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A secretaria escolar é responsável por atividades relacionadas a variados setores da instituição, por isso precisa ter ambiente e documentações muito bem organizados. Assim, entre as práticas que sugere-se como necessária para manter tal organização temos:
Manter um livro de protocolo para controle do recebimento e entrega de documentos.
Deixar que os documentos solicitados só sejam providenciados na hora da retirada.
Tornar os métodos de organização cada vez mais complexos.
Não distribuir funções.