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Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
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Ano:
2019
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos em formato eletrônico, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, são denominados arquivos públicos eletrônicos.
C
Certo
E
Errado
Considerando as seguintes etapas do GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentação, ordene numericamente a sequência adequada para essas etapas e assinale a alternativa correta.
( ) Indexação.
( ) Captura do documento.
( ) Gerenciamento de documentos e de informações neles contidas.
( ) Armazenamento e formas de localização.
A
1 – 3 – 2 – 4.
B
2 – 1 – 4 – 3.
C
2 – 3 – 4 – 1.
D
1 – 3 – 4 – 2.
Nos dias de hoje em muitas empresas por todo o planeta, observamos a implantação da cultura do “paperless”. Nessa cultura, as organizações implantam softwares para a gestão de documentos, diminuindo, dessa forma, o fluxo de papel que tramita por suas unidades de trabalho. Está correto afirmar dentro do cenário da GED (gestão eletrônica de documentos):
A
O software PaperSys deve ser utilizado em empresas que requerem um alto grau de segurança de arquivos digitais.
B
É possível gerenciar autorização de pessoas a documentos por meio de criação de perfis com a plataforma DigiPaper.
C
Alguns softwares possibilitam que documentos eletrônicos sejam assinados com certificados no padrão ISDN-Br.
D
Trata do gerenciamento de diferentes e diversos tipos de documentos através de softwares como o Fusion Plataform.
A respeito da gestão arquivística de documentos digitais, é correto afirmar que
A
a informação em formato digital é resistente a intervenções não autorizadas como perda, adulteração e destruição, e a degradação física e obsolescência tecnológica.
B
os documentos eletrônicos, gerados no curso das atividades de organizações e pessoas, apresentam todos os aspectos arquivísticos e tecnológicos resolvidos quanto ao registro da informação.
C
a gestão de documentos digitais deve limitar-se às operações que abrangem produção, definição de suportes, estrutura do documento, tramitação e protocolo.
D
a gestão dos documentos eletrônicos em arquivos difere essencialmente da gestão arquivística de documentos em papel e possui regras diferentes para os valores primários e secundários dos documentos.
E
o sistema de gerenciamento de documentos arquivísticos deve incorporar ferramentas e mecanismos para a preservação em longo prazo dos documentos de arquivos intermediários e permanentes.
Dentre as principais tecnologias de automação arquivística, implementadas pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), aquela que diz respeito à gestão dos fluxos de trabalho, atuando como um integrador de vários sistemas e tecnologias específicas é a:
A
Records Management.
B
Workflow.
C
Document Management
D
Document Imaging.
E
Forms Processing (OCR/ICR).
A partir dessas definições podemos tecer as seguintes considerações entre SIGAD e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos):
I. Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de documentação, serviço de comunicação entre outros;
II. Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, tanto o SIGAD como o GED incorporam o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos;
III. Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e como tal sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.
Estão corretas as afirmativas:
A
Apenas I e II
B
Apenas II
C
Apenas I e III
D
Apenas II e III
E
Apenas I
O uso de sistemas informatizados de gestão arquivística de
documentos supre a carência de gestão documental.
C
Certo
E
Errado
A respeito da gestão de documentos digitais, analise as afirmativas abaixo:
I – É necessário definir, no sistema, os espaços para a realização dos procedimentos de gestão de documentos.
II – É necessário identificar o status do documento para controlar as diversas versões do documento arquivísticos.
III – No ambiente eletrônico, deve-se prever o estabelecimento de três espaços de produção: individual, de grupo e geral.
IV – Os status do documento são: minuta, original e cópia.
Em relação a essas afirmativas, estão CORRETAS:
A
II e III, apenas.
B
I e II apenas.
C
III e IV, apenas.
D
I, II, III e IV.
