Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos

O protocolo pode ser considerado o início das atividades da gestão de documentos de uma empresa. Neste sentido, não faz parte da rotina de protocolo:

A área de Recepção tem uma função muito importante na gestão de documentos, pois a forma como o documento é recebido no Centro de Documentação definirá o tratamento do mesmo. É competência INCORRRETA a esta área:

Com relação às atividades de protocolo normatizadas pelo manual de normas e procedimentos de protocolo administrativo disposto pelo Senado Federal, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Atividades de protocolo incluem receber, registrar, classificar, tramitar e controlar a movimentação de documentos e processos.

( ) Em certas situações, os documentos podem dar início a um processo. Essa ação é denominada “autuação” – formação de processo.

( ) A anexação de um documento a outro acontece quando uma unidade ou secretaria, por exemplo, possui mais de um documento que trata de um mesmo assunto e que não houve a necessidade de formação de processo. A essa ação dá-se o nome de juntada de documento.

( ) Envelopes de correspondências não deverão ser anexados aos processos, devendo ser descartados após serem anotados os dados necessários referentes ao endereço do remetente no verso do documento recebido.

Assinale a sequência correta.

Protocolo é a denominação geralmente atribuída ao setor de uma organização encarregado do:

Quanto a expedição, tramitação e arquivamento de documentos, assinale a alternativa incorreta:

No fluxo do documento na instituição, o primeiro passo é a tramitação.

Analise a frase abaixo sobre protocolo:

Cada vez que um documento oficial ____________internamente, é realizado um ___________ no sistema de controle informando seu destino.

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do texto.

Assinale a alternativa que lista somente atividades típicas do setor de protocolo de organização pública:

O serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos e sua autuação é conhecido como:

Considerando as ações e o gerenciamento de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. Expedição: é o envio interno dos documentos.

II. Distribuição: é o envio externo dos documentos.

III. Correspondência: é toda a espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.

Está correto o que se afirma apenas em

O setor responsável pelo protocolo possui uma série de responsabilidades, de tal forma a garantir um conjunto de operações referentes ao controle de documentos assegurando, assim, o acesso à informação de forma simples e eficiente.

É típico de protocolo o documento

Sobre o setor de protocolo, julgue os itens a seguir com V para Verdadeiro e F para Falso e assinale ao que segue:

(__) Nas etapas de Expedição e Distribuição, é realizado o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos interno;

(__) Na etapa de Classificação, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição;

(__) Na etapa de Controle da Tramitação/Movimentação, o protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação;

(__) O serviço de protocolo é responsável pelas atividades de expedição de correspondências a outras instituições.

Assinale a alternativa que contém a sequência correta de V e F:

Analise as proposições sobre a função do agente administrativo em relação aos documentos e correspondências oficiais e coloque (V) para verdadeiro e (F) para falso. Em seguida, responda o que se pede.

( ) Registrar entrada, fazer triagem, distribuir, preencher enviar e arquivar esses documentos.

( ) Arquivar os documentos conforme procedimentos pré-estabelecidos.

( ) Conferir todo e qualquer documento que pertencer ao seu local de trabalho.

( ) Ler os documentos e correspondências dirigidos ao seu chefe para facilitar o trabalho desse.

Marque a alternativa que contém a sequência CORRETA de preenchimento dos parênteses.

Assinale a alternativa que corresponda com as atividades realizadas pelo Setor de Protocolo.

O protocolo de recepção de documentos é um processo que agiliza os trabalhos e influi positivamente na produtividade e eficiência dos usuários. Isso posto, ao que compete aos procedimentos e benefícios do protocolo nas organizações, analise as afirmativas abaixo e, diante de cada uma, escreva V, para as verdadeiras, e F, para as falsas:

( ) Com o protocolo, é possível rastrear os documentos dentro da organização.

( ) A implantação de um sistema de protocolo facilita o extravio de documentos.

( ) As informações contidas no protocolo podem ser utilizadas para fins judiciais.

( ) No registro de protocolo, deve constar a data de recebimento do documento em cada um dos setores envolvidos.

( ) No registro de protocolo, não podem constar assinaturas.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

O setor de protocolo bem como o setor de arquivo de uma organização deve ter pessoas treinadas para o desempenho de tão importantes trabalhos.

(AMORIM, Ricardo Gomes. Do protocolo ao Arquivo: passo a passo. IBRAP, 2002.)

Em relação às atribuições do serviço de protocolo, assinale a afirmativa correta.

O setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos é denominado como:

Jonas, estudante de arquivologia do 5º período na Universidade Delta, estava buscando informações sobre o setor de protocolo. Durante os estudos, Jonas identificou que o protocolo executa as ações de recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros); separação da correspondência oficial da particular; colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras; elaboração de resumo do assunto; e, por fim, encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário. Sobre o setor de protocolo, assinale a alternativa incorreta:

Diariamente, as organizações recebem inúmeros documentos e correspondências através de vários tipos diferentes de canais. Todos esses documentos precisam ser selecionados, registrados, encaminhados aos setores competentes ou arquivados. Há também situações em que esses documentos precisam ser rastreados e localizados dentro da organização. Todo esse trabalho é executado pelo setor de:

Protocolo é o setor responsável por possibilitar o controle do fluxo documental (local por onde passam os documentos no órgão/instituição) viabilizando assim sua recuperação e o acesso a informação. Uma das alternativas abaixo NÃO representa uma atividade de protocolo. Assinale-a.