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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Em uma organização, o setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos é chamado de:
A
Protocolo.
B
Expedição.
C
Arquivo.
D
Patrimônio.
A figura representa um macroprocesso referente à atividade do setor de protocolo.
Assinale a alternativa correta quanto ao sequenciamento do fluxo das rotinas do protocolo.
A
a – documento; b – recebimento; c – registro; d – autuação; e – tramitação; f – expedição.
B
a – documento; b – recebimento; c – registro; d – autuação; e – expedição; f – tramitação.
C
a – documento; b – recebimento; c – autuação; d – registro; e – expedição; f – tramitação.
D
a – documento; b – registro; c – recebimento; d – autuação; e – tramitação; f – expedição.
E
a – recebimento; b – documento; c – registro; d – autuação; e – tramitação; f – expedição.
Ano:
2017
Relacione a 1ª coluna (atividades) com a 2ª (rotinas de protocolo).
1. Recebimento e Classificação 2. Registro e Movimentação 3. Expedição | ( ) Separar a correspondência oficial da particular; encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; apor carimbo de protocolo (numerador/datador). ( ) Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem determinadas); numerar e completar a data, no original e nas cópias; encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem ao setor de arquivamento. ( ) Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento; arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente. |
Assinale a alternativa correta.
A
1, 2, 3
B
1, 3, 2
C
2, 3, 1
D
3, 2, 1
A atividade própria dos arquivos correntes é a
A
conservação.
B
microfilmagem.
C
difusão.
D
expedição.
E
preservação.
A Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Considerando as definições apresentadas nessa portaria, estabeleça a relação correta entre o termo, à esquerda, e o significado, à direita.
1 - Registro
2 - Distribuição
3 - Despacho
4 - Diligência
5 - Apenso
( ) Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.
( ) Cadastro das informações com o objetivo de controlar a tramitação dos documentos avulsos ou de processos produzidos e recebidos em um órgão ou entidade.
( ) Primeira tramitação de um documento avulso ou de um processo, para o destinatário, dentro do órgão ou entidade.
( ) Processo juntado em caráter temporário a outro processo, para subsidiar uma ação administrativa.
( ) Ato investigatório ou de pesquisa, que visa a esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.
Assinale a alternativa que apresenta, de cima para baixo, a sequência correta de respostas.
A
4 – 1 – 2 – 5 – 3.
B
3 – 1 – 2 – 5 – 4.
C
5 – 3 – 4 – 1 – 2.
D
4 – 3 – 5 – 2 – 1.
O setor de uma instituição pública denominado protocolo é definido como um serviço:
A
responsável pelos documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada.
B
encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
C
de anotações sistemáticas em livro próprio.
D
que reúne, conserva e dá acesso a documentos.
E
responsável pelo arquivamento de processos.
Os documentos da fase corrente são utilizados
para o cumprimento das atividades administrativas, tais
como a tomada de decisões, avaliação de processos e
controle das tarefas. No entanto, as principais
atividades desempenhadas nesta fase incluem
expedição, arquivamento, empréstimo, consulta,
destinação, além do(a):
A
aquisição.
B
contrição.
C
simulação
D
requisição.
E
protocolo.
Para se fazer um “Protocolo” é necessário o registro dos elementos abaixo, EXCETO:
A
Número progressivo.
B
Data de recebimento ou de saída.
C
Remetente ou destinatário.
D
Resumo do conteúdo da correspondência.
E
Registro da reposta da correspondência.
São atividades de protocolo, EXCETO:
A
Recebimento e Classificação
B
Registro e Autuação
C
Inspeção e Analise
D
Expedição/Distribuição
E
Controle/Movimentação
Dentre as alternativas abaixo, todas descrevem atividades de controle de protocolo, exceto:
A
recebimento, distribuição e movimentação.
B
recebimento, alienação e distribuição.
C
registro, autuação e expedição.
D
distribuição, movimentação e expedição.
E
recebimento, autuação e expedição.
A Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Em relação aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo conforme esta Portaria, é CORRETO afirmar que:
I. Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
II. Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal, conforme normativas específicas, deverão atribuir um Número Único de Protocolo - NUP para todos os processos, bem como para os documentos avulsos que se enquadrem nos seguintes casos: documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade e que demande análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e que necessite de tramitação; ou documento avulso produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha recebido NUP na origem.
III. Recebimento, classificação e registro: nas hipóteses de sigilo da informação, o tratamento dos documentos digitais e não digitais,avulsos ou processos, deve observar o disposto na legislação específica em vigor.
IV. Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os de caráter particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou entidade.
V. Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente.
Assinale a alternativa em que (todas) a(s) afirmativa(s) está(ão) CORRETA(S):
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas II, III.
D
Apenas I, III, IV, V.
E
I, II, III, IV, V.
O nome que se dá à ação de recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso é:
A
protocolo.
B
recepção.
C
arquivo.
D
logística.
E
armazenamento.
A atividade de protocolo é típica da fase:
A
Corrente
B
Intermediária
C
Permanente
D
Intermedial
Analise as afirmações abaixo sobre noções de registros de expedientes.
I. Expedientes são conjuntos de documentos ordenados que respondem ao testemunho de um procedimento administrativo e que servem de antecedentes à um resolução administrativa.
II. Registros são documentos com o fim de informar acerca de atos praticados pela administração, ou acerca de outros documentos outorgados, transferido ou recebidos por uma pessoa ou entidade com fins jurídicos, administrativos ou fiscais.
III. Cada registro corresponde a um ato jurídico/administrativo, ou a um mero ato de expediente que por força de regulamento interno ou mesmo de lei, deve ser registrado para fins de prova e/ou para prestação de contas.
IV. Os registros são documentos de controle amplamente utilizados na administração pública atual, que tem passado a usar cada vez mais registros digitalizados principalmente em bancos de dados gerenciais.
Após análise das afirmações acima podemos concluir que:
A
Todas estão corretas
B
Apenas I e II estão corretas
C
Apenas I, II e III estão corretas
D
Apenas II, III e IV estão corretas
O setor de protocolo é o responsável pelo recebimento, movimentação e distribuição dos documentos que são recebidos pela instituição.
NÃO é uma das atividades de protocolo
A
abrir as correspondências particulares e sigilosas para tomar ciência do assunto, registrando-as e, em seguida, distribuindo-as aos seus respectivos destinatários.
B
efetuar a separação entre correspondências oficiais e particulares.
C
separar, entre as correspondências oficiais, as de caráter ostensivo das de caráter sigiloso
D
realizar a classificação, que é uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento
E
registrar, autuar e controlar a tramitação do documento, colocando na capa do processo o carimbo de protocolo, além de anotar o código de classificação, o resumo do assunto, procedendo à distribuição às unidades administrativas destinatárias.
João trabalha no setor de protocolo de uma instituição pública municipal. Ele aprendeu que, no protocolo, são desenvolvidas as ações de
A
guarda de documentação relativa aos recursos materiais e humanos.
B
recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
C
prestação de serviços de microfilmagem e digitalização de documentos.
D
decisão sobre o andamento de processos, consulta e destinação de documentos.
E
empréstimo e consulta de documentos.
As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos até a inserção de dados no sistema e envio às unidades do órgão. As principais tarefas que devem ser seguidas para a eficiente realização do trabalho são
A
recebimento, triagem; cadastramento, análise documental, destino, documento, processo, juntadas e tramitação.
B
recebimento, cadastramento, análise documental, destino, documento, processo, relatório, juntadas e tramitação.
C
recebimento, triagem, procedência, cadastramento, análise documental, destino, documento, processo e tramitação.
D
cadastramento, análise documental, análise de processo, destino, documento, envio de processo, juntadas, arquivo e tramitação.
E
triagem, cadastramento, análise documental, destino, documento, processo, juntadas, tramitação e arquivo.
Quanto aos serviços de arquivo, eles compreendem desde os procedimentos de registro (protocolo), o arquivo, assim como os equipamentos necessários, mobiliário a ser utilizado, material de consumo, recursos humanos, infraestrutura, entre outros serviços. Nesse sentido, pode-se considerar que no âmbito do arquivo compete ___________. Marque a opção que completa a frase.
A
O protocolo, registro, estrutura (atribuições, funç es e atividades do “setor de arquivo”), normas e políticas arquivísticas implementadas.
B
A estrutura atribuições, funções e atividades do “setor de arquivo”), políticas arquivísticas implementadas, centralização ou descentralização de atividades, e normas.
C
Os arquivos ativos, semiativos e inativos, recursos humanos, suporte, localização física, estrutura atribuições, funções e atividades do “setor de arquivo”).
D
A tipologia documental, estado de conservação e preservação, normas e políticas arquivísticas implementadas.
E
O protocolo, recursos humanos, suporte dos documentos, localização física e políticas arquivísticas implementadas
De acordo com o Manual de Gestão de Protocolo, a atividade que consiste em encaminhar documentos entre unidades internas e/ou externas denomina-se:
A
tramitação
B
recepção
C
distribuição
D
expedição
À luz do Manual de Gestão de Protocolo, assinale a alternativa INCORRETA
A
A administração pública pode declarar extinto o processo quando exaurida sua finalidade ou quando o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente.
B
A extinção de processos administrativos pode ocorrer apenas por declaração da própria administração pública.
C
Os processos extintos não devem ser reabertos. Para retomar as ações processuais, as partes interessadas devem proceder à abertura de novo processo.
D
Quando o processo for declarado extinto, a Unidade Protocoladora deve encaminhá-lo para arquivamento.
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