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Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
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O Ged é uma ferramenta tecnológica utilizada em muitas instituições para o aprimoramento do tratamento documental e possibilita:
A
a dispensa do uso de tabela de temporalidade, uma vez que os documentos são armazenados em rede e lá são eliminados no momento devido
B
o desenvolvimento de práticas de gestão documental independente das tradicionais
C
a eliminação dos documentos imediatamente após o escaneamento
D
o acesso amplo e simultâneo às informações
Considerando-se alguns conceitos fundamentais de arquivologia, assinalar a alternativa CORRETA:
A
Autenticidade é a capacidade de o documento arquivístico sustentar os fatos que atesta.
B
Sistema de preservação de documentos arquivísticos é o conjunto de atividades referentes à manutenção física e intelectual dos documentos arquivísticos correntes, intermediários e permanentes.
C
Sistema de informação é o conjunto de políticas, procedimentos e pessoas que armazenam, processam e preservam a informação.
D
Sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico de documentos é o sistema concebido eletronicamente para gerenciar documentos eletrônicos, convencionais ou ambos simultaneamente.
Na gestão eletrônica de documentos, existe a proposta de garantir o acesso longevo às informações registradas em suportes informáticos, contando com algumas alternativas de preservação para atingir esse propósito. A técnica que permite o agrupamento de tudo o que é necessário à acessibilidade de um documento eletrônico, que busca preservar a associação de todos os objetos que permitem a manutenção do acesso contínuo, é conhecida como:
A
migração
B
emulação
C
encapsulamento
D
preservação de bits
O Processo Eletrônico Nacional (PEN) constitui uma infraestrutura pública de processos e documentos eletrônicos. O Sistema Eletrônico de Informações que integra do PEN é uma ferramenta de
A
gestão de documentos e processos eletrônicos.
B
gestão da informação e documentos avulsos.
C
gerenciamento eletrônico de arquivos.
D
gerenciamento da informação arquivística.
Em um órgão público, qual dos seguintes passos representa corretamente a tramitação de documentos de forma eficiente e segura?
A
Manter todos os documentos em papel para facilitar o acesso rápido.
B
Enviar documentos sensíveis por e-mail sem criptografia para garantir a rapidez na entrega.
C
Utilizar um sistema de gestão eletrônica de documentos para registrar, rastrear e encaminhar os documentos de forma digital.
D
Deixar os documentos em caixas no escritório para que os funcionários possam acessá-los quando necessário.
O conceito de gerenciamento eletrônico de documentos é o
A
conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.
B
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
C
conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
D
conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
E
conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêm acesso à informação.
Na gestão de documentos por meios eletromagnéticos, é correto afirmar que
A
a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos dispensa a utilização da certificação digital.
B
digitalização diz respeito à conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
C
os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, em nenhuma hipótese, podem ser eliminados.
D
o documento digital não possui o mesmo valor probatório do documento original.
E
constatada a integridade do documento digital nos termos normativos estabelecidos após a digitalização, o original poderá ser destruído, inclusive os documentos de valor histórico.
Leia o texto a seguir.
“Pode-se concluir, então, que os documentos arquivísticos digitais são fortemente dependentes do registro de metadados.”
Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 78.
A respeito do uso dos metadados para a gestão, preservação e acesso de documentos arquivísticos digitais, identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.
( ) Um dos objetivos do registro de metadados é fornecer informações necessárias para garantir a autenticidade dos documentos.
( ) Alguns metadados podem ser extraídos e registrados automaticamente, com auxílio de um software, facilitando o trabalho do produtor do documento.
( ) Premis é um padrão de metadados utilizado para apoiar as ações de preservação dos documentos.
( ) Metadados estruturais auxiliam a gestão de direitos e devem ser armazenados em separado.
A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:
A
F F V V.
B
F V F F.
C
V F F V.
D
V V V F.
Um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico de documentos pode ser garantido por dois métodos: um referente à prevenção e outro, à verificação.
C
Certo
E
Errado
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro (MoReq-Jus), contido Resolução CNJ nº 91, de 29/09/2009, apresenta, em seu capítulo 3, informações referentes à captura ou incorporação de documentos ao Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc). Nesse capítulo, a operação de captura é definida como sendo composta por seis tipos de ações, sendo três dessas ações as seguintes:
A
Autuação, codificação e disponibilização.