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam ao controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
C
Certo
E
Errado
É dispensável submeter documentos arquivísticos digitalizados ou natodigitais ao plano de classificação ou à tabela de temporalidade.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2018
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O programa de gestão de documentos é aplicado de
forma restrita aos documentos digitais.
C
Certo
E
Errado
De acordo com Rosely Curi Rondinelli (2005), o Arquivo Nacional da Austrália (ANA), criou o chamado padrão de meta dados para o gerenciamento arquivístico. Esse padrão, composto por vinte elementos:
A
realiza o tratamento da documentação permanente, determinando prazos e locais de guarda.
B
substitui o acesso direto aos documentos antigos ou delicados.
C
divulga documentos históricos pela internet, automatizando a produção de guias e inventários.
D
descreve os documentos, visando seu controle físico e intelectual.
E
gerencia a imagem e controla o empréstimo da documentação corrente.
O conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade e que engloba tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho, processamento de formulários, indexação e gestão de documentos informatizados entre outros, chama-se
A
GED – Gerenciamento Efetivo de Documentos.
B
GED – Gerenciamento Esporádico de Documentos.
C
GED – Gerenciamento Eletivo de Documentos.
D
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
E
GED – Gerenciamento Eficaz de Documentos.
O objeto digital que registra as codificações lógicas dos bits nos suportes é o
A
objeto intelectual.
B
objeto lógico.
C
objeto conceitual.
D
objeto eletrônico.
E
objeto físico.
A Gestão Eletrônica de Documentos – GED, em que a arquivística, hoje, encontra um ambiente bastante propício para se desenvolver, dada a grande evolução dos sistemas de informação, pressupõe algumas determinantes, sendo uma delas a credibilidade de um documento. Essa credibilidade está relacionada à qualidade de um documento, e que ele é exatamente aquilo que ele diz que é e não possui nenhum tipo de adulteração. Essa certeza nos é dada
A
pela Preservação Digital.
B
pelo Certificado de Autenticidade.
C
pela Certidão de Arquivamento Digital.
D
pelo Certificado de Confiabilidade.
E
pela Credencial de Segurança.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) corresponde ao conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e:
A
distribuição.
B
análise.
C
revisão.
D
transferência.
E
tradução.
Analise a figura a seguir.
(Disponível em: . Acesso em: 4 fev. 2018.)
Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, o processo representado na figura.
A
Guarda Especial de Documentos.
B
Gestão de Compras do Setor Público.
C
Gestão de Equipamentos Eletrônicos.
D
Gerenciamento de Follow Up.
E
Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
O uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional foi normatizado pelo Decreto 8.539, de 08 de outubro de 2015. Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos e as entidades da administração utilizarão sistemas informatizados para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos. De acordo com o Decreto, analise as afirmativas seguintes.
I Os sistemas deverão utilizar, preferencialmente, programas com código aberto e prover mecanismos para a verificação da autoria e da integridade dos documentos em processos administrativos eletrônicos.
II os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples não podem ser descartados após realizada a sua digitalização.
III A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas exclusivamente pelo certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), não existindo outro meio de comprovação de autoria e integridade.
IV Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente são considerados originais para todos os efeitos legais.
V Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópias simples.
Estão corretas
A
I, III e V, somente.
B
II, III e IV, somente.
C
I, II e V, somente.
D
I e IV, somente.
E
II e V, somente.
De acordo com as Diretrizes para Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:
( ) Comunicação assíncrona: comunicação que não ocorre ao mesmo tempo, não simultânea.
( ) Cópia autoritária: manifestação de um documento arquivístico considerado pelo produtor como sendo o documento arquivístico oficial.
( ) Aplicativo: sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores.
( ) Acessibilidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.
A
V – F – F – V.
B
V – V – F – F.
C
F – V – V – F.
D
F – F – V – V.
E
V – V – V – V.
É alto o custo de armazenamento de documentos
arquivísticos tramitados em sistemas informatizados de
gestão arquivística, o que dificulta a adoção desses sistemas.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado