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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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O Setor de Protocolo Geral da Câmara de Vereadores de Boa Viagem recebeu uma carta registrada emitida pela Polícia Rodoviária Federal, informando que se tratava de assunto referente a um automóvel oficial pertencente à Câmara. Tendo em vista essa situação, como deve ser classificado documento?
A
Oficial e ostensivo.
B
Oficial e sigiloso.
C
Oficial e particular.
D
Particular e ostensivo.
E
Particular e sigiloso.
Analise as afirmativas a seguir e assinale (V) para as VERDADEIRAS e (F) para as FALSAS.
( ) Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo responsabilidade daquele que o efetiva a conferência dos materiais destinados à instituição.
( ) O fluxo documental diz respeito ao(s) “local (is)” por onde passa(m) o(s) documento(s), enquanto que o trâmite está diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade.
( ) O agente administrativo, quando atender ao público deve ser direto, objetivo e claro em suas respostas, atendo-se ao foco do que está sendo perguntado. Deve oferecer informações precisas e sucintas com atenção e gentileza.
( ) A comunicação entre as pessoas de uma instituição pode ser dividida em formais, informais e pessoais.
Marque a opção que apresenta a sequência CORRETA.
A
V – V – V – F
B
F – V – F – V
C
V – V – V – V
D
F – F – V – V
E
V – V – F – V.
Analise as afirmativas a seguir em relação ao protocolo.
I. Para ser recebido pelo protocolo, o documento deverá conter assinatura e identificação do interessado.
lI. Para ser recebido pelo protocolo, o documento deverá estar instruído com os documentos indispensáveis à análise do pedido.
IlI. Compete ao responsável pela protocolização analisar e decidir as solicitações formalizadas nos termos das normas vigentes.
Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).
A
II
B
II - III
C
I - II - III
D
I - III
E
I - II.
Controle de documentos consiste em estabelecer um padrão e verificar seu cumprimento, para a boa gestão da informação dentro das instituições. Várias são as possibilidades de controle, tanto para enviar quanto para receber documentos. Pode-se considerar uma modalidade de controle de documentos:
A
anotações de documentos.
B
protocolo de documentos.
C
controle de anotações.
D
planilha de correspondências.
E
controle de entrada e saída.
Segundo o Manual de Gestão de Protocolo, a atividade de distribuição interna é:
A
a remessa de documentos para destinatários externos ao órgão;
B
o encaminhamento, a circulação e o controle do trâmite do documento no órgão;
C
a fase de criação de documentos;
D
a retirada de documentos arquivados.
Marque a opção que indica as ações desenvolvidas no setor de protocolo.
A
Guarda de documentação relativa a recursos materiais e humanos.
B
Recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
C
Empréstimo e consulta de documentos.
D
Decisão sobre o andamento de processos, consulta e destinação de documentos.
E
Prestação de serviços de microfilmagem e digitalização de documentos.
Em relação à entrada e saída de materiais, analisar a sentença abaixo:
O registro das entradas e saídas de materiais é imprescindível para que se tenha o controle das necessidades e demandas da empresa/instituição (1ª parte). Dada a grande diversidade de materiais abrigados em uma empresa, para fazer o acompanhamento do deslocamento deles, é necessário que eles estejam previamente classificados, de forma padronizada, facilitando sua identificação e, consequentemente, seu controle (2ª parte).
A sentença está:
A
Totalmente correta.
B
Correta somente em sua 1ª parte.
C
Correta somente em sua 2ª parte.
D
Totalmente incorreta.
Em relação aos serviços de protocolo e arquivo pode-se afirmar que:
I. O Protocolo é responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.
II. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição no curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos e que foram preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que podem oferecer no futuro.
III. Os estágios de arquivamento de documentos podem ser: corrente, intermediário e permanente.
IV. A classificação de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendose atribuir um código.
V. O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.
Considerando as afirmativas apresentadas, identifique a alternativa correta:
A
Somente a afirmativa I está correta.
B
As afirmativas I, II e V estão corretas.
C
As afirmativas I e II estão corretas.
D
Todas as afirmativas estão corretas.
Todas as rotinas abaixo são adotadas em uma atividade de Protocolo, EXCETO:
A
Elaborar o plano de classificação de documentos intermediários e permanentes.
B
Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidade a serem determinadas).
C
Verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e completar a data, no original e nas cópias, separar o original das cópias.
D
Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos.
