Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos

O serviço de protocolo de um órgão municipal precisa enviar um documento a um destinatário externo. Essa atividade é denominada

Em toda organização há um setor responsável por receber e dar prosseguimento aos documentos, refere-se ao serviços e rotinas de protocolo, expedição e arquivo, leia as afirmativas a seguir:

I.É responsabilidade exclusiva do arquivo o recebimento e distribuição de correspondências que chegam nas organizações, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.

II.Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo.

III.Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

Fonte: Ministério da Educação - Manual de Protocolo - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. João Pessoa, Paraíba: IFPB, 2019. Disponível em: OCCCOOLLOOMMMANUUAAL %20DDE%%2ATIVVI IVROS/ARQUIVO%20E%20PROTOCOLO/MANUAL%20DE%20ATIVI DADES%20DE%20PROTOCOLO.pdfdf)

De acordo com as afirmativas é CORRETO concluir que:

O protocolo é um serviço que (1), registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição dos documentos. Este serviço segue os passos mencionados para que tornem a (2) dos documentos mais fáceis, evitando trabalho e garantindo agilidade no processo das informações. O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos, esse serviço também garante a eficácia das (3). Assinale a alternativa que corresponde aos números (1), (2) e (3).

Analise o texto abaixo.

As atividades de ....(1).... consistem num conjunto de operações que visam o ....(2).... dos documentos produzidos, daqueles ainda em ....(3).... e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a assegurar sua imediata ....(4).... , ....(5).... , expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações.

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas numeradas do texto.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e falsas ( F ).

( ) A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao seu destinatário.

( ) No protocolo, a documentação oficial e a documentação particular não recebem o mesmo tratamento, tanto na fase de recebimento quanto na de distribuição.

( ) Os documentos de arquivo recebidos pelo protocolo que sejam considerados ostensivos devem ser encaminhados diretamente ao destinatário, sem serem abertos ou registrados.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto de operações que visam ao controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade, viabilizando a sua localização, recuperação e acesso. Dentre essas atividades, aquela que está relacionada ao curso que o documento percorre desde a sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário é

Em toda organização pública brasileira, principalmente, é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação, apesar da variedade de expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como protocolo. São atividades do protocolo, EXCETO:

Os órgãos públicos recebem correspondências e documentos das mais variadas índoles provenientes de outros órgãos, instituições, associações, empresas e todo tipo de organização que tem alguma forma de relacionamento com os ditos órgãos.

Existe um setor na maior parte destes órgãos que tem como função controlar a movimentação de documentos, tanto na entrada como na saída e na distribuição, e que também se encarrega de catalogar, arquivar ou direcionar estes documentos de acordo com um padrão previamente estabelecido. Este setor recebe o nome de:

Assinale a alternativa que indica corretamente o nome do setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso em uma organização.

O termo empregado para designar a origem mais imediata quando se trata de entrada de documentos pelo protocolo é

Analise as afirmativas abaixo sobre as etapas do protocolo.

1. Após a autuação, o setor de protocolo realiza a abertura dos documentos, fazendo a sua leitura e identificando os seus dados básicos, como o seu assunto e a sua origem.

2. Um documento que possui caráter sigiloso será registrado por uma equipe especial do setor protocolo, pois somente esta tem permissão para abri-lo e coletar suas informações, antes do encaminhamento ao seu destinatário.

3. Após o registro e, se necessário, a autuação dos documentos, estes são classificados e separados de acordo com a sua área ou assunto. Somente após esta etapa os documentos são direcionados ao seu correto destinatário.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

O protocolo da Instituição A recebeu e separou dois documentos dos demais; verificou se faltavam folhas ou anexos, realizou cópias e numerou-as e datou-as, bem como os documentos originais.

Depois desse processo, o setor encaminhou os originais para o destinatário Instituição B, órgão externo à Instituição A.

Esta rotina é denominada:

Em relação às atividades do protocolo, assinale a alternativa correta.

Sobre protocolo, analise as proposições abaixo, considerando V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

( ) Responsável por receber, registrar e distribuir os documentos e informações que chegam à organização.

( ) Deve garantir a segurança, rastreabilidade e integridade dos documentos na organização.

( ) Não tem como um de seus objetivos organizar a expedição de documentos da organização.

Complete com o conceito correspondente:

______________________ trata-se do registro e controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos. Ele serve para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.

O protocolo trata do registro e controle dos documentos que tramitam entre setores, empresas e órgãos e torna possível o acesso ao fluxo de documentos que tramitaram na instituição. As ações pertinentes ao protocolo são: recebimento; classificação; registro; distribuição; expedição; e, tramitação.

(FERREIRA, LUPPI, PIRILLO, 2011.)

Em relação à correspondência eletrônica, as ações de recebimento e expedição constituem-se, respectivamente, em:

O protocolo pode ser considerado a porta de entrada e saída dos documentos na instituição, sobre este tema é correto afirmar:

Analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:

I.As atividades de protocolo são determinantes para a concreta implementação de uma política de gestão de documentos em instituições e organizações públicas.

PORQUE

II.Todas suas atividades culminam com a garantia de recuperação e posterior acesso à informação.

Disponível em: < occoooPProostapdffpa.br:8443/bitstream/prefix/3385/1/TCC_GestaoProtocoloProposta.pdf >

Assinale a opção correta:

Faz parte do sistema de protocolo de uma empresa, à exceção:

“As atividades de protocolo se desenvolvem e são exclusivas da fase _____________ do ciclo de vida dos documentos.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.