B
Indexação, formatação e autorização.
C
Atribuição de restrição de acesso, compactação e conversão.
D
Identificação, cadastramento e estruturação.
E
Protocolo, classificação e arquivamento.
Ano:
2023
Prova:
VUNESP - Prefeitura - Arquivista - 2023
O nome dado ao conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição, é
A
gestão arquivística de documentos.
B
digitalização de documentos arquivísticos.
C
gerenciamento eletrônico de documentos.
D
sistema de gestão arquivística de documentos.
E
sistema de informação.
Racionalização do trabalho de arquivamento, otimização de espaços físicos e melhoria da preservação e conservação documental são benefícios dos investimentos em sistemas eletrônicos de gestão documental.
C
Certo
E
Errado
Quais das seguintes técnicas modernas de arquivologia são frequentemente utilizadas em setores públicos para gerenciar documentos de forma eficiente?
A
Armazenamento exclusivo em papel para garantir a segurança dos documentos sensíveis.
B
Digitalização de documentos para criar arquivos eletrônicos, facilitando o acesso rápido e a preservação a longo prazo.
C
Manutenção de arquivos físicos organizados e com acesso restrito aos secretários municipais e ou diretoria da câmara municipal, para evitar a manipulação inadequada dos documentos.
D
Rastreamento manual de documentos utilizando planilhas eletrônicas para controlar o fluxo de informações.
São informações armazenadas junto com o documento digitalizado que fornecem detalhes importantes sobre o arquivo, como o nome do autor, a data de criação, o tamanho, a descrição e outras informações que tornam o arquivo mais fácil de ser localizado. Portanto, são cruciais para a gestão eletrônica dos documentos, porque adicionam informações que facilitam a busca dentro dos grandes sistemas de armazenamento.
O excerto se refere aos:
A
Metadados.
B
Índices primários.
C
Códigos de classificação.
D
Registros de auditoria.
A gestão de documentos eletrônicos é objeto da função de criação.
C
Certo
E
Errado
Para preservar os documentos digitais de uma instituição e garantir que estejam em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é preciso proteger os documentos arquivísticos contra vazamentos e uso indevido de informações. Nessa tentativa, sugere-se o uso de tecnologias, como
A
Trello.
B
Kanban.
C
SIABI.
D
Gestão Eletrônica de Documentos.
Os investimentos tecnológicos para apoio à gestão documental são pouco onerosos para as organizações tanto em aspectos financeiros quanto em relação a conhecimentos especializados.
C
Certo
E
Errado
O gerenciamento eletrônico de documentos é uma realidade nas organizações.
-
Analise as afirmativas abaixo em relação ao assunto.
-
1. Entre alguns dos principais recursos no gerenciamento de documentos eletrônicos estão: controle de versão e trilha de auditoria.
2. O controle de qualidade, em um processo de gerenciamento de documentos eletrônicos, inclui a criação de índices, proporcionando uma forma de localizar, agrupar, recuperar e gerenciar as imagens capturadas dos documentos físicos.
3. A indexação eletrônica corresponde à etapa de definição sobre resolução, coloração e tipo de arquivo desejado para o documento eletrônico.
4. A gestão eletrônica de documentos é uma ferramenta que permite maior controle, visibilidade e segurança dos arquivos.
-
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A
São corretas apenas as afirmativas 1 e 4.
B
São corretas apenas as afirmativas 2 e 3.
C
São corretas apenas as afirmativas 3 e 4.
D
São corretas apenas as afirmativas 1, 2 e 3.
E
São corretas apenas as afirmativas 1, 2 e 4.
O metadado autor deve ser preenchido, exclusivamente, com o nome da pessoa física com autoridade para emitir o documento, sob cuja ordem o documento é emitido.
C
Certo
E
Errado
A produção de documentos arquivísticos digitais deve garantir a autenticidade, a preservação e o acesso de longo prazo. A solução indicada pela área de Arquivologia é a adoção de
A
Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
B
Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
C
Plataforma de Descrição Arquivística (PADArq).
D
Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).
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