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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Assinale a alternativa que lista somente atividades típicas de protocolo no setor público.
A
recepção, classificação, registro e distribuição de lucros
B
recepção, classificação, registro e distribuição de documentos
C
recepção, classificação, registro e distribuição de dividendos
D
recepção, classificação, registro e destruição de documentos
E
recepção, classificação, registro e exportação de produtos
Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro e controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos. Pode ser:
A
Aberto: Quando um único setor considera aberto para todos. E fechado quando é confidencial.
B
Físico: Quando é palpável e Virtual quando as atividades e informações são eletrônicas.
C
Centralizado: Quando um único setor desenvolve as atividades de protocolo do órgão, também chamado de protocolo Geral, ou Central. E Descentralizado: Quando as atividades de protocolo são desenvolvidas por setores criados para este fim, junto as diretorias dos órgãos, denominados de protocolo setoriais.
D
Formais – Quando há formalidades nas informações e informais, quando as informações não são técnicas.
E
Solicitados: quando há solicitação pelos usuários e obrigatórios quando há obrigatoriedade de registro.
Com relação à centralização do protocolo, assinale a alternativa correta.
A
A centralização do arquivo permite um treinamento menos eficiente do pessoal que trabalha no setor.
B
A centralização do arquivo não contribui com a padronização de normas e procedimentos.
C
A centralização rígida é aconselhável em todas as organizações.
D
Por sistema centralizado de protocolo entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, mas também todas as atividades de controle de documentos de uso corrente em um único órgão.
E
A centralização do arquivo causa um aumento dos custos operacionais.
Tratando-se de Protocolo, o caminho que o documento percorre, desde sua entrada na empresa ou instituição até chegar ao seu destinatário, recebe o nome de
A
transmissão.
B
transcurso.
C
transferência.
D
tramitação.
E
transposição.
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilitam o controle do fluxo documental (local por onde passam os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Em relação ao protocolo, assinale a afirmativa correta.
A
A expedição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho; a distribuição consiste na remessa interna desses documentos.
B
O protocolado é um documento diverso que circula no âmbito da instituição, sem necessidade de ser autuado na forma processual.
C
A montagem do protocolado deve ser composta por capa processual, folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha.
D
No registro após a autuação, os documentos são numerados conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra registro também significa a criação de processo.
Avalie as afirmações a seguir sobre os aspectos do Sistema de Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal, aprovado pela Portaria Interministerial nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014.
-
I - O sistema de protocolo integrado será obrigatório para os órgãos da administração pública federal.
II - a revisão dos padrões relacionados ao sistema de protocolo integrado é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.
III - Os sistemas de protocolos utilizados pelos órgãos da administração pública federal serão substituídos pelo sistema de protocolo integrado.
IV - Os sistemas de protocolo existentes nos órgãos da administração pública federal devem interoperar com o sistema de protocolo integrado.
-
Está correto apenas o que se afirma em
A
I e II.
B
I e IV.
C
II e III.
D
III e IV.
E
I, II e III.
Ano:
2022
Prova:
AMEOSC - Prefeitura - Auxiliar Administrativo - 2022
Em toda empresa há grande quantidade de documentos, não sendo diferente nas empresas públicas, o fluxo dos documentos recebidos é de vários órgãos e cidadãos. Quando um setor responsável, protocolo, recebe o documento, deve seguir alguns passos para que seja fácil a localização caso seja necessário. No protocolo, é iniciado a gestão dos documentos da empresa pública, garantindo o controle e organização das atividades arquivísticas. Analise as questões abaixo e julgue a alternativa ERRADA sobre este setor de protocolo de documentos.
A
O setor de protocolo não é responsável por controlar a tramitação e a expedição dos documentos, na Administração Pública.
B
O protocolo é um serviço responsável por receber os documentos dos órgãos públicos.
C
A classificação dos documentos torna mais fácil rastreá-los, caso seja preciso.
D
Para garantir agilidade no processo das informações da Administração Pública é preciso registrar todos os documentos.
No que diz respeito às atividades de protocolo, assinale a alternativa correta.
A
O momento em que o Protocolo efetua a análise do documento com vistas a identificar o seu assunto, utilizando para isso o Código de Classificação de Documentos de Arquivo, é denominado controle de tramitação.
B
Expedição é a atividade do setor de protocolo que tem por objetivo fazer a distribuição e a redistribuição dos documentos internos e externos que tramitam na instituição.
C
A ação pela qual um documento passa a constituir um processo é denominada classificação, a qual visa dar forma processual aos documentos que necessitam de análise, informações e decisões.
D
O Protocolo deve fazer o controle da tramitação dos documentos, por meio de sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos.
E
De modo geral, as atividades de protocolo são realizadas obedecendo à seguinte ordem: recebimento, registro, autuação, distribuição, classificação, expedição e controle da tramitação.
A numeração, o carimbo e a rubrica de um processo devem ser feitos no canto superior direito da folha.
