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Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
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Ao implementar a gestão eletrônica de documentos, deve‑se padronizar a nomenclatura dos arquivos digitais e utilizar as tabelas de temporalidade, o que facilitará a localização e o descarte seguro dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Uma auxiliar administrativa em um órgão público recebeu a incumbência de organizar os documentos do setor, muitos dos quais existem apenas em formato digital. Durante o trabalho, ela identificou arquivos em formatos antigos que não abrem nos softwares atuais, documentos importantes armazenados exclusivamente em CDs e DVDs, sem cópias de segurança, e um volume crescente de novos documentos digitais que precisam ser organizados para garantir acesso futuro. Considerando os princípios da preservação digital, assinale a alternativa que apresenta a conduta mais adequada a ser adotada pela auxiliar administrativa.
A
Transferir todos os documentos para armazenamento em nuvem e excluir as versões originais em CDs e DVDs, pois a nuvem é um suporte definitivo e livre de riscos de obsolescência.
B
Manter os documentos inalterados em seus formatos originais, inclusive os obsoletos, e aguardar que o setor de tecnologia desenvolva soluções para recuperá-los no futuro.
C
Ignorar os documentos em formatos antigos, concentrando esforços apenas nos arquivos mais recentes, que são os mais utilizados no dia a dia do setor.
D
Realizar a migração dos documentos para formatos atuais e padronizados, adotar políticas de backup regular em diferentes suportes e planejar a atualização periódica dos formatos e mídias de armazenamento.
E
Digitalizar todos os documentos físicos restantes e armazená-los em CDs e DVDs, por serem mídias de longa duração que garantem a preservação permanente das informações.
O processo de descarte de documentos informatizados da Administração Pública Direta ocorre automaticamente pelo sistema de gestão eletrônica no encerramento das atividades do órgão público produtor.
C
Certo
E
Errado
A implementação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) requer o cumprimento de normas específicas e o alinhamento com as políticas arquivísticas da instituição. A Câmara Municipal de Araraquara deseja implantar um GED para gerenciar os processos legislativos. Sobre os benefícios do GED, assinale a afirmativa correta.
A
Elimina a necessidade de tabelas de temporalidade.
B
Possibilita a integração com sistemas de transparência pública.
C
Substitui completamente os instrumentos de gestão documental tradicionais.
D
Garante a preservação automática de documentos por tempo indeterminado.
E
É limitado a documentos digitais, não permitindo o gerenciamento de documentos híbridos.
O Agente Administrativo utiliza sistema de Gestão Eletrônica de Documentos para organização dos arquivos setoriais. A principal vantagem da implementação de um sistema GED na administração pública é:
A
Eliminar completamente a necessidade de arquivos físicos, transferindo toda a documentação para o ambiente digital.
B
Possibilitar o acesso irrestrito a todos os documentos por qualquer servidor, democratizando a informação institucional.
C
Substituir integralmente os procedimentos de protocolo, que passam a ser desnecessários no ambiente digital.
D
Permitir o acesso simultâneo a documentos por múltiplos usuários autorizados, com controle de versões e rastreabilidade de alterações.
E
Dispensar a observância de prazos de guarda documental, uma vez que o armazenamento digital tem custo reduzido.
A gestão de arquivos digitais exige rigor metodológico equivalente (ou superior) ao da gestão de arquivos físicos, pois envolve riscos como perda de integridade, obsolescência tecnológica e vazamento de dados. Assim, a aplicação de boas práticas arquivísticas, como nomenclatura padronizada, controle de versões, backups e protocolos de acesso, deve ser orientada por normas específicas como a Resolução nº 43 do CONARQ, independentemente da existência de sistemas informatizados robustos.
C
Certo
E
Errado
Um sistema de gerenciamento de arquivos em nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox, pode ser considerado um repositório arquivístico digital confiável (RDC‑Arq) por padrão, sem a necessidade de adequações técnicas e procedimentais.
C
Certo
E
Errado
Assinale a opção em que é citada uma técnica de preservação digital.
A
emulação
B
descarte
C
transliteração
D
metadado
E
laminação
A estruturação sistemática de repositórios digitais institucionais visa otimizar processos de armazenamento e recuperação informacional. A taxonomia hierárquica facilita operações cotidianas e manutenção sistêmica. As vantagens que resultam da implementação de estrutura hierarquizada por categorias temáticas são:
A
Concentração de permissões em usuário único e restrição completa de compartilhamento.
B
Maximização da demanda de armazenamento e incremento da complexidade operacional.
C
Uniformização automática de extensões e criptografia integral dos repositórios.
D
Otimização da agregação documental, minimização de redundâncias e aprimoramento da localização informacional.
E
Dispensa de procedimentos de backup e controle versionado dos documentos.
Os órgãos do Poder Judiciário deverão disponibilizar repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq) para a gestão e o tratamento arquivístico de todos os documentos e mídias digitais do sistema de processo eletrônico oficial.
