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No setor de protocolo de um órgão público, o ato de registrar um documento é fundamentalmente definido como:
A operação técnico-administrativa de coletar metadados e atribuir um identificador único para controle do documento.
A análise da legalidade e da pertinência do conteúdo do documento recebido.
A conferência da integridade física do documento, verificando anexos e endereçamento.
O julgamento do mérito e a definição do setor responsável pela tramitação do documento.
A autenticação do conteúdo para garantir sua validade perante outras instâncias.