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Aausência de rotinas e procedimentos de protocolo bem estabelecidos e em funcionamento pode ocasionar:
a efetiva implementação de uma política de gestão de documentos.
a rápida localização dos documentos, quando necessário.
o correto registro e controle do trâmite dos documentos.
a padronização de ações referentes ao protocolo.
o desconhecimento do local de guarda dos documentos solicitados.