C
Certo
E
Errado
A Prefeitura de Tapurah decidiu criar um programa de gestão de documentos e contratou uma equipe mista formada por analistas administrativos, arquivistas e técnicos em TI. Durante o desenvolvimento, surgiram conflitos conceituais: os técnicos priorizavam o sistema eletrônico e metadados, enquanto os arquivistas insistiam na criação de um plano de classificação, tabela de temporalidade e avaliação documental. Com base no gerenciamento da informação, a ação que deveria ser priorizada inicialmente seria a de:
A
criação de repositório digital com estrutura tecnológica robusta
B
estruturação do plano de classificação e da tabela de temporalidade
C
migração de acervos físicos para sistema eletrônico de gestão
D
implementação de metadados para facilitar a recuperação da informação
O Gerenciamento de Documentos Arquivísticos Digitais é um processo que envolve a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos digitais, desde a criação, armazenamento e classificação, até a sua preservação a longo prazo e descarte, quando aplicável. Em relação ao gerenciamento de documentos arquivísticos digitais, é correto afirmar que:
A
A preservação digital não exige medidas de segurança, uma vez que os documentos digitais são imunes a riscos de deterioração física.
B
O gerenciamento de documentos arquivísticos digitais pode ser feito sem considerar as normas e regulamentações específicas de arquivologia, uma vez que a digitalização resolve os problemas de preservação.
C
Documentos arquivísticos digitais podem ser armazenados em qualquer tipo de mídia sem a necessidade de um planejamento estratégico, desde que sejam acessados periodicamente.
D
O uso de metadados nos documentos arquivísticos digitais visa facilitar a recuperação e a integridade da informação ao longo do tempo, garantindo o acesso adequado a essas informações.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A gestão eletrônica de documentos tem como um de seus principais objetivos a otimização da recuperação de informações e a redução do espaço físico necessário para o armazenamento de documentos.
C
Certo
E
Errado
A gestão eletrônica de documentos abrange quatro processos‑chave, que são captura e digitalização, gerenciamento e armazenamento, indexação e busca e controle de fluxo (Workflow).
C
Certo
E
Errado
Segurança da informação é um pilar essencial na gestão de documentos, especialmente no contexto de dados digitais e documentos sensíveis. A Câmara Municipal de Araraquara identificou vulnerabilidades em seu sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), no qual documentos estavam sendo acessados por pessoas não autorizadas. Para corrigir a situação, a equipe deverá:
A
Implementar controles de acesso baseados em perfis de usuário.
B
Desativar a criptografia dos documentos para facilitar o monitoramento.
C
Permitir o acesso irrestrito aos servidores apenas para agilizar processos.
D
Substituir o sistema de GED por armazenamento local em computadores.
E
Configurar o GED para excluir automaticamente documentos antigos, independentemente da tabela de temporalidade.
Leia o texto a seguir, a respeito do Assentamento Funcional Digital (AFD) do Poder Executivo Federal.
“Ao digitalizar os documentos funcionais do legado, um servidor com competência legal compara, num determinado momento, o documento em suporte papel com o documento arquivístico manifestado no sistema AFD e adiciona assinatura digital com certificado da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasil [...].”
BARBOSA, Alex Trindade; SANTOS, Andrea Gonçalves dos. Custódia do Assentamento Funcional Digital: considerações visando à confiabilidade e à autenticidade. In: SILVA, Pedro Felipy Cunha da Silva; LINK, Jocelaine Zanini Rubim (org.). Assentamento funcional digital: perspectivas arquivísticas. Chapecó: Editora UFFS, [2024], p. 31.
O procedimento de adicionar a assinatura digital no documento arquivístico manifestado no sistema AFD compreende a
A
classificação.
B
manutenção da cadeia de preservação.
C
autenticação.
D
manutenção da custódia ininterrupta.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Em benefício da eficácia e eficiência, as organizações devem eliminar, de imediato, todos os documentos físicos recebidos e que foram digitalizados.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos eletrônicos requer procedimentos específicos para garantir recuperação eficiente e preservação a longo prazo. A ausência de padronização compromete a localização de informações e pode resultar em perda de dados institucionais. Sobre as práticas recomendadas para arquivamento digital, analise os procedimentos apresentados a seguir:
I.Adoção de convenção padronizada para nomenclatura de arquivos utilizando elementos identificadores consistentes como data, código classificatório e descrição sintética do conteúdo.
II.Implementação de hierarquia lógica de pastas organizadas por critérios funcionais, temporais ou temáticos que facilitem a navegação e localização posterior dos documentos.
III.Utilização exclusiva de formatos proprietários específicos para maximizar funcionalidades avançadas de edição e garantir compatibilidade total com sistemas operacionais mais recentes.
É correto o que se afirma em:
A
II e III, apenas.
B
I, II e III.
C
I e II, apenas.
D
III, apenas.
E
I, apenas.
Ano:
2025
Banca:
Unochapecó
Uma secretaria municipal decidiu implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para otimizar o arquivamento, recuperação e segurança dos documentos administrativos, substituindo o arquivo físico tradicional. A equipe responsável deve garantir que o processo atenda aos requisitos legais, técnicos e de preservação digital. Considerando as melhores práticas de Gestão Eletrônica de Documentos e arquivamento eletrônico, assinale a alternativa correta:
A
O GED deve assegurar a integridade, autenticidade e confiabilidade dos documentos eletrônicos, permitindo seu uso legal e administrativo.
B
A simples digitalização de documentos físicos elimina a necessidade de políticas de segurança e controle de acesso no ambiente digital.
C
O arquivamento eletrônico dispensa a necessidade de backups, já que os sistemas GED armazenam automaticamente todas as informações.
D
O uso de sistemas GED é recomendado apenas para documentos temporários, não se aplicando a documentos permanentes.
Na administração pública federal direta, autárquica e fundacional, as interações eletrônicas possuem os seguintes níveis mínimos para a assinatura eletrônica: simples, eletrônica avançada e eletrônica superior ou complexa.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado