:
A
Tramitação e protocolo são atividades realizadas apenas na fase permanente do ciclo de vida dos documentos.
B
Tramitação e protocolo são processos independentes e não estão relacionados.
C
Protocolo controla a tramitação dos documentos durante a fase corrente do ciclo de vida.
D
Tramitação e protocolo são atividades exclusivas da fase intermediária do ciclo de vida dos documentos.
O que é tramitação de documentos conforme a bibliografia arquivística:
A
É a destruição de documentos após o cumprimento de sua função administrativa.
B
É o armazenamento de documentos na fase intermediária do ciclo de vida.
C
É o curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
D
É o processo de digitalização de documentos para facilitar seu acesso.
Por que é importante controlar a tramitação dos documentos:
A
Para armazenar os documentos de forma eficiente na fase permanente do ciclo de vida.
B
Para garantir que os documentos sejam destruídos após o cumprimento de sua função.
C
Para acompanhar o andamento dos documentos e evitar possíveis perdas durante sua resolução.
D
Para digitalizar os documentos e facilitar seu acesso na fase corrente do ciclo de vida.
Assinale a alternativa que indica CORRETAMENTE a fase da gestão de documentos citada na afirmação a seguir:
Fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
O enunciado refere-se à(ao):
A
Utilização.
B
Destinação.
C
Elaboração.
D
Distribuição.
Acerca da tramitação de documentos, analise as assertivas.
I. Tramitação é toda movimentação de documento, avulso ou processo.
II. Toda tramitação de processo deve ser registrada no protocolo ou unidade protocolizadora.
Das assertivas, pode-se afirmar que:
A
Apenas I está correta.
B
Apenas Il está correta.
C
l e ll estão corretas.
D
l e Il estão incorretas.
Com relação às atividades do protocolo, aquela que identifica cada grupo de documentos com o objetivo de agrupá-los de acordo com seus respectivos assuntos denomina-se:
A
registro
B
autuação
C
classificação
D
movimentação
Dentre os procedimentos de catalogação de documentos, assinale a alternativa correspondente ao procedimento formal estabelecido pela empresa caracterizado por ser o trajeto que o documento percorre desde o momento da recepção na empresa até o destinatário final tendo cumprida a função.
A
Recepção.
B
Recurso.
C
Expedição.
D
Tramitação.
E
Expediente.
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