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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental, ou seja, é o setor responsável por recebimento,
A
triagem, autenticação, registro e entrega de documentos.
B
tramitação, identificação, separação, registro e entrega de documentos.
C
leitura, análise, identificação e distribuição de documentos.
D
registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
E
identificação, leitura, triagem e encaminhamento de documentos.
Sobre o setor de protocolo, assinale a alternativa correta:
A
O protocolo não é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização.
B
O protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição.
C
O protocolo não deverá fazer o controle da tramitação dos documentos.
D
O setor de protocolo não recebe documentos provenientes de várias origens.
Em um documento, o Setor de Protocolo de uma repartição pública executa:
I. a classificação;
II. a autuação;
III. o controle.
Dos itens, verifica-se que está(ão) correto(s)
A
I, apenas.
B
II, apenas.
C
I e III, apenas.
D
II e III, apenas.
E
I, II e III.
Na temática “Serviço de protocolo e arquivo: tipos de arquivo; acessórios do arquivo; fases do arquivamento: técnicas, sistemas e métodos”, verifique as assertivas e assinale a INCORRETA.
A
Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código.
B
Sistema online: é hegemônico no país, representado pelo sistema livre de papel, com arquivamento ecologicamente correto e 100% digital.
C
O método alfanumérico (combinação de letras e números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.
D
Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.
Assinale a alternativa que apresenta uma atividade do protocolo.
A
destinação
B
recebimento
C
microfilmagem
D
recolhimento
E
seleção
O protocolo é o serviço encarregado das seguintes rotinas, EXCETO
A
Registro.
B
Autuação.
C
Classificação.
D
Planejamento.
E
Movimentação e controle de tramitação.
O início das atividades de gestão de documentos inicia- se com o protocolo. O processo relativo ao protocolo inclui desde a entrada ou produção dos processos e documentos, passando pelo registro, controle, tratamento, análise e encaminhamento aos setores, às unidades ou mesmo aos órgãos externos.
Assinale a alternativa que explica a importância do protocolo.
A
Simplificação no processo de rastreamento dos documentos, buscando-se evitar retrabalho, e a agilidade no processamento das informações.
B
Trata-se de um processo arquivístico relevante e que garante a efetividade das decisões dos gestores públicos.
C
Representa o registro, passo a passo, de todas as etapas documentais de tal forma a garantir o alcance das metas e resultados na gestão pública.
D
Possibilita o gerenciamento dos dados e informações na gestão pública, e isso evita o exercício da corrupção.
E
Garante a transparência e a lisura dos processos na área pública e, ao mesmo tempo, assegura o alcance das metas e objetivos dos órgãos públicos.
Analise as atividades relacionadas abaixo e identifique as que são competências do setor de protocolo:
I- Atendimento ao público.
II- Recebimento de documentos.
III- Seleção e avaliação de documentos.
IV- Classificação de documentos recebidos e expedidos.
V- Distribuição interna de documentos.
São competências do setor de protocolo as seguintes atividades:
A
Apenas I, II, IV e V.
B
Apenas II, III e V.
C
Apenas I, III e IV.
D
Apenas I, II, III e IV.
E
Apenas III, IV e V.
Dentro das funções, algumas rotinas devem ser adotadas pelo técnico administrativo no protocolo para manter o controle de suas ações, EXCETO:
A
Consultar o preenchimento das informações básicas dos documentos e solicitar as que faltam;
B
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
C
Distribuir aos destinatários somente as correspondências de caráter urgente e destinadas ao chefe de setor, descartando as demais, tendo em vista a otimização do trabalho;
D
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.
Em uma instituição, qual o documento que se registra a data e o número de ordem de determinado requerimento ou processo, para fins de controle de seu andamento ou de sua localização?
A
Demonstrativo.
B
Protocolo de intenções.
C
Ficha de protocolo.
D
Recibo.
E
Requisição.
