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Questões de Concurso sobre Protocolo e o ciclo vital dos documentos
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Em uma unidade da Administração Municipal, o
protocolo recebeu uma correspondência oficial contendo requerimento, documentos comprobatórios e referência a expediente anteriormente apresentado pelo mesmo interessado. Após a conferência inicial, o documento foi registrado no sistema e encaminhado à unidade responsável pela matéria. Durante a análise preliminar, verificou-se que o conteúdo exigia a formação de processo administrativo e que havia documentos de natureza semelhante já vinculados a outro expediente.
Na conferência do fluxo, constatou-se ainda que a movimentação realizada entre as unidades não havia sido atualizada no sistema de controle e que a correspondência destinada a outro órgão permanecia registrada como se ainda estivesse pendente de expedição.
Considerando as atividades de protocolo e a necessidade de assegurar a identificação, o controle, a rastreabilidade e a adequada tramitação dos documentos administrativos, assinale a alternativa correta.
A
Deve-se autuar o expediente que requer formação de processo, classificá-lo conforme o instrumento adotado, verificar eventual vinculação com documentos anteriores e regularizar os registros de tramitação e expedição.
B
Deve-se manter o expediente como documento avulso até o encerramento da análise, para classificá-lo posteriormente e registrar as movimentações somente após a definição do encaminhamento administrativo.
C
Deve-se considerar a distribuição suficiente para o controle da movimentação, manter os registros existentes e providenciar a atualização do sistema apenas após a conclusão do processo administrativo.
D
Deve-se reunir os documentos de conteúdo semelhante em um único processo, pois assim será possível revisar os registros existentes, atualizar a tramitação e manter os expedientes sob o mesmo controle administrativo.
Um cidadão encaminhou, por meio do protocolo, alguns documentos a uma entidade pública. A atividade de protocolo de um órgão público é aplicada aos documentos de valor
A
corrente, intermediário e permanente.
B
corrente e permanente, apenas.
C
intermediário e permanente, apenas.
D
intermediário, apenas.
E
corrente, apenas.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O protocolo e o registro sistemático de documentos, embora facilitem o controle inicial de entrada e de saída de correspondências, tornam os fluxos administrativos mais burocráticos e lentos, reduzindo a agilidade na tramitação de processos e dificultando a rastreabilidade de informações devido ao excesso de registros e de carimbos exigidos.
C
Certo
E
Errado
O protocolo de determinado órgão ou entidade da administração pública, que adote sistema informatizado de gestão de documentos, ao receber mídia removível acompanhando documento, deverá
A
devolver a mídia removível e o documento ao remetente.
B
manter a mídia removível junto ao documento para envio ao destinatário.
C
imprimir, sempre que possível, o conteúdo da mídia e encaminhar ao destinatário.
D
inserir os documentos digitais no sistema e, por meio deste, os enviar ao destinatário.
E
manter a mídia removível para consulta no protocolo e enviar o documento que a acompanha ao destinatário.
Em um órgão público municipal, o assistente administrativo responsável pelo setor de protocolo recebeu diversos documentos encaminhados por diferentes departamentos. Entre eles, havia requerimentos de cidadãos, memorandos internos e processos administrativos já concluídos.
Durante o trabalho, o servidor precisou registrar a entrada dos documentos no sistema, encaminhá-los aos setores competentes e verificar, conforme a tabela de temporalidade documental, quais processos já poderiam ser transferidos para o arquivo intermediário ou eliminados após o prazo legal de guarda.
Considerando as noções de protocolo, controle e fluxo documental, bem como a finalidade da tabela de temporalidade documental, assinale a alternativa correta.
A
A tabela de temporalidade documental estabelece apenas a ordem em que os documentos devem ser distribuídos entre os setores da administração pública.
B
O protocolo tem como função principal apenas arquivar documentos recebidos, sendo dispensável o registro formal da entrada e saída de documentos no órgão.
C
O controle e o fluxo documental correspondem ao acompanhamento da circulação dos documentos dentro da instituição, desde o registro no protocolo até seu arquivamento ou destinação final.
D
Documentos administrativos podem ser eliminados a qualquer momento pelo setor responsável, desde que não estejam mais em uso no órgão.
Durante o recebimento de expediente encaminhado por órgão externo, a unidade de protocolo realizou procedimentos destinados à formalização da entrada do documento e ao controle de sua tramitação no âmbito institucional. À luz das atividades próprias do protocolo, assinale a alternativa correta.
A
O protocolo é um procedimento facultativo, utilizado apenas quando houver determinação expressa da autoridade competente.
B
O protocolo possui como finalidade exclusiva o arquivamento permanente dos documentos recebidos.
C
No âmbito do protocolo são realizadas atividades de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle e movimentação de documentos.
D
O protocolo é uma atividade exercida apenas para os arquivos permanentes.
E
O protocolo destina-se exclusivamente à eliminação documental.
O protocolo administrativo apresenta regras para o recebimento de documentos e processos. Analise as afirmativas a seguir sobre o protocolo de recebimento e, em seguida, assinale a alternativa correta:
I. Para o recebimento de documento/processo, o usuário deve conferir fisicamente as informações do documento/processo como, por exemplo, número de páginas e destinatário.
II. Ao receber o documento/processo de origem externa, a unidade deve proceder à abertura do envelope e observar se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que o instrumento de procuração deverá ser enviado em até 45 dias por e-mail.
III. O recebimento de documento/processo deverá ser precedido de conferência minuciosa de sua integridade apenas quando for documento físico, visto que o documento digital já dispõe de ferramentas de proteção.
IV. Ao receber o documento/processo de origem externa, a unidade deve proceder à abertura do envelope e observar se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso.
A
I, II, III e IV estão corretas.
B
Apenas I, II e III estão corretas.
C
Apenas II e III estão corretas.
D
Apenas I e III estão corretas.
E
Apenas I e IV estão corretas.
QUESTÃO 36
No contexto da gestão de documentos e das rotinas de protocolo, o conjunto de operações administrativas que visa controlar o fluxo de documentos, garantindo a sua rastreabilidade desde a entrada até o destino, desempenha papel fundamental na administração pública. Quando um documento oficial ostensivo é recebido por uma organização, a atividade de protocolo responsável pela abertura, conferência, verificação, separação e identificação dos documentos recebidos é denominada:
A
classificação.
B
recebimento e triagem.
C
autuação.
D
distribuição e trâmite.
Em uma secretaria municipal, um cidadão protocolou um requerimento solicitando certidão administrativa. O documento foi recebido pelo setor competente, numerado, registrado no sistema, encaminhado ao setor responsável para análise e, posteriormente, acompanhado até a emissão da resposta ao interessado.
Diante da situação apresentada, assinale a alternativa correta.
A
O procedimento descrito caracteriza arquivamento definitivo do documento, finalidade exclusiva do protocolo.
B
Por se tratar de documento interno após o recebimento, não seria necessário o registro nem o acompanhamento de sua tramitação.
C
O protocolo tem a função de registrar, classificar, controlar e acompanhar a tramitação do documento até sua destinação final.
D
A responsabilidade pela distribuição e controle do documento é exclusiva da chefia imediata do setor solicitante.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O protocolo é a área responsável por gerenciar o fluxo de documentos em uma organização, incluindo a sua recepção, o seu registro, a sua distribuição e a sua expedição.
C
Certo
E
Errado
Ao receber uma correspondência oficial em uma recepção, o profissional deve proceder com conferência.
Assinale a alternativa que identifica corretamente a ação inicial recomendada.
A
Encaminhe imediatamente sem conferência para rapidez.
B
Registre apenas o remetente sem detalhes do conteúdo.
C
Confira apenas se o documento parecer danificado.
D
Peça assinatura do remetente no local de entrega.
E
Verifique integridade e registre entrada antes de encaminhar.
O protocolo de um órgão público refere-se:
A
À área responsável pela confecção dos documentos oficiais.
B
Ao setor responsável guarda dos documentos dentro do órgão.
C
Ao departamento encarregado criação e formulação de normas e procedimentos internos.
D
À área encarregada do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
E
Ao departamento encarregado pela eliminação dos arquivos do órgão.
No início do expediente, diversos documentos destinados a diferentes setores da Prefeitura foram entregues na recepção. Cabia ao Recepcionista conferir os documentos recebidos, realizar os registros necessários e encaminhá-los corretamente aos respectivos setores, preservando sua organização e rastreabilidade.
Considerando as noções de protocolo e arquivo, assinale a alternativa CORRETA.
A
O controle do recebimento e encaminhamento de documentos contribui para a organização administrativa, a localização das informações e a segurança dos registros oficiais.
B
Após o recebimento, os documentos podem ser encaminhados sem qualquer forma de registro.
C
Todo documento recebido deve permanecer definitivamente na recepção.
D
A classificação documental possui finalidade exclusivamente estética.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
No que concerne à redação oficial de documentos e às etapas do serviço de protocolo nas organizações públicas, julgue os itens seguintes.
O setor de protocolo, ao receber um lote de recursos administrativos idênticos, deve realizar a classificação dos documentos com base na ordem cronológica de chegada física.
C
Certo
E
Errado
A gestão adequada de documentos em órgãos públicos requer compreensão dos procedimentos específicos de protocolo e distribuição. Considerando as etapas do processo de protocolo, a sequência adequada para tramitação de documentos oficiais compreende:
A
Separação dos documentos por ordem de chegada na instituição; classificação por grau de importância estabelecido pela chefia; numeração conforme disponibilidade no sistema; e distribuição conforme agenda dos destinatários.
B
Recebimento com conferência de autenticidade e procedência; organização cronológica por data de chegada na recepção; arquivamento temporário para controle de prazos; e liberação conforme disponibilidade dos destinatários finais.
C
Recepção e conferência da integridade dos documentos recebidos; classificação conforme tipologia e destinação institucional; registro em sistema de controle com numeração sequencial; e distribuição aos setores competentes com comprovante de entrega.
D
Triagem inicial para separação de documentos urgentes; classificação por setor de origem dos remetentes; cadastramento completo em banco de dados institucional; e distribuição através de malote interno eletrônico.
E
Conferência superficial para identificação do remetente e assunto; separação por tipo de correspondência recebida; registro simplificado para controle interno; e encaminhamento direto aos interessados mencionados nos documentos.
O controle adequado do fluxo de documentos na administração pública depende do cumprimento de etapas específicas no protocolo. Nesse contexto, assinale a alternativa que apresenta uma prática correta no tratamento de documentos oficiais.
A
A expedição de documentos internos exige envelope lacrado e protocolo com aviso de recebimento, tipo AR, mesmo quando destinados ao mesmo órgão.
B
Na recepção, documentos recebidos devem ser abertos e avaliados apenas após a distribuição aos setores competentes.
C
A classificação documental é uma etapa opcional, utilizada apenas em casos de documentos sigilosos ou confidenciais.
D
A tramitação consiste no registro e acompanhamento dos deslocamentos dos documentos entre setores e unidades administrativas.
Durante o protocolo matutino, chegam simultaneamente uma correspondência urgente do Ministério da Saúde e um relatório informativo interno. O atendente opta por registrar primeiro o relatório, deixando a correspondência ministerial para o turno seguinte. A falha está relacionada ao descumprimento do critério de:
A
classificação por relevância e prioridade
B
hierarquia de origem administrativa
C
ordem cronológica de recebimento
D
temporalidade do documento
O serviço de protocolo é essencial na administração pública, pois recebe, organiza, registra e distribui documentos, contribuindo para a eficiência da gestão e o acesso dos cidadãos às informações governamentais. Tendo em vista as atividades de arquivo que envolvem o protocolo, assinale a afirmativa INCORRETA.
A
No exercício de suas atividades, as unidades de protocolo asseguram que os documentos públicos cumpram as finalidades administrativas e legais para as quais foram produzidos.
B
O serviço de protocolo tem como principal função analisar o conteúdo dos documentos para embasar a tomada de decisões administrativas, sendo indispensável para a formulação de leis.
C
As unidades de protocolo atuam especialmente na produção, recepção, distribuição e controle de documentos correntes, que estão em curso, e que são ainda frequentemente consultados.
D
Ao registrar e controlar o trâmite dos documentos públicos, os protocolos cumprem uma função essencial para garantir a celeridade do processo decisório, bem como para viabilizar a avaliação e o controle interno e externo da administração pública.
A gestão de documentos é o processo que envolve a criação, classificação, arquivamento, busca e eliminação de documentos, tanto físicos quanto digitais, de acordo com as políticas e regulamentações da organização. Assinale a alternativa que faz a descrição correta do procedimento de protocolo e arquivamento de documentos em uma empresa.
A
O protocolo de documentos é aplicado apenas para documentos internos, enquanto os documentos externos não precisam ser registrados ou armazenados.
B
O protocolo de documentos abrange a recepção, registro e controle de entrada e saída de papéis, enquanto o arquivamento refere-se à organização e preservação desses documentos conforme critérios estabelecidos.
C
O protocolo de documentos diz respeito apenas à assinatura de documentos importantes, enquanto o arquivamento é feito exclusivamente de forma digital.
D
O protocolo de documentos é realizado unicamente pelo setor de recursos humanos, enquanto a responsabilidade pelo arquivamento fica com o setor financeiro.
E
O protocolo de documentos não é necessário quando o arquivamento é feito digitalmente, pois os documentos ficam acessíveis pela internet.
Qual é a principal função do protocolo em uma organização?
A
Elaborar relatórios financeiros e acompanhar balanços contábeis.
B
Controlar, registrar e acompanhar a tramitação de documentos e processos administrativos.
C
Supervisionar o atendimento ao público externo e realizar auditorias internas.
D
Monitorar a segurança patrimonial e o acesso de visitantes.
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