Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. O SEI é uma ferramenta que permite

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED:

A difusão é o controle de acesso aos documentos de arquivo em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

O uso de um repositório digital confiável bem estruturado não exime a instituição da obrigação de estabelecer procedimentos de backups dos documentos.

A respeito da gestão arquivística de documentos digitais, analise as assertivas abaixo:

I. O e-Arq Brasil é claro quando afirma que não há divergências entre sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos e sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, pois ambos são utilizados para a organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade.

II. Alguns requisitos são característicos de um SIGAD, conforme orientações emanadas pelo e-Arq Brasil, tais como: digitalização, armazenamento, catalogação, indexação e recuperação de documentos arquivísticos.

III. As recomendações do e-Arq Brasil são especialmente dirigidas para fornecedores e programadores, profissionais da gestão arquivística de documentos, usuários de um SIGAD, potenciais usuários de um SIGAD, potenciais compradores de serviços externos de gestão de documentos, organizações de formação e instituições acadêmicas.

IV. É facultativa a definição de uma política de gestão arquivística de documentos quando da implantação de um sistema de gestão arquivística de documentos, no âmbito dos órgãos e entidades públicas.

Quais estão corretas?

A Gestão de Documentos está diretamente ligada ao uso de técnicas arquivísticas que

O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos prescinde do plano de classificação de documentos de arquivo.

Buscando aumento de produtividade e incremento da qualidade, muitas organizações têm procurado soluções informatizadas para a gestão de seus documentos. Uma grande variedade de ferramentas de software pode ser usada para este fim. Dentre elas, podem-se citar os visualizadores, browsers, ferramentas de autoria e os gerenciadores de documentos.

Assinale a alternativa correta em relação ao assunto.

O modelo conceitual de referência para a construção de repositório arquivístico digital confiável no Brasil denomina-se Archivematica.

Captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição de documentos são funcionalidades exercidas por um conjunto de tecnologias que, utilizadas para permitir um rápido e eficaz acesso a informações, é conhecido como

Há diferenças conceituais que são fundamentais para a compreensão de gestão informatizada no âmbito dos arquivos, afim de evitar confusões de entendimento e aplicação metodológica. Com base nesses aspectos, relacione os termos citados na Coluna 1 às suas respectivas definições descritas na Coluna 2.

Coluna 1

1. Gestão arquivística de documentos.

2. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.

3. Sistema de Gestão Arquivística de Documentos.

4. Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Coluna 2

(_) Abarca requisitos de captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos.

(_) Trata documentos de maneira compartimentada, não estruturada e que pode ser dividido em captura, armazenamento e distribuição.

(_) Compreendido como um conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficácia da gestão de arquivos.

(_) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Data da produção, prazo de guarda e restrição de acesso são metadados obrigatórios de um SIGAD.

O ambiente digital tem provocado mudanças significativas na teoria e na prática arquivística; uma delas foi ampliar a atuação da gestão de documentos nos arquivos permanentes.

Cópia autoritária é a manifestação de um documento arquivístico considerada pelo produtor como o seu documento arquivístico oficial.

A ferramenta que é, ao mesmo tempo, um método, um sistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento de documentos como informação eletrônica digital, permitida pela Tecnologia da Informação, recebe o nome de

Sobre a gestão de documentos, analise as assertivas a seguir.

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I. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um dos recursos fundamentais utilizados por uma instituição, a fim de garantir a eficiência na gestão de seu acervo documental.

II. Além de ter como principal vantagem a economia de tempo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) proporciona o aumento da segurança dos documentos, minimiza perdas e facilita o acesso e o compartilhamento das informações.

III. A tabela de temporalidade é um instrumento auxiliar na gestão de documentos, que determina prazos e condições de guarda, de acordo com o que a legislação determina.

IV. A gestão de documentos é dividida em três fases básicas, a saber: produção de documentos; utilização de documentos; e, destinação de documentos.

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Está correto o que se afirma em

A gestão documental, seja eletrônica ou em arquivo de papel, não está presente em todas as organizações.

Um arquivo eletrônico é um conjunto de documentos eletrônicos que fazem parte de um determinado processo administrativo. Os documentos eletrônicos contêm informações relevantes sobre indivíduo ou grupos, que nos permite realizar diferentes formas de gestões.

O arquivo eletrônico é a evolução dos arquivamentos tradicionais em papel que são utilizados até que sejam digitalizados permitindo ganhar espaço, facilitar acesso, aumentar a confiabilidade, entre outras possibilidades.

O processamento deste tipo de documento é similar, mas em vez de o fazer em papel, tudo se processa de forma digital, incluindo, elementos como carimbos ou assinaturas, que agora se fazem diretamente com o uso de recursos computacionais, sem que se perca a sua validade legal e de forma completamente segura.

Diante das informações anteriores é possível afirmar que uma das grandes vantagens dos arquivos eletrônicos é... Assinale a resposta CORRETA:

Sobre os arquivos, relacione adequadamente as colunas a seguir.

1. Arquivo.

2. Documento.

3. Suporte.

4. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

( ) Material sobre o qual as informações são registradas; como papel, filme, CD, DVD etc.

( ) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

( ) Conversão de informações, tais como voz, texto ou imagem para a forma digital.

( ) Unidade de registro de informações em qualquer suporte ou formato.

A sequência está correta em

Uma evolução de todas as técnicas de arquivamento é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que permite fazer cópias digitais de documentos físicos e a devida armazenagem da informação, facilitando uma busca futura. Assim, milhares de documentos em papel podem ser armazenados muitas vezes em um único computador central, permitindo economia e agilidade.