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Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
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Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para a organização da informação não estruturada de um órgão ou de uma entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura; gerenciamento; armazenamento; e distribuição.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Salvar documentos em pastas locais no computador de cada servidor ou em pendrives sem backup constitui prática ineficaz, principalmente quando a organização detém normas hodiernas e sistema de gestão eletrônica de documentos.
C
Certo
E
Errado
Uma câmara municipal está implementando um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para melhorar o controle e o acesso aos arquivos digitais. O agente administrativo da recepção é responsável por realizar a digitalização e catalogação de documentos recebidos, garantindo que estejam disponíveis no sistema para consulta. Certo dia, o agente recebe:
I.Um contrato licitatório com várias páginas e assinaturas manuscritas.
II.Uma correspondência oficial em papel que precisa ser registrada e arquivada.
III.Um documento confidencial que requer acesso restrito no sistema.
Considerando as melhores práticas de GED, qual é a conduta mais adequada para o agente administrativo?
A
Priorizar a digitalização do documento confidencial e enviá-lo para análise do setor jurídico antes de registrá-lo no sistema.
B
Catalogar e registrar apenas o contrato licitatório, pois os outros documentos podem ser armazenados fisicamente sem necessidade de digitalização imediata.
C
Digitalizar os documentos sem catalogação, arquivando-os diretamente em uma pasta genérica no sistema para que sejam organizados posteriormente.
D
Digitalizar todos os documentos em baixa resolução para economizar espaço no sistema, catalogar apenas o contrato licitatório e arquivar os demais documentos fisicamente.
E
Digitalizar o contrato em alta resolução, registrá-lo com metadados claros no sistema, arquivar a correspondência oficial com os dados do remetente e destinatário, e aplicar restrições de acesso ao documento confidencial conforme o nível de segurança necessário.
Em relação aos Softwares Específicos de Gerenciamento de Documentos, qual das seguintes afirmativas está correta?
A
O termo "workflow" refere-se exclusivamente à capacidade de armazenar documentos de forma organizada;
B
A assinatura digital e a criptografia são funcionalidades comuns em Softwares de Gerenciamento de Documentos, proporcionando maior segurança na gestão de informações;
C
A classificação automática de documentos é uma característica rara nesses softwares, pois demanda uma quantidade excessiva de recursos computacionais;
D
O versionamento é uma prática dispensável em ambientes corporativos, uma vez que a gestão de documentos não requer controle sobre as alterações realizadas;
E
A migração de dados para outros sistemas é uma tarefa simples e comum nos Softwares de Gerenciamento de Documentos, independentemente da complexidade dos documentos armazenados.
Assinale a técnica de arquivamento que utiliza meios tecnológicos a favor do organizador e operadores dos processos.
A
Armazenamento físico em ordem alfabética.
B
Gerenciador eletrônico de documentos.
C
Grupos de pastas físicas.
D
Códigos em pastas físicas.
No contexto de implementação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é essencial considerar os aspectos de segurança e conformidade com normas e regulamentações específicas. Sobre os desafios associados à segurança de documentos digitais no GED, assinale a alternativa correta:
A
A criptografia de documentos e o uso de controle de versão são medidas limitadas apenas a documentos de caráter confidencial, não sendo aplicáveis a documentos administrativos de uso geral.
B
Para atender às normas de proteção de dados, o GED deve possibilitar a exclusão definitiva de documentos, sem qualquer tipo de registro de eliminação, garantindo a privacidade total das informações.
C
O GED permite o controle de acesso com base em níveis de permissão, mas não oferece ferramentas que rastreiem as atividades dos usuários dentro do sistema.
D
A implementação de um GED deve incluir mecanismos de controle de acesso e auditoria, que possibilitem monitorar as ações dos usuários e garantir a integridade e conformidade dos documentos armazenados.
Existem muitos recursos tecnológicos que facilitam o trabalho de um assistente administrativo nos processos de gestão eletrônica de documentos. Diante do exposto, assinale a alternativa correta.
