Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

A gestão eletrônica de documentos, que consiste no conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão, pode ser dividida nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é igual a um SIGAD e pode englobar, por exemplo, tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documento e repositórios.

A estruturação do programa de gestão eletrônica de documentos sintetiza-se nas iniciativas voltadas à definição de ferramentas, sistemas, estruturas organizacionais e de procedimentos.

Para garantir a preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, deve ser atendido o disposto na Lei nº 12.682/2012.

Para isso, a referida lei determina que deve ser usada a certificação digital no padrão do(a):

A transição para a gestão eletrônica de documentos (GED) em uma organização pública otimiza processos e recursos. Considerando essa informação, assinale a opção que apresenta um efeito incompatível com os objetivos dessa modernização.

Uma instituição de ensino superior iniciou a implantação de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para modernizar os processos relacionados a matrículas, históricos escolares, certificados e registros acadêmicos. O objetivo era garantir mais agilidade, segurança e rastreabilidade na tramitação das informações.

Considerando essa situação hipotética, assinale a opção que apresenta uma vantagem e um princípio fundamental da gestão eletrônica de documentos.

A gestão eletrônica de documentos (GED) é um conjunto de tecnologias, práticas e sistemas que têm como objetivo gerenciar todo o ciclo de vida de documentos em formato digital (ou digitalizados), desde a sua criação até o seu arquivamento ou descarte.

A Lei nº 14.133/2021 exige que os documentos dos processos de contratação sejam mantidos em arquivo e registro que permitam o acesso e a rastreabilidade. A gestão documental eficiente é vital para fins de auditoria, transparência e controle. Qual técnica de arquivamento é mais adequada para garantir a segurança, a integridade e a rápida recuperação dos documentos de um processo de licitação eletrônica?

Uma empresa está implantando um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para otimizar seus processos administrativos e reduzir o uso de papel. O GED permitirá a digitalização, o armazenamento, a indexação, a recuperação e o compartilhamento de documentos em formato eletrônico. Considerando as vantagens da utilização do GED, assinale a alternativa CORRETA que apresenta um benefício que NÃO está diretamente relacionado à implantação desse sistema.

Embora não facilitem o trabalho em equipe, os sistemas de gestão eletrônica de documentos propiciam a redução de gastos com papel, impressão e armazenamento.

Na gestão eletrônica de documentos, a indexação e a classificação compreendem a organização por meio de metadados e a aplicação de planos de classificação, que permitem a busca e a recuperação precisas e rápidas.

A conexão rápida e fácil às informações de qualquer lugar, facilitando o trabalho em equipe e o atendimento ao cidadão, são elementos essenciais definidores da acessibilidade e do compartilhamento de informações em um sistema de gestão eletrônica de documentos.

A eliminação de documentos e processos de guarda permanente somente pode ser feita após a digitalização do acervo.

A respeito da gestão de arquivos eletrônicos, analise as afirmativas a seguir.

I. A gestão de documentos digitais segue os mesmos princípios da gestão de documentos físicos, devendo assegurar o gerenciamento integrado de todos os documentos da instituição, independentemente do formato ou do suporte em que estejam registrados.

II. O gerenciamento de arquivos digitais deve incluir, eventualmente, a verificação dos dados armazenados e implementar trilhas de auditoria apenas nos sistemas informatizados críticos.

III. Nos documentos confidenciais, diferentemente dos demais, deve haver aplicação do carimbo digital de tempo, bem como de marcas d’água digitais.

Está correto o que se afirma em:

Enquanto o acesso remoto e rápido elimina a necessidade de busca em arquivos físicos já digitalizados, a integração de sistemas informacionais facilita a comunicação e o intercâmbio de dados com outros sistemas organizacionais.

O sistema eletrônico de gestão documental tem o objetivo de eliminar a impressão em papel na instituição, para tornar mais eficiente e ambientalmente correto o processo de gestão.

A gestão eletrônica de documentos envolve o uso de tecnologias para digitalizar e organizar documentos, buscando eficiência e segurança e corroborando decisivamente na otimização de espaço físico.

Os sistemas de gestão eletrônica de documentos possuem funções que permitem manter o histórico de alterações nos documentos, permitindo rastrear as versões e garantir a integridade da informação.

O Gerenciamento de Documentos Arquivísticos Digitais é um conjunto de práticas, normas e tecnologias voltadas para a criação, armazenamento, preservação e acesso a documentos digitais, garantindo autenticidade, confiabilidade e acessibilidade ao longo do tempo. Assinale a alternativa cujo item corresponde a aplicação de informações estruturadas e padronizadas que descrevem, explicam, contextualizam, e permitem o gerenciamento dos documentos arquivísticos, sejam eles digitais ou físicos.

Os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos são criados para gerenciar os documentos arquivísticos digitais, não abrangendo documentos em suporte convencional.