O servidor de determinada organização pública municipal desempenha suas atividades recebendo documentos, registrando, controlando as tramitações e expedindo correspondências. Neste caso, ele realiza o serviço de:
A
protocolo.
B
arquivo.
C
expedição de correspondência.
D
classificação.
E
documentalista.
Analise as assertivas a seguir sobre atividades de protocolo e assinale a alternativa que indica qual(is) está(ão) CORRETA(S):
I. Protocolo é o conjunto de operações que visam o controle dos documentos que tramitam no órgão público.
II. O protocolo assegura a imediata localização e recuperação dos documentos.
III. A atividade de protocolo é típica dos documentos que estão em fase corrente.
IV. Registro é um procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos dos documentos em um sistema de controle.
A
Apenas I está correta.
B
Apenas II está correta.
C
Apenas I, III e IV estão corretas.
D
Apenas II, III e IV estão corretas.
E
Todas estão corretas.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados; número de registro dado ao documento; e Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. São etapas do procedimento de protocolo, EXCETO:
A
Contensão.
B
Distribuição.
C
Registro.
D
Tramitação.
Analise as assertivas a respeito de protocolo e despacho de documentos e assinale a opção CORRETA.
I. Distribuição e redistribuição de documentos são tarefas realizadas no protocolo. Setor que realiza a movimentação dos documentos e/ou volumes para que as unidades organizacionais responsáveis desenvolvam as suas atividades.
II. As atividades de arquivo e protocolo, apesar de possuírem finalidades diferentes, devem atuar de forma integrada.
III. Recebimento, registro não são atividades desempenhadas pelo setor de protocolo.
IV. Os documentos depois de recebidos e protocolizados, devem ser encaminhados aos destinatários.
É correto afirmar que:
A
Os itens I, II e III são verdadeiros, somente;
B
Os itens II, III e IV são verdadeiros, somente;
C
Os itens I, II e IV são verdadeiros, somente;
D
Os itens I, II, III e IV são verdadeiros.
Geralmente cada instituição cria suas próprias rotinas de
trabalho. No entanto, de modo geral, toda instituição tem
um setor que desenvolve atividades voltadas para
recepção, seleção, registro e distribuição de documentos e
correspondências oficiais. Esse setor é chamado de
A
inspeção.
B
arquivo.
C
almoxarifado.
D
protocolo.
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações. As atividades dos arquivos correntes podem ser distribuídas em setores distintos, referente a esses setores assinale a alternativa CORRETA:
A
Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação ; expedição; arquivamento - o arquivo propriamente dito ; empréstimo e consulta.
B
Recebimento e classificação ; registro e movimentação; expedição; arquivamento - o arquivo propriamente dito ; empréstimo e consulta.
C
Organogramas , fluxogramas; protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação.
D
Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos; arquivamento - o arquivo propriamente dito ; empréstimo e consulta.
E
Nenhuma das alternativas.
Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Os documentos chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Este serviço corresponde às:
A
Rotinas de serviço e movimentação;
B
Rotinas de operacionalização de papeis;
C
Rotinas de formalização;
D
Rotinas de processo.
Em relação à gestão documental, analise o trecho e assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna:
“O ___________ é definido por toda a movimentação realizada por um processo ou documento, de uma unidade para outra, interna ou externamente.”
A
Autuação.
B
Recebimento.
C
Trâmite.
D
Processo.
E
Arquivamento.
O serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle e expedição de documentos é denominado
A
Apenso
B
Trâmite
C
Notação
D
Protocolo
E
Sistema de arquivamento
Os documentos podem ser frequentemente consultados, ocorrendo assim uma movimentação ou tramitação constante, e diante deste fato, torna-se necessário que a instituição opere com mecanismos que sejam capazes de controlar está tramitação, objetivando-se um melhor manuseio para futuras pesquisas. Essa atividade de controle é conhecida como:
A
Lista
B
Documentos
C
Protocolo
D
Arquivo
Gerar simulado