C
Certo
E
Errado
Com base em seus conhecimentos acerca do protocolo, assinale a alternativa CORRETA:
A
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental, viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. No protocolo centralizado os documentos e atividades de controle ficam dentro de cada departamento.
B
Registro também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa.
C
Na distribuição os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.
D
Expedição é o procedimento de remessa das correspondências ou documentos para outras instituições (destinatários externos).
Ano:
2022
Prova:
AMEOSC - Prefeitura - Auxiliar Administrativo Escolar - 2022
Sobre as rotinas de protocolo, expedição e arquivo analise as afirmativas abaixo:
I.As atividades de protocolo são exclusivas da fase em que os documentos são consultados frequentemente e ainda estão sendo resolvidos.
II.O recebimento acontece posterior ao protocolo do documento.
III.A fase de expedição configura a entrega do documento a destinatários internos da instituição.
Está(ão) CORRETA(S):
A
Apenas, I.
B
Apenas, I e II.
C
Apenas, II.
D
Apenas, II e III.
A distribuição de documentos é feita após o registro do documento no setor de protocolo.
C
Certo
E
Errado
Protocolo é uma denominação utilizada unicamente para designar o setor encarregado do recebimento, do registro, da distribuição e da movimentação de documentos.
C
Certo
E
Errado
A atividade de fiscalização envolve, muitas vezes, uma atuação externa ao local de trabalho. Assim, o agente de fiscalização deve, ao retornar ao seu local de trabalho, registrar todos os documentos produzidos para que possam ser autuados, classificados e movimentados. A esse conjunto de atividades, dá-se o nome de
A
rotinas de protocolo
B
juntada de processo.
C
empréstimo de documentos.
D
classificação arquivística.
Ano:
2022
Prova:
FURB - Prefeitura - Agente Administrativo - 2022
Analise as afirmativas:
I-Classificação.
II-Distribuição.
III-Controle da tramitação.
IV-Expedição de documentos.
São atividades inerentes aos serviços de protocolo, as afirmativas indicadas pela alternativa:
A
I e II.
B
III e IV.
C
I, II e III.
D
I, II, III e IV.
E
IV.
O conjunto de operações que organizam os documentos dentro do arquivo chama-se protocolo. As alternativas abaixo mostram a sequência de operações a serem seguidas. Assinale a alternativa correta:
A
Registro, expedição, tramitação e arquivamento
B
Tramitação, expedição, registro e arquivamento
C
Registro, tramitação, expedição e arquivamento
D
Expedição, tramitação, registro e arquivamento
E
Arquivamento, expedição, tramitação e registro
As atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo nas organizações podem ser centralizadas ou descentralizadas. Sobre esta afirmação, assinale a afirmativa INCORRETA.
A
O sistema centralizado reduz os custos operacionais.
B
Na descentralização desses serviços, acontecem maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos.
C
Muitas vezes a descentralização dos serviços de protocolo se torna necessária, a fim de facilitar o fluxo de informações.
D
A descentralização dos serviços de protocolo se caracteriza pela centralização do protocolo e descentralização dos arquivos.
“Arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus têm, portanto, fronteiras bem definidas. Não devem ser confundidos nem quanto à documentação que guardam, nem quanto ao trabalho técnico que desenvolvem a fim de organizar seu acervo [...].”
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Cidade: Editora, 2004. p. 43.
De acordo com Belloto, sobre os órgãos de documentação e as características dos seus acervos, informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma.
( ) Os fins de produção dos documentos de arquivos são culturais, científicos e técnicos.
( ) A entrada dos documentos em um arquivo é feita pela passagem natural de fonte geradora única.
( ) O processamento técnico do acervo de um arquivo é feito por meio do tombamento e da catalogação.
( ) O objetivo dos acervos das bibliotecas é o de provar e testemunhar as funções e atividades de uma instituição .
( ) Os tipos de suporte encontrados nos arquivos podem ser manuscritos, impressos, audiovisuais e de exemplar único.
De acordo com as afirmações, a sequência correta é
A
V, F, F, F, V.
B
V, F, V, V, F.
C
F, V, F, F, V.
D
F, V, V, V, F.
E
V, V, F, V, F.
Consiste em atividade de registro e movimentação de protocolo
A
arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.
B
elaborar resumo do assunto dos documentos.
C
distribuir correspondências particulares.
D
abrir correspondência ostensiva.
E
ler correspondências e verificar a existência de antecedentes.
Denomina-se protocolo o setor encarregado pelo recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos. As instituições precisam criar suas próprias rotinas de trabalho, para que se adaptem às suas necessidades e particularidades. Apesar disso, as rotinas de recebimento e classificação de documentos geralmente são:
-
I. Recebimento da correspondência chegada à empresa através malote, pelos correios ou entregue em mãos.
II. Leitura e classificação de todos os conteúdos das correspondências oficiais e particulares.
III. Separação da correspondência oficial de caráter sigiloso das de caráter ostensivo.
-
Está(ão) CORRETO(S):
A
Somente o item II.
B
Somente os itens I e III.
C
Somente os itens I e II.
D
Nenhum dos itens.
E
Todos os itens.
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