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Em toda organização pública brasileira, principalmente, é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação, apesar da variedade de expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como protocolo. São atividades do protocolo, EXCETO:
Recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros).
Separação da correspondência oficial da particular.
Colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras
Encaminhamento da correspondência ao indivíduo ou órgão destinatário.
Não realização do controle dos documentos que tramitam no órgão para assegurar a sua imediata localização.