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Em uma unidade da Administração Municipal, oprotocolo...
Em uma unidade da Administração Municipal, o
protocolo recebeu uma correspondência oficial contendo requerimento, documentos comprobatórios e referência a expediente anteriormente apresentado pelo mesmo interessado. Após a conferência inicial, o documento foi registrado no sistema e encaminhado à unidade responsável pela matéria. Durante a análise preliminar, verificou-se que o conteúdo exigia a formação de processo administrativo e que havia documentos de natureza semelhante já vinculados a outro expediente.
Na conferência do fluxo, constatou-se ainda que a movimentação realizada entre as unidades não havia sido atualizada no sistema de controle e que a correspondência destinada a outro órgão permanecia registrada como se ainda estivesse pendente de expedição.
Considerando as atividades de protocolo e a necessidade de assegurar a identificação, o controle, a rastreabilidade e a adequada tramitação dos documentos administrativos, assinale a alternativa correta.
A
Deve-se autuar o expediente que requer formação de processo, classificá-lo conforme o instrumento adotado, verificar eventual vinculação com documentos anteriores e regularizar os registros de tramitação e expedição.
B
Deve-se manter o expediente como documento avulso até o encerramento da análise, para classificá-lo posteriormente e registrar as movimentações somente após a definição do encaminhamento administrativo.
C
Deve-se considerar a distribuição suficiente para o controle da movimentação, manter os registros existentes e providenciar a atualização do sistema apenas após a conclusão do processo administrativo.
D
Deve-se reunir os documentos de conteúdo semelhante em um único processo, pois assim será possível revisar os registros existentes, atualizar a tramitação e manter os expedientes sob o mesmo controle administrativo.