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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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A primeira etapa do trabalho de um Protocolo, ao receber os documentos, consiste em:
A
expedição e descarte;
B
distribuição, expedição e descarte;
C
separação, registro e descarte;
D
separação, registro e distribuição;
E
separação e registro.
O arquivo corrente é constituído de documentos freqüentemente consultados para tomada de decisões das administrações. Segundo Marilena Leite Paes (Arquivo, teoria e prática, 2002:54), no cumprimento de sua função, muitas vezes responde ainda pelas atividades de protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo/consulta e destinação dos documentos, razão pela qual encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgão de Protocolo e Arquivo, ou outra similar. Baseado nesta afirmativa assinale a alternativa correta.
A
A análise e avaliação dos documentos ocorrem na fase de empréstimo e consulta.
B
O arquivamento dos documentos não ocorre na rotina da expedição.
C
O protocolo é responsável pelas fases de recebimento, classificação, registro
e movimentação dos documentos.
D
O protocolo é responsável somente pelas fases de recebimento e
classificação.
E
A análise e avaliação dos documentos ocorrem no protocolo.
Os documentos de arquivo de uma instituição são produzidos com um determinado objetivo e, para tanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituição para outra, ou de um setor para outro da mesma instituição, até serem arquivados. Essa descrição referese a um arquivo em sua fase
A
pública.
B
administrativa.
C
permanente.
D
corrente.
E
privada.
O controle do documento desde o nascimento ou recebimento pode evitar a situação descrita. Nesse sentido, o protocolo, atividade típica do arquivo intermediário, é um importante instrumento para o gerenciamento do registro e controle do trâmite documental.
C
Certo
E
Errado
O protocolo não faz parte das atribuições dos arquivos correntes.
C
Certo
E
Errado
Constituem atividades de protocolo, exceto,
A
receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular.
B
eliminar a correspondência destituída de valor secundário.
C
controlar o trâmite dos documentos na organização.
D
receber a correspondência para expedição.
E
ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes.
Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o indicativo "arquive-se", aposto pela autoridade competente.
C
Certo
E
Errado
O registro e o controle da tramitação dos documentos são atividades desenvolvidas por seções específicas, que figuram nas estruturas organizacionais com as denominações de protocolo, protocolo e arquivo, comunicação administrativa, documentação e comunicação administrativa, entre outras. Nem todos os documentos são registrados nesses setores. Normalmente, apenas os processos recebem um número, que constitui a chave de sua busca. Essas atividades geram uma quantidade muito grande de fichas, livros e formulários. Mas sempre há relação entre essas atividades e aquelas executadas nas outras seções das organizações, no que se refere à classificação dos documentos arquivísticos.
C
Certo
E
Errado
Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.
C
Certo
E
Errado
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