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A gestão documental nas repartições públicas não se limita à guarda física ou digital d...
A gestão documental nas repartições públicas não se limita à guarda física ou digital de expedientes, mas compreende um encadeamento de operações administrativas destinadas a assegurar controle de ingresso, circulação, localização e destinação dos documentos no âmbito institucional. Nesse contexto, as rotinas de registro, distribuição e acompanhamento documental são relevantes tanto para a continuidade do serviço quanto para a integridade do fluxo informacional e para a aferição da responsabilidade funcional pelos encaminhamentos realizados.
Considerando as práticas relativas à organização de repartições públicas, ao protocolo administrativo, à movimentação documental e ao controle das comunicações internas e externas, analise as alternativas a seguir e aponte a que estiver CORRETA.
A
O protocolo administrativo corresponde ao conjunto de operações voltadas à inserção formal do documento no fluxo institucional, mediante recebimento, registro e identificação mínima de seu ingresso, sem esgotar, por isso, as etapas posteriores de distribuição, tramitação e destinação administrativa.
B
A tramitação documental identifica-se, tecnicamente, com a fase de autuação do expediente, razão pela qual documentos que ainda não tenham sido convertidos em processo administrativo não se submetem a controle de circulação entre unidades administrativas.
C
O controle de correspondência tem por finalidade central a aferição do mérito administrativo das comunicações recebidas e expedidas, cabendo ao setor responsável verificar a pertinência substantiva do conteúdo antes de qualquer registro de entrada ou saída.
D
O registro formal do ingresso de documentos somente se mostra necessário quando já houver definição prévia da unidade competente para apreciação do expediente, pois a protocolização sem destinação administrativa previamente estabelecida compromete a racionalidade do fluxo interno.
E
A circulação documental entre setores pertencentes ao mesmo órgão prescinde de mecanismos específicos de acompanhamento, desde que o expediente permaneça no âmbito da estrutura interna originária e não haja remessa para unidade externa à repartição.