Ano:
2015
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Essa atividade de controle é conhecida como protocolo, que e constituído pelas seguintes tarefas, entre outras:
I. efetivar a autuação dos processos (cadastro dos dados básicos do documento em um sistema de controle ou ficha de protocolo, classificando-o por assunto).
II. encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários internos (distribuição) ou externos (expedição).
III. controle da tramitação ou Movimentação, feita normalmente através de sistema informatizado ou livros de protocolo.
Está correto o que se afirma em:
A
I e II, somente.
B
II e III, somente.
C
I e III, somente.
D
todas.
E
nenhuma.
A atividade de protocolo é típica de que fase do ciclo vital arquivístico?
A
Fase corrente.
B
Fase de entrada.
C
Fase burocrática.
D
Fase de recepção.
E
Fase intermediária.
O setor de protocolo separa a correspondência oficial da particular e encaminha esta última, assim como a sigilosa, para seus respectivos destinatários.
A parte deste setor que realiza tais atividades é a de
A
recebimento e registro.
B
recebimento e distribuição.
C
recebimento e classificação.
D
registro e distribuição.
E
autuação e distribuição.
Quando chegar a uma organização determinada quantidade de documentos, tal que torne inviável o registro imediato destes no protocolo, a orientação técnica é de que sejam reunidos e registrados prioritariamente os processos e os ofícios, estabelecendo-se outros períodos do dia para registro dos demais documentos.
C
Certo
E
Errado
Todo e qualquer papel, documento, processo, expediente, ou correspondência que der entrada em um órgão da Administração deve, obrigatoriamente, passar pelo Protocolo. Assinale a alternativa que apresenta a função da seção de protocolo.
A
Expedir documentos e processos para outros órgãos, empresas ou repartições, bem como preparar ofícios, cartas, memorandos, circulares, comunicações e outros.
B
Providenciar as publicações que se fizerem necessárias, dos atos administrativos e receber os documentos ou processos.
C
Receber documentos ou processos e proceder ao encaminhamento correto, conforme o assunto ou endereçamento.
D
Preparar ofícios, cartas, memorandos, circulares e comunicações e providenciar a adequada revisão destes documentos e processos.
E
Julgar se o pedido é justo ou não; se é cabível ou não, recusando o recebimento de documentos ou correspondências, se for o caso.
Considerando o conceito de protocolo, entendido como o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação, é INCORRETO afirmar
A
que protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle de tramitação e expedição de documentos.
B
que, na fase de recebimento, os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade.
C
que, na fase de registro e autuação, o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento (autuação ou protocolização).
D
que distribuição/expedição consiste em enviar o documento ao destinatário. Chama-se expedição quando é interna e distribuição quando direcionada a outra instituição.
As atividades de recebimento e classificação realizadas pelo setor de protocolo de uma instituição estão relacionadas a seguir, à exceção de uma. Assinale-a.
A
A separação da documentação oficial da particular.
B
A separação da documentação oficial ostensiva da sigilosa.
C
A abertura, a leitura e o registro dos documentos particulares recebidos pelo protocolo.
D
A anotação do código de classificação do assunto no próprio documento.
E
A elaboração de resumo sobre o assunto de que trata o documento.
As atividades de protocolo visam o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação. Para isso, no caso de processos, minimamente deve-se ter o controle de:
A
número e ano; interessado; assunto;
B
número; interessado; espécie;
C
espécie; nome; assunto;
D
código do assunto; origem; pessoa jurídica;
E
destino; espécie; assunto.
O Setor de Protocolo tem como principal atribuição receber e enviar todo e qualquer documento ou processo que passe pelo Órgão, para efetuar seu registro. Dentre as atribuições abaixo relacionadas, NÃO compete ao Setor de Protocolo:
A
Julgar se o pedido é válido ou bem redigido;
B
Receber o documento e encaminhá-lo à autoridade competente;
C
Registrar os documentos que tramitarem pelo setor;
D
Recusar o recebimento de documentos que não estiverem endereçados ao Órgão;
E
Recusar documento sem identificação do solicitante.
As atividades dos arquivos correntes podem ser distribuídas em cinco setores distintos, entre os quais é correto citar o (a)
A
protocolo, a expedição e a alfabetação.
B
arquivamento, o empréstimo e a eliminação.
C
classificação, a movimentação e a alfabetação.
D
expedição, a indexação e o registro.
E
empréstimo, a consulta e a destinação.
As atividades de protocolo são realizadas
A
nas fases corrente, intermediária e permanente.
B
somente na fase corrente.
C
somente nas fases corrente e intermediária.
D
somente nas fases corrente e permanente.
E
somente na fase permanente.
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