Questões de Concurso sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

A gestão eletrônica de documentos é uma realidade para os profissionais contemporâneos. Nesse contexto, o formato dos arquivos eletrônicos deve possibilitar a preservação do conteúdo. Oficialmente, o formato de arquivo denominado PDF/A (Portable Document Format/Archive) é considerado como formato oficial para preservação de documentos em longo prazo.

O sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais garante a integridade dos documentos.

Com relação aos procedimentos e operações técnicas de segurança, assinale a alternativa incorreta.

A implantação da gestão eletrônica de documentos e a microfilmagem devem ser orientadas com foco na garantia do processo de atualização, interrupção do processo de deterioração e eliminação do risco de perda do acervo. Para isso, recomenda-se praticar backup, microfilmagem, distribuição de documentos, além de:

Ainda que possuindo os mesmos elementos componentes dos documentos arquivísticos convencionais, os documentos arquivísticos eletrônicos diferenciam-se dos primeiros porque tais componentes são armazenados e gerenciados, separadamente, como:

O sistema de correio eletrônico (e-mail), utilizado pelas organizações, geram inúmeras mensagens eletrônicas, muitas delas consideradas como documento arquivístico.

Diante dessa realidade, são procedimentos adotados na gestão arquivística de correio eletrônico corporativo, exceto

GED é um conjunto de tecnologias Document Imaging (DI), Document Management (DM), Workflow, COLD/ERM, Forms Processing e Records and information Mangement (RMI) que permitem este tipo de gerenciamento da documentação em formato digital. As origens das mídias podem ser distintas tais como:

No Guia para a gestão arquivística de documentos eletrônicos (CIA, 1997), o Conselho Internacional de Arquivos relacionou algumas características para se distinguirem os documentos tradicionais dos documentos eletrônicos, dividindo-os em seis grandes áreas e indicando três áreas principais. Marque a alternativa que indica CORRETA e respectivamente as três áreas.

Marque V (verdadeiro) ou F (falso). Um modelo de SGBD define como os dados serão armazenados no banco de dados. São modelos de SGBD:

( ) hierárquico.

( ) em rede.

( ) relacional.

( ) orientado a objetos.

A sequência correta de cima para baixo é:

A gestão ou gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é composto por diversos itens, podemos citar a Entrada, Armazenamento, Consulta e Saída de documentos. Assinale a alternativa correta que representa cada um dos itens em negrito na ordem que foram apresentados:

A eliminação de documentos arquivísticos digitais segue o mesmo processo dos documentos convencionais. No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação. No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação. Mas, em ambos os setores (público ou privado), deve-se observar os seguintes procedimentos:

I. os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

II. a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

III. todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança (mantendo-se apenas as cópias de preservação), independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Pode-se afirmar que:

Em relação às tecnologias empregadas atualmente no gerenciamento e na preservação de informações e arquivos, analisar os itens abaixo:

I - A microfilmagem é um instrumento tecnológico para preservar documentos originais da destruição pelo manuseio, garantindo a segurança e o acesso às informações em contraposição à digitalização, que serve somente para consulta e recuperação.

II - O workflow é uma sequência de passos necessários para automatizar processos que, através de uma autoestrada eletrônica, permitem que as imagens dos documentos trafeguem automaticamente entre as estações de trabalho, permitindo que eles possam ser transmitidos de uma pessoa para outra.

III - O gerenciamento eletrônico de documentos é uma reprodução por varredura eletrônica que tem por finalidade otimizar e racionalizar a gestão documental.

IV - Na microfilmagem de documentos, no início e no final de cada conjunto, será reproduzida uma imagem de abertura e de encerramento, respectivamente.

Estão CORRETOS:

A criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de informação, a gestão do correio eletrônico, a análise de sistemas, a produção e manutenção de programas de documentos vitais e o uso da informatização nesses processos são elementos da fase de produção do programa de gestão de documentos.

De acordo com a Organização das Nações Unidas – ONU, é possível identificar a mensagem de correio eletrônico como documento arquivístico. Os autores da referida publicação destacam algumas situações e estabelecem que a mensagem de correio eletrônico pode ser considerada documento arquivístico, quando é:

Na arquivística, encontra-se o GED, Gestão Eletrônica de Documentos, que se refere à(ao)

Existem diferentes elementos envolvidos na troca de mensagens eletrônicas.Todos os elementos destacados na publicação mencionada, estão agrupados em:

No tratamento da documentação, o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) difere do SIGAD: a documentação é organizada a partir de, no primeiro, uma política temporal e sempre de maneira orgânica; e, no segundo, uma política arquivística e de maneira compartimentada.

Beck (2005) divide o planejamento de preservação de documentos em três etapas. Assinale a opção que apresenta a etapa com o seu respectivo significado que propicia o estabelecimento de políticas de preservação, como microfilmagem e digitalização, acondicionamento e gestão documental com qualidade arquivística.