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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Para o controle pleno dos documentos, desde a produção até a sua destinação final.
A
o setor de protocolo deve se responsabilizar somente pelas tarefas de autuação e de expedição de documentos.
B
a autuação de documentos pode dispensar a catalogação de qualquer registro preliminar,
C
o registo de documentos deve ocorrer após sua tramitação completa e imediatamente antes da expedição final.
D
a tramitação de documentos deve envolver apenas o fluxo externo, sem interação com outras unidades administrativas da instituição.
E
torna-se necessário assegurar a integração dos protocolos com os arquivos visando à padronização dos procedimentos técnicos.
No âmbito das rotinas administrativas, considerando as atividades de protocolo e recepção, assinale a alternativa correta:
A
O setor de protocolo é responsável apenas pelo recebimento de correspondências externas, não tendo atribuição quanto à expedição de documentos oficiais.
B
A atividade de recepção restringe-se a atender visitantes, sem relação com o fornecimento de informações institucionais.
C
O registro no protocolo garante a formalização da entrada e da saída de documentos, permitindo o controle de sua tramitação dentro da organização.
D
O protocolo não exige registro sequencial dos documentos, sendo suficiente o simples arquivamento físico.
Ao revisar o sistema de protocolo, o secretário verificou que o recebimento e a expedição de ofícios, circulares e comunicações internas exibem falhas recorrentes que dificultam o rastreamento integral das tramitações. Para um protocolo eficiente, é necessário:
A
Associar códigos genéricos a todos os documentos, dispensando identificação de cada setor emissor ou destinatário.
B
Enumerar documentos de forma sequencial, registrar seu fluxo em livro ou sistema eletrônico e assegurar comprovação de recebimento.
C
Dividir o protocolo em unidades paralelas, possibilitando diferentes padronizações para cada tipo de expediente.
D
Definir prazos fixos para tramitação, independentemente da complexidade das requisições ou assinaturas necessárias.
O serviço de protocolo desempenha um papel crucial na organização administrativa, sendo fundamental para a gestão de documentos dentro de uma instituição. Sobre a importância do serviço de protocolo, marque a alternativa correta:
A
O serviço de protocolo é necessário apenas para o registro de documentos enviados para fora da instituição, não sendo relevante para o recebimento de documentos internos.
B
O serviço de protocolo é importante apenas para garantir a segurança dos documentos sigilosos, não tendo impacto sobre a agilidade na tramitação das informações.
C
O serviço de protocolo é irrelevante para o fluxo de documentos em uma organização, já que o controle manual dos documentos é suficiente para garantir a eficiência.
D
O serviço de protocolo visa a organização e rastreabilidade dos documentos, garantindo que os mesmos sejam devidamente recebidos, registrados, classificados e distribuídos, facilitando o controle e a eficiência dos processos administrativos.
No protocolo de documentos, a função principal é:
A
Ler o conteúdo para verificar a importância.
B
Carimbar todos os documentos com a data atual.
C
Registrar a entrada e controlar o encaminhamento dos documentos recebidos.
D
Arquivar todos os documentos em ordem alfabética.
E
Fazer cópias de todos os documentos recebidos.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Verbena
Em um setor de protocolo, o Assistente em Administração é encarregado de gerenciar a entrada e saída de correspondências internas e externas, como ofícios, memorandos e circulares. A eficiência do trabalho depende da capacidade de registrar, distribuir e localizar rapidamente cada documento. Diante da necessidade de rastreabilidade e controle, o método de registro e classificação de documentos que garante a identificação única e a ordem de entrada de cada item, facilitando o acompanhamento do seu trâmite, é o
A
registro por ordem alfabética de remetente.
B
registro por assunto principal.
C
registro por data de recebimento.
D
registro numérico sequencial.
Tramitação consiste na passagem dos documentos do setor de protocolo ao setor responsável pelo atendimento da demanda contida no documento.
C
Certo
E
Errado
As atividades de protocolo visam ao controle dos documentos que tramitam no órgão de forma a assegurar a localização e a recuperação deles.
C
Certo
E
Errado
O protocolo é o setor responsável pelas rotinas de arquivamento e empréstimo dos documentos recebidos e produzidos pela instituição.
C
Certo
E
Errado
Aausência de rotinas e procedimentos de protocolo bem estabelecidos e em funcionamento pode ocasionar:
A
a efetiva implementação de uma política de gestão de documentos.
B
a rápida localização dos documentos, quando necessário.
C
o correto registro e controle do trâmite dos documentos.
D
a padronização de ações referentes ao protocolo.
E
o desconhecimento do local de guarda dos documentos solicitados.
A respeito do sistema de numeração sequencial no protocolo e arquivamento de documentos, assinale a alternativa correta:
A
Permite a eliminação de documentos duplicados.
B
É opcional, podendo ser substituído por sistemas de codificação alfanumérica.
C
Só se aplica a documentos recebidos, não a documentos expedidos.
D
É obrigatório apenas para documentos classificados como sigilosos.
E
É importante porque facilita a localização física dos documentos no arquivo.
O protocolo é elemento-chave da tramitação documental no setor público. Dessa forma, a função essencial do protocolo é o(a):
A
Registro sistemático do ingresso e da expedição de documentos.
B
Definição de políticas públicas, mediante instrução normativa.
C
Análise técnica de mérito administrativo dos processos em curso.
D
Validação jurídica da autenticidade de documentos arquivados.
O sistema de protocolo é fundamental para o controle e a gestão de documentos em uma organização. Assinale a alternativa que descreve CORRETAMENTE a função do protocolo no fluxo documental.
A
Elaborar os documentos oficiais da organização, seguindo as normas e padrões estabelecidos.
B
Arquivar os documentos de forma organizada, garantindo sua preservação e acesso.
C
Receber, registrar, classificar, distribuir e controlar a tramitação de documentos.
D
Digitalizar os documentos físicos, convertendo-os para o formato eletrônico.
De acordo com Tognoli (2014), um documento pode ser compreendido como sendo qualquer coisa que informa, testemunha e prova, sendo que no âmbito das ciências documentais esse documento é o registro escrito destinado a provar um fato. Já no sentido diplomático, o significado é mais preciso, podendo ser aplicado aqueles escritos que possuem característica histórica e jurídica, com fundamento no âmbito da forma e do tempo. Ainda, segundo a Diplomática, na perspectiva dos arquivos, assinale a alternativa INCORRETA.
A
O objeto de estudo dos diplomatistas, conforme aponta Tognoli (2014), confundia-se com o objeto de estudo do arquivista, uma vez que os diplomas eram preservados nos arquivos públicos ou de ordens religiosas.
B
Um dos maiores propósitos da Diplomática é de distinguir os documentos falsos dos verdadeiros, sendo a razão de boa parte de seus estudos.
C
O método diplomático proposto por Mabillon consistia na análise do formato, tanto no que se refere às partes intrínsecas, quanto nas partes extrínsecas dos documentos.
D
De acordo com Tognoli (2014), os protocolos são os que moldam o documento, sendo responsáveis por abrir e fechar o teor documental, e, às vezes, manterão a mesma fórmula quando se tratar de um mesmo autor ou um ato jurídico.
E
Protocolo, texto e escatocolo são exemplos de elementos intrínsecos dos documentos.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Consulplan
“As atividades de _________________ visam controlar entrada, tramitação e expedição de documentos em uma instituição de modo a garantir o acesso às informações neles contidas de forma rápida e precisa”. Considerando o exposto, assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.
A
descrição
B
protocolo
C
destinação
D
classificação
Em um órgão da administração municipal, diariamente são recebidos ofícios, memorandos e requerimentos que precisam ser corretamente classificados e encaminhados aos setores competentes. A equipe do setor de protocolo é responsável por garantir que esses documentos sejam tratados de acordo com procedimentos padronizados. Com base nessa situação, assinale a alternativa correta.
A
O protocolo deve reter todos os documentos até sua análise pelo setor jurídico, mesmo que o conteúdo não tenha implicações legais.
B
O protocolo atua exclusivamente com correspondências externas, sendo vedado seu uso para comunicações internas entre setores da própria instituição.
C
O setor de protocolo realiza a recepção, classificação, registro e distribuição dos documentos, garantindo o correto encaminhamento às unidades destinatárias.
D
A função do protocolo se restringe à digitalização de documentos, sendo a classificação e distribuição tarefas exclusivas da administração central.
Relacione os termos da coluna 1 com suas respectivas definições na coluna 2, de acordo com as práticas de gestão documental na administração pública:
Coluna 1 − Atividade documental
1. Protocolo.
2. Registro.
3. Tramitação.
4. Expedição.
5. Arquivamento.
Coluna 2 − Definições
(__) Atividade responsável pelo envio de documentos para fora do órgão, seja por meio físico ou eletrônico.
(__) Conjunto de procedimentos que inclui o recebimento, classificação e distribuição de documentos.
(__) Inserção formal de dados em sistema ou livro para identificar e controlar documentos recebidos ou produzidos.
(__) Organização e guarda dos documentos para fins de consulta, preservação ou descarte futuro.
(__) Movimentação dos documentos entre setores ou unidades, conforme o andamento dos processos.
A sequência está correta em
A
4, 2, 1, 3, 5.
B
4, 1, 2, 3, 5.
C
4, 1, 2, 5, 3.
D
4, 3, 2, 5, 1.
Ao receber um documento oficial, o setor de protocolo deve adotar procedimentos específicos para garantir a rastreabilidade.
Entre eles, destaca-se:
A
analisar o conteúdo jurídico do documento antes de registrar
B
devolver o documento ao remetente caso o conteúdo seja sigiloso.
C
arquivar imediatamente o documento em caráter permanente.
D
repassar diretamente ao destinatário sem qualquer anotação
E
registrar, classificar e dar número de protocolo, assegurando controle de tramitação.
Como é denominado o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. É também a área responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos e pelo controle do seu fluxo na instituição.
A
Protocolo.
B
Tesouraria.
C
Recursos Humanos.
D
Almoxarifado.
E
Controle Interno.
A documentação e a certificação escolar envolvem o registro e a manutenção dos assentamentos dos estudantes, a organização de históricos, diplomas e certificados, bem como o controle da autenticidade e a expedição de documentos. Nesse processo, existe um setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso em uma instituição.
Assinale a alternativa que indica corretamente o nome desse setor:
A
Arquivo – setor responsável apenas pela guarda permanente de documentos e pela preservação da memória administrativa e acadêmica da instituição.
B
Expedição – setor voltado prioritariamente ao envio de correspondências externas, sem atribuições relacionadas ao registro e ao controle do trâmite interno dos documentos.
C
Gestão da informação – conjunto de ações voltadas ao tratamento e ao uso estratégico dos dados institucionais, sem atuação direta no trâmite físico de documentos escolares.
D
Malote – serviço destinado ao transporte de documentos entre diferentes unidades ou órgãos, sem responsabilidade pelo registro e pela movimentação interna de processos.
E
Protocolo – setor encarregado de registrar, controlar e encaminhar documentos em tramitação dentro da instituição, garantindo organização e segurança no fluxo documental.
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