A
Quando os procedimentos são feitos em um software de gestão eletrônica de documentos, os custos operacionais aumentam, a equipe torna-se mais ineficiente e todos ganham mais tempo para realizar outras tarefas
B
Diminui-se a possibilidade de erros quando os processos são realizados em um sistema informatizado de gestão eletrônica de documentos. O software ajuda a enxergar diversos pontos das finanças e da estrutura da organização
C
A análise de dados que um sistema de gestão eletrônica de documentos pode oferecer diminui a eficiência da instituição. Todas as informações ficam centralizadas e são acessadas com mais praticidade
D
O sistema de gestão eletrônica de documentos, independentemente de ser bem implementado, garante fluidez ao fluxo de trabalho de um assistente administrativo
A câmara municipal decidiu implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para melhorar o arquivamento, a recuperação e a segurança das informações administrativas e legislativas. Durante o processo de implantação, é essencial considerar aspectos técnicos e legais para garantir a eficácia do sistema e a conformidade com as normas aplicáveis. Isso posto, qual das alternativas a seguir reflete uma prática adequada para a implantação de um sistema de GED alinhado às melhores práticas de arquivamento eletrônico?
A
Estabelecer critérios de arquivamento baseados exclusivamente na ordem cronológica de criação dos documentos, para facilitar sua organização inicial.
B
Adotar um sistema que permita a edição dos documentos digitalizados diretamente na plataforma, para facilitar ajustes posteriores ao arquivamento.
C
Priorizar a digitalização de todos os documentos físicos existentes, independentemente de sua relevância, para garantir que o acervo completo esteja disponível no formato eletrônico.
D
Implementar um sistema que permita a classificação automatizada de documentos com base em metadados, garantindo integridade, rastreabilidade e conformidade com normas legais e de gestão documental.
E
Centralizar o acesso ao GED em um único setor responsável, restringindo a visualização e a edição a usuários autorizados de forma genérica.
Segundo Ferreira (2006), a Consultative Comitee for Space Data Systems (CCSDS) e a International Organization for Standardization (ISO) desenvolveram um conjunto de normas capazes de regular o armazenamento a longo prazo de informação digital produzida no âmbito de missões espaciais e, desse esforço, nasceu o modelo OAIS. Considerando esse modelo, relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando os componentes às suas respectivas definições.
Coluna 1
1. Ingestão.
2. Planejamento de preservação.
3. Acesso.
4. Administração.
Coluna 2
( ) Encarrega-se da definição de políticas de preservação, sendo responsável pela monitorização do ambiente externo ao repositório.
( ) Estabelece a ponte entre o repositório e sua comunidade de interesse.
( ) Constitui a interface entre o arquivo OAIS e os respectivos produtores de informação.
( ) Responsável pelas operações diárias de manutenção e sobretudo pela parametrização e monitorização dos processos desencadeados no interior do repositório.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A
2 – 3 – 1 – 4.
B
2 – 1 – 3 – 4.
C
4 – 1 – 2 – 3.
D
3 – 1 – 4 – 2.
E
4 – 2 – 1 – 3.
A tecnologia utilizada no Gerenciamento eletrônico de documentos que se preocupa com o controle do fluxo do trabalho, aplicado com a utilização dos documentos, é o
A
Document Imaging.
B
Workflow.
C
Form Processing.
D
Computer Output to Laser Disk.
E
Document Management.
Assinale a alternativa que apresenta um objetivo da gestão eletrônica de documentos.
A
Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos da organização.
B
Permitir aos usuários da organização consultar qualquer documento que seja de seu interesse.
C
Facilitar a pesquisa, o controle e a visualização rápida de documentos pessoais dos usuários.
D
Propiciar que vários usuários acessem simultaneamente qualquer documento para fins de cópia.
E
Padronizar as informações armazenadas em banco de dados que são mais suscetíveis a fraudes.
Carlos é secretário acadêmico em uma universidade e está reavaliando os processos internos da secretaria para aumentar a eficiência e melhorar o atendimento aos alunos e professores. A universidade está passando por uma transformação digital, que inclui a implementação de novas tecnologias para gestão de documentos e comunicação. Carlos precisa garantir que as operações sejam não apenas eficientes, mas também seguras e em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados. Qual das seguintes ações é a mais importante para Carlos implementar, com sucesso, a transformação digital na secretaria acadêmica, garantindo a eficiência e a conformidade das operações?
A
Priorizar a digitalização de todos os registros acadêmicos para eliminar o uso de papel.
B
Implementar uma plataforma integrada de gestão de documentos que inclua funcionalidades de segurança avançadas.
C
Restringir o acesso a documentos digitais a um pequeno grupo de funcionários administrativos.
D
Focar exclusivamente no treinamento técnico dos funcionários sobre novas tecnologias.
