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Ao abrir um novo processo administrativo, o órgão de protocolo da instituição procede a várias atividades, e uma delas é:
incluir as informações em ata de reunião;
arquivar o processo no setor do protocolo;
avaliar o documento e estabelecer o seu prazo de guarda;
atribuir um código de classificação, de acordo com a categoria na qual ele será classificado;
enviar para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.