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No balcão do protocolo, um documento chega, ganha número...
No balcão do protocolo, um documento chega, ganha número, data e identificação, e segue para a unidade responsável. Nesse fluxo, o registro em protocolo cumpre principalmente a função de:
A
classificar o documento por assunto e por nível de sigilo, definindo prazo de guarda e destinação por tabela de temporalidade do órgão.
B
encerrar a tramitação do documento e encaminhá-lo diretamente ao arquivo permanente, consolidando guarda histórica e preservação do suporte.
C
transformar o documento em cópia autenticada, garantindo valor probatório em qualquer processo e substituindo o controle de recebimento no setor.
D
criar uma nova versão do documento para circulação interna, ajustando linguagem e padronização antes de enviar a outras unidades e destinatários.
E
identificar e registrar o documento para rastrear tramitação, controlar prazos e localizar responsáveis, mantendo histórico de movimentação no ciclo.