E
Adquirir o software mais caro do mercado para garantir qualidade e conformidade.
A respeito do gerenciamento eletrônico de documentos (GED), assinale a alternativa incorreta.
A
O GED torna os documentos disponíveis para o usuário e permite a recuperação de documentos através de estruturas eletrônicas como discos magnéticos e ópticos
B
Em um sistema de GED, emprega-se a Tecnologia da Informação para capturar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações
C
O propósito desse sistema é converter dados, habitualmente disponíveis em formatos digitais para formatos convencionais
D
Para a conversão dos documentos, são utilizados scanners especiais
E
Dentro da perspectiva da Arquivística, o GED desempenha o papel de gestor das rotinas, agilizando a localização, classificação e avaliação documental
Uma grande empresa está reorganizando seu departamento de arquivos. A nova política de gestão de documentos exige que todos os documentos sejam adequadamente classificados, arquivados e que sua tramitação seja registrada de forma rigorosa. A empresa deseja adotar técnicas modernas para facilitar a busca e a recuperação de documentos, além de garantir a preservação de documentos importantes. Com base nesse cenário, qual das seguintes ações seria a mais adequada para implementar as novas políticas de gestão de documentos?
A
Adotar um sistema de arquivamento físico em ordem alfabética, sem necessidade de digitalização ou indexação, para simplificar a organização.
B
Implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), que permita a digitalização, classificação automatizada e rastreamento da tramitação dos documentos.
C
Realizar o arquivamento de documentos apenas de forma física, mas garantir que todos os documentos sejam classificados por tipo, sem a necessidade de registros detalhados.
D
Estabelecer um cadastro manual dos documentos em um livro físico, mantendo registros de tramitação em papel para facilitar o controle.
E
Eliminar os arquivos físicos e manter apenas documentos eletrônicos sem categorização, para reduzir custos e espaço.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Enquanto os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e de ECM (Enterprise Content Management) tratam os documentos de maneira compartimentada, os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) partem de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter‑relação que reflete as atividades da instituição que os criou.
C
Certo
E
Errado
No modelo OAIS, o agente produtor realiza a submissão de um pacote de informação SIP, que é enviado para a entidade de ingestão ou para a submissão.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
De acordo com o glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o “código binário, incorporado a um documento, que registra a data e hora em que ocorreu um evento, como criação, recebimento, leitura, modificação ou eliminação” é a definição de
A
carimbo digital de tempo.
B
cadeia de preservação.
C
banco de dados.
D
certificação digital.
E
chave privada.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma abordagem moderna que utiliza a tecnologia para melhorar a gestão de documentos em organizações. Qual é o principal objetivo do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em um ambiente organizacional?
A
Substituir completamente todos os processos de trabalho manuais por sistemas automatizados.
B
Promover a exclusão sistemática de documentos antigos para liberar espaço de armazenamento.
C
Facilitar a criação, armazenamento, gestão, e distribuição de documentos de forma digital, melhorando a eficiência operacional.
D
Centralizar o controle de todos os documentos em uma única unidade administrativa.
E
Reduzir a importância dos arquivos físicos, focando exclusivamente na produção de novos documentos digitais.
Repositório digital é um ambiente que se constitui em uma solução informatizada.
Quanto aos seus requisitos e seu funcionamento, selecione a afirmativa correta.
A
O repositório digital para documentos arquivísticos tem de ser capaz de organizar e preservar os documentos, de forma a manter a relação orgânica entre eles. A recuperação, de acordo com a norma internacional para descrição arquivística, é de responsabilidade restaurativa e não arquivística.
B
A responsabilidade pelo projeto, implantação e manutenção de um repositório digital de documentos arquivísticos deve ser centralizada em um profissional de arquivo e de tecnologia da informação, de forma que se cumpra os requisitos tecnológicos, o sigilo de informações e os procedimentos do tratamento arquivístico.
C
O repositório digital deve demonstrar explicitamente seus requisitos, decisões, desenvolvimento e ações que garantem a preservação de longo prazo e o acesso a conteúdos digitais sob seus cuidados. Assegurar aos usuários, gestores, produtores e certificadores que está cumprindo plenamente seu papel enquanto um repositório digital confiável.
D
O repositório digital confiável tem como principal escopo uma solução informatizada para armazenamento (storage), sendo este o principal componente de um repositório, além de focar especificamente em documentos e objetos digitais de forma genérica.
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