Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos

O sistema descentralizado de arquivos correntes estabelece a reunião de todas as atividades de controle (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição) de documentos de uso corrente no setor de protocolo e arquivos.

Em um sistema que integra protocolo e arquivos, além de funções tradicionais como recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos, o serviço de protocolo pode executar atividades de classificação e controle da tramitação.

Dentre as atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo, incluem-se

Dentre as atividades rotineiras do serviço de protocolo de documentos está

Para se garantir o controle da tramitação de documentos dentro do MTE, é necessário que os setores de trabalho registrem o andamento dos mesmos no sistema de protocolo — manual ou informatizado. Entretanto, isso deve ser feito apenas para os processos que exigem tal formalidade.

O registro de documentos consiste na identificação de procedência, espécie, número e data do documento, primeira distribuição, entre outros elementos.

O recebimento e a expedição dos documentos em um órgão público são tarefas realizadas pelo protocolo.

As atividades de protocolo são formadas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade e que asseguram sua localização, recuperação e acesso. Após o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo deve fazer o registro atribuindo número e data de entrada, anotando o código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição do documento nas unidades destinatárias.

O registro dos documentos que chegam ao setor é uma atividade conhecida como de arquivo especializado.

As empresas públicas e privadas, de uma forma geral, possuem um setor que desenvolve um conjunto de operações, com o objetivo de controlar os documentos que ainda tramitam no órgão, de maneira a assegurar a sua imediata localização e recuperação, garantindo a efetiva recuperação da informação. Esse setor é denominado de

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos; descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

As atividades de protocolo são de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.

Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo.

A descentralização dos serviços de arquivo caracteriza-se pela manutenção, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenação, de orientação e normativas.

Nas administrações pública e privada as unidades responsáveis pelo conjunto de operações técnicas que caracterizam os serviços de gestão de documentos correntes são geralmente conhecidas como:

O protocolo é uma das atividades do arquivo corrente.

Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação são atividades dos arquivos correntes.