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Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
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Uma unidade administrativa decidiu proteger os documentos digitalizados contra falhas de equipamento e ataques virtuais; indique o procedimento mais adequado de manutenção desses arquivos:
A
Armazenar cópias somente em pen drives pessoais dos servidores.
B
Guardar todos os arquivos em um único computador da chefia.
C
Transferir periodicamente os arquivos para uma pasta com o título “Antigos”.
D
Apagar o arquivo original após o primeiro envio por e-mail interno.
E
Realizar cópias de segurança periódicas em mídia ou nuvem separada do sistema principal.
Uma empresa pública está com dificuldades devido à quantidade de espaço físico que está usando para a guarda de documentos, além da dificuldade que os funcionários apresentam para encontrar as informações quando precisam.
Nesse caso, para resolver os dois problemas, deve-se
A
contratar uma empresa de guarda terceirizada.
B
implementar um programa de gestão de documentos.
C
digitalizar todos os documentos e em seguida eliminá-los.
D
microfilmar todos os documentos e em seguida eliminá-los.
E
eliminar 60% da documentação usando o método da amostragem.
A obsolescência tecnológica é o principal desafio para a preservação digital a longo prazo. Diferentes estratégias são adotadas para garantir que a informação permaneça legível. Assinale a alternativa correta.
A
A estratégia de migração consiste na transferência de documentos digitais de uma configuração de hardware ou software obsoleta para uma mais atual, ou de um formato de arquivo para outro.
B
A emulação foca na preservação do arquivo original por meio da alteração do seu código-fonte para que ele se torne compatível com novos sistemas operacionais sem auxílio de softwares terceiros.
C
Os Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq) são locais físicos destinados exclusivamente ao armazenamento de HDs e fitas magnéticas em ambiente com temperatura controlada.
D
O encapsulamento é o processo de converter documentos digitais em microfilmes de alta densidade para garantir que a informação não dependa de meios eletrônicos para ser visualizada.
Sobre a preservação de documentos digitais a longo prazo, a
A
preservação digital dispensa o uso de metadados, pois estes são opcionais.
B
migração de arquivos para novos formatos garante, por si só, a preservação digital.
C
autenticidade de documentos digitais é garantida automaticamente pelo uso de sistemas informatizados.
D
preservação digital depende de políticas institucionais que incluam procedimentos, responsabilidades e requisitos técnicos.
E
preservação digital apresenta incompatibilidade com repositórios digitais confiáveis.
Em uma das definições mais usuais, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é compreendida como conjunto de tecnologias utilizadas para organização de informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividida nas funcionalidades de captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
Um exemplo de dado não estruturado diz respeito a
A
relatório.
B
data.
C
nome.
D
telefone.
E
endereço.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na gestão de arquivos, o uso de assinaturas digitais com base na ICP‑Brasil é uma prática de segurança que assegura a autenticidade, a integridade e o não repúdio, garantindo que o documento digital permaneça inalterado e com autoria comprovada.
C
Certo
E
Errado
Com a implantação de um sistema informatizado de gestão escolar, a secretaria passou a registrar e acompanhar a tramitação de documentos por meio eletrônico. Durante a capacitação da equipe, enfatizou-se que o uso da tecnologia deve estar articulado a procedimentos administrativos que assegurem controle, rastreabilidade e segurança das informações.
Nesse contexto, estabeleceu-se como diretriz que a gestão eletrônica de documentos __________________, de modo a garantir a formalização do trâmite documental e a integridade das informações no âmbito institucional.
Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna:
A
assegurar o registro protocolar das entradas, autuação, tramitação e expedição de documentos no sistema institucional, com numeração, identificação de responsáveis e histórico das movimentações realizadas.
B
flexibilizar os procedimentos de registro documental, priorizando a celeridade do atendimento, com inserção simplificada de dados e atualização posterior conforme a demanda administrativa.
C
restringir o controle formal do fluxo documental às comunicações externas, mantendo registros internos de forma simplificada, com identificação essencial e acompanhamento eventual das movimentações.
D
substituir os controles protocolares tradicionais, centralizando o armazenamento digital dos documentos, com identificação básica dos registros e recuperação mediante consulta ao sistema institucional.
O amplo processo de criar, armazenar, organizar e controlar documentos digitais de forma segura, eficiente e em conformidade com exigências legais, substituindo suportes físicos por sistemas digitais que facilitam o acesso à informação, corresponde à definição de:
A
Preservação Digital Virtual (PDV).
B
Sistema Eletrônico de Infromação (SEI).
C
Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
D
Gestão de Dados Arquivísticos (GDA).
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Para garantir a autenticidade de documentos nato‑digitais, o sistema de gestão documental deve assegurar a cadeia de custódia ininterrupta e implementar estratégias de preservação visando mitigar a obsolescência tecnológica sem comprometer a integridade e o valor de prova do registro.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) dispensa a aplicação da tabela de temporalidade, pois o armazenamento em nuvem elimina o risco de obsolescência e a necessidade de descarte dos arquivos digitais.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A gestão eletrônica de documentos (GED) em um conselho profissional resume‑se basicamente à digitalização de papéis para reduzir o espaço físico de armazenamento.
