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Ao receber um documento oficial, o setor de protocolo deve adotar procedimentos específicos para garantir a rastreabilidade.
Entre eles, destaca-se:
analisar o conteúdo jurídico do documento antes de registrar
devolver o documento ao remetente caso o conteúdo seja sigiloso.
arquivar imediatamente o documento em caráter permanente.
repassar diretamente ao destinatário sem qualquer anotação
registrar, classificar e dar número de protocolo, assegurando controle de tramitação.