C
Certo
E
Errado
À luz das políticas de preservação e gestão documental, julgue os itens a seguir, considerando estratégias técnicas e administrativas para assegurar a longevidade e a confiabilidade de documentos digitais.
I. A migração periódica de documentos digitais para novas plataformas tecnológicas é uma estratégia válida, desde que acompanhada da manutenção dos metadados arquivísticos.
Il. A replicação do documento em múltiplos ambientes de armazenamento é recomendada para reduzir riscos de perda e garantir a disponibilidade.
III. A eliminação de metadados é admitida como prática de preservação, desde que o conteúdo principal do documento seja mantido.
Assinale a opção correta.
A
Apenas o item I está certo.
B
Apenas o item II está certo.
C
Apenas os itens I e II estão certos.
D
Apenas os itens I e III estão certos.
A gestão eletrônica de documentos possibilita o controle do ciclo de vida documental, o acesso rápido às informações e à padronização dos procedimentos de armazenamento e recuperação.
C
Certo
E
Errado
Uma organização pública decidiu implementar o sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) para aprimorar o controle administrativo e a eficiência operacional.
Com base nessa situação hipotética, assinale a opção que apresenta corretamente as características desse sistema de gestão eletrônica.
A
O GED substitui o arquivamento físico, permitindo a eliminação imediata de todos os documentos de valor permanente após a digitalização.
B
A captura é a etapa em que os documentos, digitalizados ou eletrônicos, são indexados, classificados e incorporados ao sistema para compor o acervo.
C
Os sistemas de GED focam no armazenamento de documentos, embora não ofereçam ferramentas de controle de fluxo de trabalho administrativo.
D
A gestão documental eletrônica é aplicável apenas aos documentos natos digitais, pois a digitalização de papel não possui valor legal.
E
A tabela de temporalidade documental torna‑se desnecessária com o uso do GED, uma vez que o armazenamento digital é ilimitado e definitivo.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A gestão eletrônica de documentos (GED) elimina a necessidade de classificação, de indexação e de atribuição de metadados aos arquivos digitais, pois os sistemas eletrônicos localizam documentos automaticamente por busca de conteúdo visual, tornando também desnecessária a digitalização com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para fins de pesquisa textual em documentos digitalizados.
C
Certo
E
Errado
A Gestão letrônica de Documentos (GED) lida fundamentalmente com tecnologias de automação arquivística. A partir de seus E conhecimentos básicos sobre GED, marque a única alternativa CORRETA
A
No Document Imaging (DI), os documentos digitais são gerenciados para permitir o acesso a eles, visando-se, assim, mais segurança. O acesso é proporcionado através de localizadores lógicos, como a indexação.
B
O Document Management (DM) é uma tecnologia que possibilita os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos; bem como o gerenciamento de imagens de documentos
C
O Workflow troca o processo humano da tramitação documental em papel por imagens de documentos. Essa tecnologia gerencia a localização, a atualização e suas versões, assim como controla a tabela de temporalidade, informando o tempo de guarda dos documentos.
D
Entre as vantagens do gerenciamento de documentos digitais e de imagens de documentos, temos a ampliação significativa do volume físico dos documentos e do espaço para sua armazenagem, a redução de sua disponibilidade e a menor acessibilidade.
E
O Optical Character Recognition (OCR) possibilita as aplicações de processamento de formulários (forms processing), com o manuseio de sistemas analógicos para a aquisição das informações
A preservação digital envolve estratégias para garantir autenticidade, integridade, confiabilidade e acessibilidade a longo prazo. Considerando boas práticas internacionais e diretrizes do CONARQ, assinale a alternativa correta:
A
O armazenamento em múltiplas cópias, com controle de integridade e metadados preservados, contribui para mitigação de riscos tecnológicos.
B
A simples conversão de arquivos para PDF garante preservação permanente.
C
A obsolescência tecnológica não afeta documentos digitais arquivísticos.
D
A assinatura digital substitui a necessidade de metadados de contexto e proveniência.
E
Backup periódico elimina a necessidade de políticas formais de preservação digital.
A confiabilidade para ser custodiador confiável de documentos digitais não deve ser fundamentada no uso de determinadas tecnologias.
C
Certo
E
Errado
Atualmente, a maior parte dos documentos produzidos pela Administração Pública se dá em ambiente digital. O conjunto de procedimentos e operações técnicas típico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais, denomina-se
A
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
B
Documento Arquivístico Digital.
C
Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
D
Sistema Informatizado de Negócio.
Escanear milhares de documentos e salvá‑los sem os metadados e preterir o treinamento da equipe em softwares de gestão consistem em práticas organizacionais que dificultam a gestão eletrônica de documentos.
C
Certo
E
Errado
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